楊 躍

（哈爾濱市呼蘭區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)站，黑龍江 哈爾濱 150500）

電子信息化管理是指借助計(jì)算機(jī)設(shè)備及其軟件系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行管理。通過(guò)將不同類型的檔案存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)，賦予不同人員查閱權(quán)限，建立基于電子信息化管理系統(tǒng)的檔案自動(dòng)收集、記錄和存儲(chǔ)的管理系統(tǒng)，可為檔案信息查詢提供可靠保障。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比，檔案電子信息化管理不受時(shí)空限制，存儲(chǔ)所需空間更小，有利于提高管理效率，降低管理成本。近年來(lái)，隨著OA辦公系統(tǒng)的日益普及，電子信息化管理發(fā)展迅速，檔案管理模式發(fā)生了很大變革。通過(guò)探索新思路、樹立新理念、掌握新方法，有利于進(jìn)一步提升檔案電子信息化管理的能力和水平，促進(jìn)新時(shí)代檔案管理體系更加完善、科學(xué)。

1 電子文件和電子檔案的異同

企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中最為常用的兩種電子文件就是doc文檔和xls文檔，這兩種電子文件給紙質(zhì)文件帶來(lái)了很大沖擊。電子文化可以在文稿上直接進(jìn)行修改，我們只需要對(duì)最終稿件進(jìn)行保存即可。從廣義上對(duì)電子文件進(jìn)行解釋就是在企業(yè)電腦中以文檔形式存在的文件，或是在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)流傳的文件。各個(gè)部門將收集到的電子文件移交給檔案部門，由檔案部門對(duì)這些電子文件進(jìn)行審核和判定合格后，就可以進(jìn)行歸檔，歸檔電子文件就可以被稱作電子檔案。和電子文化相比，電子檔案不能隨意進(jìn)行更改，而且不能隨意地選擇位置進(jìn)行保存，也不能隨意地進(jìn)行傳遞，其具有保密性和機(jī)要性，通常只能在特定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行查閱，還需要在存儲(chǔ)庫(kù)中進(jìn)行保存，還要盡量避免檔案出現(xiàn)失真、損壞和丟失等情況。而且電子檔案中還包括一些和人事、財(cái)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容，對(duì)于這部分檔案的管理尤其需要慎重，對(duì)于泄露問(wèn)題一定要做好預(yù)防措施。

2 電子文件管理

2.1 對(duì)組織管理進(jìn)行強(qiáng)化，對(duì)管理職責(zé)進(jìn)行明確

企業(yè)想要提高電子管理有效性，讓管理人員的管理意識(shí)得到提升，就要針對(duì)管理情況制定組織管理制度，在制度中對(duì)各個(gè)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確劃分。為了對(duì)編寫、歸檔和管理電子文件過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，企業(yè)應(yīng)成立由負(fù)責(zé)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)帶頭，整個(gè)檔案部門員工為基礎(chǔ)，企業(yè)信息部門提供技術(shù)保障的工作網(wǎng)絡(luò)。檔案部門需要擔(dān)負(fù)起制定和完善電子文件管理制度，并對(duì)和電子文件相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控的任務(wù)，如形成電子文件的環(huán)節(jié)、鑒定電子文件的環(huán)節(jié)以及對(duì)文件進(jìn)行歸檔的環(huán)節(jié)等，同時(shí)還要加強(qiáng)辦公自動(dòng)化軟件和管理系統(tǒng)的連接緊密性，從而可以更有效地管理整個(gè)電子文件生命周期，對(duì)于電子文件是否存在失真、損壞和丟失問(wèn)題也能進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。

2.2 加強(qiáng)對(duì)電子文件收集、資料積累的重視

電子文件收集在電子檔案管理工作中占據(jù)重要地位，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件的收集更加快捷，覆蓋的范圍也變得更加廣泛，收集方法和要求也有很大的不同。企業(yè)應(yīng)將電子文件收集、整理工作交由編寫電子文件的部門承擔(dān)，正式電子公文包括對(duì)文件進(jìn)行發(fā)送還包括接收文件。電子文件編寫部門發(fā)送文件之后需要?dú)w檔的內(nèi)容涉及很多方面，如文件內(nèi)容、文件修改后的內(nèi)容、分發(fā)記錄等。接收文件之后需要?dú)w檔的內(nèi)容也包括很多方面，具體有：文件內(nèi)容、接收文件處理單和分發(fā)記錄等。還有一些文件雖然不是正式文件，但是也具有一定的價(jià)值，因此也要進(jìn)行歸檔，對(duì)這類文件進(jìn)行收集時(shí)需要更加小心，如記錄重要文件辦理情況的文件、記錄要緊文件修改過(guò)程的文件等。另外，如果處理公務(wù)時(shí)只編寫了電子文件，這種電子文件也要進(jìn)行真實(shí)、完整保存，避免文件被其他人改動(dòng)。為了防止電子文件丟失，還要做好備份工作，也就是在獨(dú)立的載體上進(jìn)行保存。

3 電子檔案管理系統(tǒng)通用功能研究

3.1 管理媒介升級(jí)方法

在管理媒介的升級(jí)過(guò)程中，首先是針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，可以根據(jù)不同保密等級(jí)設(shè)置專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)，該數(shù)據(jù)庫(kù)可以使用SQLServer架構(gòu)，在該數(shù)據(jù)庫(kù)的使用過(guò)程中，針對(duì)特定檔案，可以在抬頭部分設(shè)立專業(yè)的編碼，而該編號(hào)分別對(duì)應(yīng)了不同的保密等級(jí)，要求在檔案上傳和處理過(guò)程中，由信息系統(tǒng)自主分析相關(guān)編號(hào)所代表的含義，之后將其存儲(chǔ)到特定的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。其次是針對(duì)服務(wù)器的改造，機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量較多，而不同類型的檔案被查閱的頻率也有差別，所以在具體的工作階段，可以采用虛擬服務(wù)器和物理服務(wù)器銜接運(yùn)行方案，虛擬服務(wù)器主要處理的檔案是具有較高被檢索頻率和查閱頻率的信息，物理服務(wù)器主要是存儲(chǔ)高保密等級(jí)以及低查閱頻率的檔案，這兩個(gè)系統(tǒng)要分工合作，防止檔案的查閱工作效率下降。最后是針對(duì)各個(gè)工作部門的信息調(diào)查，要能夠讓建成的檔案管理系統(tǒng)與各工作部門的網(wǎng)絡(luò)操作端口進(jìn)行對(duì)接，同時(shí)建成整個(gè)工作單位級(jí)別的電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并設(shè)置專業(yè)的檔案上傳和管理端口，讓生成的各類文書檔案根據(jù)實(shí)際情況直接提交，并借助該系統(tǒng)存儲(chǔ)。

3.2 管理系統(tǒng)對(duì)接方法

管理系統(tǒng)的對(duì)接方法包括兩個(gè)方面：一個(gè)是針對(duì)人力資源的對(duì)接，另一個(gè)是針對(duì)檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，在前項(xiàng)工作中，可以讓檔案管理系統(tǒng)的工作人員參加單位召開(kāi)的檔案管理系統(tǒng)工作會(huì)議，說(shuō)明當(dāng)前其他工作部門的操作方式檔案管理和收集工作方面產(chǎn)生的困擾，或者直接反映當(dāng)前文書檔案管理工作中的缺陷，讓單位能夠重視這一問(wèn)題。同時(shí)所有工作部門也需要規(guī)范自身的工作方式，針對(duì)業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門之間的對(duì)接，研究當(dāng)前該系統(tǒng)的實(shí)際作用表現(xiàn)，讓各業(yè)務(wù)部門可以按照已經(jīng)建成的規(guī)章制度，與文書檔案管理部門建立緊密關(guān)聯(lián)，盡全力保障提交的文書檔案中不存在形式上的缺陷，而檔案管理系統(tǒng)則需要第一時(shí)間記錄向電子信息系統(tǒng)中提交的各類檔案信息，最終形成檔案信息的記錄表。

3.3 協(xié)力推動(dòng)規(guī)范性文件與標(biāo)準(zhǔn)

為優(yōu)化和完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，促進(jìn)電子檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，該課題提出從規(guī)范性文件和標(biāo)準(zhǔn)2個(gè)層面全面推動(dòng)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)水平的提升。規(guī)范性文件從行政角度進(jìn)行宏觀指導(dǎo)、宣傳教育和強(qiáng)制實(shí)施；標(biāo)準(zhǔn)從建議性的角度進(jìn)一步細(xì)化、明確電子檔案管理系統(tǒng)必備和可擴(kuò)充功能要點(diǎn)，優(yōu)化系統(tǒng)功能、提升系統(tǒng)水平，促進(jìn)各級(jí)檔案部門運(yùn)用信息技術(shù)全面覆蓋電子檔案管理業(yè)務(wù)范圍。

3.4 做好管理路徑適配

從檔案電子信息系統(tǒng)的運(yùn)行模式、檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)等方面，確保檔案電子信息化管理路徑的適配性。一方面，從事處理工作人員應(yīng)熟練掌握電子信息系統(tǒng)的操作流程、方法，確保嚴(yán)格按照系統(tǒng)要求管理文書檔案，相關(guān)參數(shù)規(guī)范、科學(xué)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，電子檔案管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展的重要助力，而且還能對(duì)檔案管理效率和質(zhì)量進(jìn)行提升。目前我國(guó)對(duì)于電子檔案管理方面的研究還比較淺顯。在今后的發(fā)展中，企業(yè)應(yīng)按照現(xiàn)代管理理念，更加重視電子管理，推動(dòng)二者走向更高的層次，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。