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（山西省呂梁市興縣人力資源和社會(huì)保障局，山西 呂梁 033600）

1 電子檔案管理中存在的問(wèn)題

如今，許多檔案管理部門(mén)仍然使用傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)和模式來(lái)處理和分類(lèi)檔案信息，具體表現(xiàn)為：用紙質(zhì)文檔方式記錄檔案內(nèi)容；管理人員無(wú)法熟悉操作計(jì)算機(jī)等技術(shù)設(shè)備；檔案管理部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)施不完善，技術(shù)落后；各分管部門(mén)權(quán)責(zé)不明，資源整合困難等。這些問(wèn)題不僅會(huì)增加管理工作人員的壓力，失去工作熱情，還會(huì)降低工作質(zhì)量和效率，這種情況無(wú)疑是需要改變的，所以，我們要具體分析當(dāng)前檔案信息化的情況，找到問(wèn)題并針對(duì)性提出解決方案。

1.1 電子檔案信息資源管理分散，缺乏整合和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃

相同的內(nèi)容和主題，因?yàn)榉稚⒃诓煌墓芾聿块T(mén)之間，所以各部門(mén)都按照自己的方式進(jìn)行整理，在提交給總的檔案館時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)因?yàn)闇贤ü芾矸稚ⅲ鴮?dǎo)致資源信息重復(fù)或短缺。目前來(lái)看，大多數(shù)檔案管理部門(mén)還不具有長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的意識(shí)，不具備科學(xué)有效的方法，對(duì)檔案的資源處理也只是停留在初級(jí)階段，同時(shí)也因?yàn)楣芾矸稚?，檔案信息和互聯(lián)網(wǎng)資源整合不到位，就會(huì)影響資源共享的進(jìn)度。

1.2 電子檔案管理意識(shí)和技術(shù)落后

首先，很多管理部門(mén)在進(jìn)行檔案歸類(lèi)整理的時(shí)候缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，同時(shí)，管理工作者也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，認(rèn)為這只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的整理工作，因此，就會(huì)有檔案管理信息化意識(shí)薄弱的情況出現(xiàn)。

其次，傳統(tǒng)的檔案管理手段和技術(shù)落后。信息化的發(fā)展和電子技術(shù)的進(jìn)步催促著各行各業(yè)都及時(shí)進(jìn)行改革，傳統(tǒng)的檔案管理顯然已經(jīng)落后于時(shí)代創(chuàng)新發(fā)展的步伐，如不及時(shí)應(yīng)用新技術(shù)，那么管理效率低下、服務(wù)質(zhì)量差、信息更新延遲等一系列問(wèn)題將會(huì)逐一暴露顯現(xiàn)。

1.3 檔案數(shù)據(jù)存在差異

因?yàn)閷?duì)檔案的管理和整合始終沒(méi)有確立一個(gè)基本的標(biāo)準(zhǔn)，各部門(mén)在整理時(shí)就按照自己認(rèn)為的方式進(jìn)行整理，不同的部門(mén)可能對(duì)檔案信息整理的側(cè)重點(diǎn)不同，數(shù)據(jù)的來(lái)源不同，內(nèi)部結(jié)構(gòu)的排列不同，這些都可能造成了檔案數(shù)據(jù)存在差異，就會(huì)給最后進(jìn)行匯總的檔案館造成壓力，在無(wú)形中增加了工作量，降低了工作效率和質(zhì)量，還可能會(huì)數(shù)據(jù)錄入時(shí)錯(cuò)亂，無(wú)法保證信息的準(zhǔn)確性和專(zhuān)業(yè)性，也為檔案信息埋下了隱患。

1.4 檔案管理工作者素質(zhì)不高

對(duì)于大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，難以一下子實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的管理模式向信息化的轉(zhuǎn)變，而檔案管理工作者也基本上不熟悉信息化管理的操作，仍然只能以紙質(zhì)整理的形式進(jìn)行辦公，和專(zhuān)業(yè)人士相比，他們不僅缺乏先進(jìn)的理論知識(shí)，更沒(méi)有動(dòng)手實(shí)踐信息化管理的經(jīng)驗(yàn)。除此之外，還有些工作人員熱情不高，既不主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，讓自己隨著管理模式一同更新，也認(rèn)識(shí)不到信息化對(duì)檔案管理的重要性，所以也會(huì)阻礙檔案管理信息化的進(jìn)程。

2 加強(qiáng)電子檔案管理的措施

2.1 為電子檔案管理提供技術(shù)和資金支持

技術(shù)是實(shí)現(xiàn)信息化的重要基礎(chǔ)，健全信息化技術(shù)設(shè)備，有利于檔案管理的持久性和完整性，比如建立電子檔案管理室、改用密碼鎖、引進(jìn)高級(jí)的信息處理設(shè)備等，有足夠的資金支持也有利于及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行維修升級(jí)，也保證了技術(shù)的不斷創(chuàng)新和信息化的不斷發(fā)展。

2.2 優(yōu)化檔案管理機(jī)制和體系建設(shè)

優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，其一就是要建立健全完整的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，建立專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)或網(wǎng)站有利于實(shí)現(xiàn)資源共享不受時(shí)間和空間的限制，也方便相關(guān)管理人員及時(shí)進(jìn)行信息的更新或刪改，能提升工作效率，除此之外，也可以注冊(cè)專(zhuān)門(mén)的APP更方便大家隨時(shí)隨地進(jìn)行資源的查找和應(yīng)用，為檔案資源的共享創(chuàng)造更多可能。同時(shí)也要注意，要及時(shí)對(duì)平臺(tái)維修，保證檔案信息資源的安全性、可靠性。其二就是加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理。這不僅要求保證電子信息的安全，實(shí)現(xiàn)檔案留存的持久性，防止其外泄或被非法應(yīng)用，更應(yīng)該做好對(duì)電子文件的歸檔處理工作，檔案整理不僅是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的收集工作，而是要對(duì)收集來(lái)的信息進(jìn)行處理分析，得到相關(guān)數(shù)據(jù)，方便人們更直觀(guān)的感受信息的發(fā)展趨勢(shì)和情況。還有就是要根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，應(yīng)該注意在轉(zhuǎn)化升級(jí)的過(guò)程中，保證電子文件完整的被轉(zhuǎn)化，整理之后，要建立電子檔案，進(jìn)行留存?zhèn)浞莸取?/p>

2.3 優(yōu)化檔案管理手段

提高檔案管理手段能使檔案管理工作順利高效進(jìn)行。首先是要健全檔案管理制度，對(duì)一些內(nèi)容提出明確的要求，以一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，這有利于工作處理時(shí)有據(jù)可依，這不僅為工作內(nèi)容提出了更準(zhǔn)確的處理規(guī)則，也能約束檔案管理工作者，提高他們的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而提升工作效率。傳統(tǒng)的管理制度也有一定可取之處，我們要從中借鑒經(jīng)驗(yàn)，比如，在進(jìn)行檔案文獻(xiàn)收集時(shí)，可以采用歸檔文件類(lèi)目的方法，這樣既能豐富檔案的內(nèi)容類(lèi)別，也能以新技術(shù)將檔案信息更好地展示出來(lái)，比如在地方文獻(xiàn)檔案整理的時(shí)候，就可以將文字內(nèi)容與地圖、圖片等相結(jié)合，更有利于對(duì)檔案內(nèi)容的理解，也將信息化成功應(yīng)用在檔案內(nèi)容中，推進(jìn)了檔案管理信息化的進(jìn)程。其次是要轉(zhuǎn)變檔案管理模式，對(duì)于不符合或者阻礙電子檔案的建立的模式要進(jìn)行淘汰，明確當(dāng)前檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，提出切實(shí)有效的管理方案。

2.4 培養(yǎng)高素質(zhì)的人才管理隊(duì)伍

要想使檔案管理水平不斷提高，就必須要培養(yǎng)高素質(zhì)的人才管理隊(duì)伍，引進(jìn)高能力的技術(shù)型全能人才。在選拔人才時(shí)應(yīng)該注意，首先要選取專(zhuān)業(yè)對(duì)口人才，隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，將會(huì)對(duì)人才的技術(shù)能力和計(jì)算機(jī)方面的使用提出更高的要求，這就需要人才能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)的相關(guān)程序，保證檔案信息化的順利進(jìn)行。其次就是建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過(guò)這種手段激發(fā)人才的積極性提高他們對(duì)工作的熱情，還有應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人才的思想教育，這不僅指他們本身對(duì)工作的態(tài)度，而是要提高管理人員的安全責(zé)任意識(shí)，要注意到網(wǎng)絡(luò)安全，防止信息泄露的重要性，保障檔案信息的完整性和安全性。除此之外，檔案管理部門(mén)要定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核培訓(xùn)，為管理人員提供學(xué)習(xí)的平臺(tái)，增加他們的知識(shí)儲(chǔ)備，讓人才與信息化發(fā)展都能進(jìn)步。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化水平不斷提升的現(xiàn)在，我們的生活也變得越來(lái)越智能高級(jí)，各項(xiàng)工作也都可以運(yùn)用云端和高科技得到解決，檔案管理工作也與時(shí)俱進(jìn)，電子檔案建設(shè)的不斷完善使檔案整理工作效率大大提升，內(nèi)容和質(zhì)量也有了改善，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅節(jié)省了人力、物力，也節(jié)約了時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本。但是我們也不能忽視檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，要及時(shí)調(diào)整工作方法和方向，接受新觀(guān)點(diǎn)，提升新技術(shù)，才能使電子檔案管理系統(tǒng)不斷完善，信息豐富，安全系數(shù)高，檢索方便快捷。