秦建偉

（河南省信陽(yáng)高級(jí)中學(xué)，河南 信陽(yáng) 464000）

隨著社會(huì)的發(fā)展與國(guó)家教育體制改革的深入，我國(guó)的中學(xué)辦學(xué)格局也有了很大的變化，各地的中學(xué)辦學(xué)規(guī)模越來越大，學(xué)生與教職工的數(shù)量也越來越多，中學(xué)的檔案信息量也在急速增長(zhǎng)，這給中學(xué)的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。另外，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)高效率的信息化時(shí)代，中學(xué)檔案管理也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代要求，加快信息化建設(shè)，改革管理模式，彌補(bǔ)傳統(tǒng)中學(xué)檔案管理工作中的弊病，提高中學(xué)檔案管理工作的工作效率，這樣才能更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和檔案的管理要求，使中學(xué)檔案管理工作更加方便和快捷。2016年，國(guó)家檔案局印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確指出，要在2020年初步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理[1]。由此可知，解決中學(xué)檔案管理工作中的問題和困難的重要方法就是實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案的信息化建設(shè)。

1 中學(xué)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 中學(xué)檔案信息化建設(shè)可以極大地提高工作效率

中學(xué)檔案是中學(xué)在教育教學(xué)、黨團(tuán)管理以及其他各種活動(dòng)中形成的，具有反映中學(xué)學(xué)校歷史面貌、對(duì)社會(huì)具有保存、利用價(jià)值的文字、圖像、影音等載體形式的記錄，這些檔案是中學(xué)學(xué)校珍貴的歷史資料，也是中學(xué)教育發(fā)展和社會(huì)變革的真實(shí)寫照，對(duì)學(xué)校的教育教學(xué)有著深遠(yuǎn)的影響。但是中學(xué)有著繁重的教育教學(xué)任務(wù)，難以及時(shí)地將檔案進(jìn)行整理歸檔，導(dǎo)致檔案信息堆積，而且很少有中學(xué)會(huì)專門配置檔案管理人員，一般都是讓某些教師來兼職管理，這就使得中學(xué)的檔案管理不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還效率低下，人為錯(cuò)誤率高，但是在中學(xué)的檔案管理引入信息化技術(shù)后就可以減少人力成本，縮短檔案的管理時(shí)間，極大地提高中學(xué)檔案管理工作的工作效率[2]。

1.2 中學(xué)檔案信息化建設(shè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和國(guó)家戰(zhàn)略要求

信息化時(shí)代的到來加快了信息的傳遞，打通了各行各業(yè)之間的無形壁障并提供諸多便利，真正實(shí)現(xiàn)了信息資源的開放與共享[3]。近年來，國(guó)家越發(fā)重視檔案的信息化建設(shè)，很多部門機(jī)構(gòu)的檔案資源系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了互相聯(lián)通，中學(xué)作為教育系統(tǒng)中的一個(gè)重要組成部分，是政府、社會(huì)、師生、家長(zhǎng)之間的連接樞紐，中學(xué)完成檔案信息化管理才能夠有效地與其他各個(gè)方面進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的信息資源互通與分享，使中學(xué)檔案能夠發(fā)揮更大的社會(huì)價(jià)值。

2 當(dāng)前中學(xué)檔案信息化建設(shè)普遍現(xiàn)狀

如今，中學(xué)的檔案管理工作已經(jīng)不僅僅是管理在校師生的檔案，發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使學(xué)校更加看重網(wǎng)絡(luò)宣傳、招生、師資力量建設(shè)以及學(xué)校的硬件管理等方面，相關(guān)的中學(xué)檔案數(shù)量逐年增加，檔案管理人員的壓力驟然增大，中學(xué)學(xué)校進(jìn)行信息化建設(shè)既可以節(jié)約成本，也能加快檔案管理人員的工作效率，但是由于國(guó)內(nèi)檔案的信息化工作起步較晚，很多中學(xué)檔案管理還是以紙質(zhì)文件為主，輔以聲像、或者簡(jiǎn)單的電子文檔，沒有深度挖掘各系統(tǒng)的功能。所以當(dāng)下很多中學(xué)的檔案信息化進(jìn)程并不是很高，主要因?yàn)橐韵聨讉€(gè)原因：

第一，對(duì)檔案的信息化建設(shè)不重視。受應(yīng)試教育的影響，中學(xué)學(xué)校的師生面臨著沉重的升學(xué)壓力，中學(xué)學(xué)校會(huì)把工作重心放在學(xué)生的提高學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)上面，因?yàn)閷W(xué)生成績(jī)的提高可以使學(xué)校獲得良好的聲譽(yù)，進(jìn)而提高招生率[4]。因此很多中學(xué)學(xué)校沒有對(duì)中學(xué)的檔案管理形成正確的認(rèn)知，認(rèn)為把中學(xué)檔案進(jìn)行整理與歸檔，然后進(jìn)行保存就完成了全部工作，后續(xù)并沒有對(duì)檔案進(jìn)行有效利用。還有一些學(xué)校會(huì)把一些學(xué)校角落里的房間用作中學(xué)檔案保管室，這里環(huán)境差，紙質(zhì)檔案不僅容易受潮，也容易遭受蟲蛀，極大地影響了檔案的完整性。

第二，與時(shí)代發(fā)展相悖。很多中學(xué)因?yàn)橘Y金問題無法配備必需的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及一些其他的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，而且也缺乏相對(duì)應(yīng)的技術(shù)支持，因此這些中學(xué)學(xué)校的檔案信息化建設(shè)步伐很是緩慢，不得不采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，這與新的檔案管理理念是完全脫節(jié)的。

第三，中學(xué)檔案管理人員素質(zhì)差。目前，大多數(shù)中學(xué)學(xué)校的檔案管理人員一般由其他科目教師代職，而不是去聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，這些代理的老師不具備檔案管理相關(guān)的知識(shí)與技能，自然無法適應(yīng)中學(xué)檔案管理的工作需求，致使中學(xué)的檔案管理工作缺乏科學(xué)性與有效性。

3 中學(xué)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的問題

3.1 中學(xué)檔案管理制度不規(guī)范

中學(xué)教學(xué)任務(wù)繁重，教育教學(xué)過程中形成的檔案日益增多，很多中學(xué)雖然建立了專門的檔案室，出臺(tái)了相應(yīng)的規(guī)章制度，但是這些規(guī)章制度并不一定適用于中學(xué)學(xué)校，有一些學(xué)校的檔案管理制度是從網(wǎng)上摘抄的內(nèi)容，再加上非專業(yè)的檔案管理人員，就會(huì)導(dǎo)致中學(xué)的檔案管理制度不規(guī)范或者執(zhí)行不力，難以有效開展信息化建設(shè)[5]。而且兼職的檔案管理教師還需要兼顧自己的教學(xué)任務(wù)或者其他事務(wù)，變動(dòng)頻繁還難以集中時(shí)間精力來進(jìn)行中學(xué)的檔案管理作業(yè)，使中學(xué)的檔案收集、保管和利用缺少一致性和連貫性。例如，因?yàn)橹袑W(xué)檔案的管理沒有統(tǒng)一進(jìn)行集中管理，當(dāng)兼職的檔案管理人員調(diào)離后，接任的人就無法立刻進(jìn)行接手，可能會(huì)導(dǎo)致檔案丟失；或者檔案管理人員不按照規(guī)定的流程進(jìn)行工作，私自簡(jiǎn)化工作步驟，造成檔案記錄不精確等。

3.2 中學(xué)檔案的信息化水平不高

當(dāng)前中學(xué)的檔案管理信息化程度有所提高，但是仍然明顯落后教育教學(xué)的信息化水平。在工作理念方面，大多數(shù)中學(xué)沒有對(duì)信息化管理提升的檔案管理效率有著深刻的認(rèn)識(shí)，看輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，因此檔案的組成依然以紙質(zhì)文件為主。在硬件設(shè)施方面，中學(xué)學(xué)校不像高校有資金或者有技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、基礎(chǔ)硬件軟件、安全系統(tǒng)等方面很少會(huì)考慮檔案信息化管理的實(shí)際需求。除此之外，很多中學(xué)沒有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的意愿，檔案管理人員也就無法獲取完善檔案管理的知識(shí)技能，進(jìn)而影響中學(xué)檔案的信息化建設(shè)。

3.3 中學(xué)檔案未必深度發(fā)掘育人價(jià)值

中學(xué)檔案含有豐富的德育資源，可以在弘揚(yáng)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化方面發(fā)揮橋梁和紐帶的作用，但是中學(xué)沒有利用檔案進(jìn)行育人的意識(shí)，致使檔案只能保存在檔案室內(nèi)，沒有有效的傳播途徑，沒有對(duì)檔案進(jìn)行鑒別、整合以及有效提煉的機(jī)制和優(yōu)秀人才，中學(xué)檔案的育人價(jià)值沒有得到有效地開發(fā)。

3.4 中學(xué)的檔案資源機(jī)構(gòu)不合理

受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，在大多數(shù)的中學(xué)校園中，文書類與教學(xué)類的檔案收集的比較好，保存的方法也比較完善，但是照片類、影像類的檔案則收集的比較少，一方面，貴重的紙質(zhì)檔案放在檔案室會(huì)安全一些，不至于某天遺忘或遺失，另一方面，中學(xué)學(xué)校人多事雜，照片影音等電子檔案資源難以收集齊全，這對(duì)中學(xué)檔案的信息化推進(jìn)也有一定的不利影響。

4 中學(xué)檔案信息化建設(shè)的提高策略

4.1 提高對(duì)數(shù)字化管理設(shè)備的投入

信息化時(shí)代，要想提高中學(xué)檔案的信息化建設(shè)程度，就必須明確的認(rèn)識(shí)到：加大對(duì)檔案信息化設(shè)備的投入，才能更好地實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案的信息化建設(shè)，又快又好地完成中學(xué)學(xué)校的日常管理工作。首先，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)中學(xué)檔案信息化管理的重視，結(jié)合中學(xué)學(xué)校的實(shí)際情況，提高相關(guān)的檔案管理人員信息化建設(shè)意識(shí)，組織中學(xué)各個(gè)部門進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)。其次，在中學(xué)檔案信息化建設(shè)設(shè)備方面，盡量滿足中學(xué)檔案信息化管理的需求，按需購(gòu)置計(jì)算機(jī)、相機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等，在對(duì)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的設(shè)備提高投入的同時(shí)，也要合理地對(duì)中學(xué)檔案信息化管理人員給予一定的財(cái)力或者物力上的支持，持續(xù)提高中學(xué)檔案信息化管理的有效性。最后，中學(xué)學(xué)校的管理層要清醒地認(rèn)識(shí)到僅僅在中學(xué)檔案信息化管理設(shè)備上增加投入力度，是無法達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理的要求，還需要學(xué)校結(jié)合中學(xué)檔案信息化管理的特點(diǎn)，為中學(xué)檔案的信息化建設(shè)，提供專門的檔案管理場(chǎng)地，盡可能的滿足中學(xué)檔案信息化建設(shè)的需求[6]。此外，中學(xué)學(xué)校還要對(duì)檔案的信息化建設(shè)人員進(jìn)行合理地安排與分配，加快中學(xué)檔案的信息化建設(shè)步伐。

4.2 構(gòu)建完善的信息化管理工作體系

中學(xué)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，需要積極地引入新的管理方法和現(xiàn)代化設(shè)備，與其他行業(yè)的檔案信息化建設(shè)一樣，要讓中學(xué)的檔案信息化管理更加的規(guī)范。一方面，在完善中學(xué)檔案信息化建設(shè)工作體系時(shí)，要制定合理的工作流程體系，加強(qiáng)對(duì)中學(xué)檔案信息化管理歸檔與整理模式的創(chuàng)新，嚴(yán)格按照制定好的工作流程進(jìn)行工作。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員以及其他部門負(fù)責(zé)人的使用權(quán)限管理，確保對(duì)中學(xué)檔案的每一步使用都是有跡可循，防止和避免中學(xué)檔案信息的丟失[7]。另一方面，還需要制定相應(yīng)的工作制度對(duì)中學(xué)的檔案信息開展定期的檢查和維護(hù)，定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防火墻與殺毒軟件，并對(duì)檔案管理人員開展相關(guān)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，確保安全有序地開展中學(xué)檔案信息化管理工作。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，目前我國(guó)的中學(xué)檔案信息化建設(shè)還有很大的提升空間，中學(xué)學(xué)校需要重視檔案的信息化建設(shè)，給檔案的信息化建設(shè)提供一定的支持，并按照自身的情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，嚴(yán)格要求檔案管理人員按流程進(jìn)行檔案的相關(guān)工作，這樣才能有效提升中學(xué)的檔案信息化進(jìn)程。