王海玲

（臨沂市檢驗檢測中心，山東 臨沂 276000）

1 引言

事業(yè)單位是市場經(jīng)濟體系的基礎構(gòu)成，承擔著重要的社會服務職能，單位檔案工作的高效開展，為單位業(yè)務工作和社會生產(chǎn)生活提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務，推動事業(yè)單位社會效益的提升。信息技術的廣泛運用推動了信息時代的到來，大量的電子資料信息隨之出現(xiàn)，需要檔案工作進行及時的處理，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應單位發(fā)展需求，推動檔案管理模式的科學轉(zhuǎn)型對提升管理質(zhì)量和服務水平起到關鍵作用。

2 信息時代背景下事業(yè)單位檔案管理工作概述

信息技術在檔案工作中的科學應用，實現(xiàn)了檔案管理流程的科學優(yōu)化，利用信息設備和技術，將檔案工作進行高效整合，有效提升管理效率。數(shù)字化設備的運用推動了傳統(tǒng)資料載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，有效降低管理成本，保證檔案的完整性，為檔案利用方式的創(chuàng)新提供了有效的條件，提升服務水平，增強檔案資源利用效率。同時利用信息技術能夠保證檔案管理規(guī)范的貫徹執(zhí)行，切實保證檔案資料的真實有效，推動整體管理質(zhì)量的提升[1]。

3 信息時代背景下檔案管理工作面臨的突出問題

3.1 管理理念較為傳統(tǒng)

信息化管理體系的構(gòu)建對提升檔案管理水平起到關鍵作用，而當前單位對檔案工作的重要作用無法形成正確的認識，缺乏有效的重視和支持力度。信息技術在單位管理運行中的廣泛應用，基本實現(xiàn)了管理模式的轉(zhuǎn)型，但是隨著信息技術革新速度的不斷提升，現(xiàn)有的基礎設備無法滿足實際工作需求，缺乏有效的資金投入，無法對相關設備進行及時的維護和更新，對先進技術和設備缺乏有效的引進，無法保證較好的管理效果。在管理中存在重管理輕利用的思想，檔案利用形式較為單一，主要是提供查詢和調(diào)用服務，缺乏主動意識，無法為單位業(yè)務工作和管理活動提供有效地幫助[2]。

3.2 管理制度不夠完善

信息技術在檔案工作中的應用，管理模式和流程發(fā)生了一定的變化，現(xiàn)有的管理模式無法對實際的管理活動形成有效的規(guī)范，缺乏長效機制，不能根據(jù)實際的工作情況對相關規(guī)章制度進行針對性的調(diào)整，無法為管理工作開展提供制度基礎[3]。

3.3 檔案安全問題凸顯

網(wǎng)絡是信息時代的基礎構(gòu)成，為信息傳輸共享提供高效的渠道，網(wǎng)絡環(huán)境的日益復雜，使得網(wǎng)絡安全威脅成為影響檔案安全的重要因素。而當前管理部門對網(wǎng)絡安全的重視程度相對不足，安全防護體系建設較為滯后，缺乏完善的安全管理機制，對先進的安全技術無法形成有效的應用，不能對管理活動中的安全風險和隱患做到及時地發(fā)現(xiàn)和解決，影響信息安全。

3.4 管理人員的素質(zhì)能力存在不足

檔案工作具有較強的專業(yè)性，而當前檔案管理人員的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)存在不足，缺乏專業(yè)技術人才，對管理人員缺乏有效的培養(yǎng)，不利于檔案工作的高效開展。對管理人員的管理力度相對不足，對管理活動缺乏有效的規(guī)范，無法對其工作積極性形成有效地激發(fā)[4]。

4 信息時代背景下檔案管理工作改革與創(chuàng)新對策

4.1 優(yōu)化檔案管理思路

檔案工作的高效開展對推動事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展起到積極作用，管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案工作思路，充分結(jié)合單位發(fā)展需求，提升主動創(chuàng)新意識，構(gòu)建信息化管理體系，推動現(xiàn)代化管理模式的完善，充分發(fā)揮檔案工作價值，為單位發(fā)展提供有效支持。要加強重視和支持力度，強化資金投入，積極引進先進信息技術，如大數(shù)據(jù)、云計算等，提升管理體系的拓展性，對相關的軟硬件設備進行及時的升級更新，科學開展運維工作，保證管理系統(tǒng)的高效運行。在信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護工作中，要提升檔案工作的開放性，深入到檔案工作中進行全面細致地調(diào)研，形成準確的需求分析，明確信息化發(fā)展方向。要積極創(chuàng)新檔案利用形式，建設完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對檔案資料的準確定位，有效滿足使用需求，利用網(wǎng)絡途徑實現(xiàn)對資料信息的遠程調(diào)用，提升服務效率。

4.2 完善管理機制

完善的管理機制為檔案工作開展提供制度基礎，管理部門要建設長效管理機制，結(jié)合實際工作情況，對相關規(guī)章制度進行針對性調(diào)整，對管理流程形成科學的規(guī)范，保證管理制度的嚴格執(zhí)行，確保資料信息的真實有效。要完善監(jiān)督體系，落實信息公開，接受廣大干部職工的監(jiān)督，積極拓寬監(jiān)督渠道，利用網(wǎng)絡途徑與職工進行高效的互動交流，積極聽取意見建議，及時發(fā)現(xiàn)管理活動中存在的問題和不足。要完善保密機制，按照法律法規(guī)和政策要求，結(jié)合單位實際，制定科學的保密等級，對資料信息進行準確的評定，防止泄密現(xiàn)象的出現(xiàn)。

4.3 強化信息安全管理

網(wǎng)絡安全防護體系的科學構(gòu)建是保證檔案信息安全的重要基礎，管理部門要加強對安全管理的重視，制定完善的安全管理規(guī)范，對管理行為進行有效約束，對管理活動中的安全隱患和風險做到及時地發(fā)現(xiàn)處理，根據(jù)管理人員和使用人員的實際崗位職能，設置相應權限，對相關人員進行全面細致的身份識別和安全檢測，對違反安全規(guī)范的行為進行及時地糾正，提升安全管理效果。同時要合理利用網(wǎng)絡安全技術，有效抵御外界安全威脅的入侵。利用云安全技術，借助豐富的網(wǎng)絡資源，有效降低安全防護成本，提升防護效果。利用虛擬網(wǎng)絡技術，搭建VPN專用網(wǎng)絡，實現(xiàn)與公共網(wǎng)絡的有效隔離，降低安全風險。同時要利用數(shù)據(jù)加密技術，對重點資料數(shù)據(jù)進行加密處理，防止信息泄露。

4.4 加強管理隊伍建設

事業(yè)單位要加強對檔案管理隊伍建設的重視，積極引進優(yōu)質(zhì)的檔案專業(yè)和信息技術人才，充實檔案隊伍。要加強對管理人員的培訓教育，根據(jù)檔案工作中存在的具體問題，制定科學的培訓策略，并將信息知識技能作為重要的培訓內(nèi)容。要強化管理力度，完善考核機制，對其崗位工作成效形成準確的評價，將評價結(jié)果與激勵政策進行有效結(jié)合，激發(fā)其工作積極性和責任心。

5 結(jié)語

事業(yè)單位信息化檔案工作模式的科學構(gòu)建對推動單位發(fā)展起到關鍵作用，單位要加強對檔案信息化的重視，充分結(jié)合業(yè)務工作和管理活動需求，提升主動創(chuàng)新意識，積極引進先進的管理理念和信息技術，完善管理機制，強化信息安全管理，推動檔案管理質(zhì)量和服務水平的提升。