白 頡

（四川省三臺(tái)蠶種場(chǎng)，四川 綿陽(yáng) 621100）

1 引言

事業(yè)單位是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的基礎(chǔ)構(gòu)成，承擔(dān)著重要的社會(huì)服務(wù)職能，檔案工作價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)為單位業(yè)務(wù)工作開(kāi)展和社會(huì)效益的提升形成有效地推動(dòng)作用。信息技術(shù)的應(yīng)用推動(dòng)了檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型，而在實(shí)際的工作開(kāi)展中存在著一些問(wèn)題，制約著管理質(zhì)量的提升，這就需要檔案部門(mén)強(qiáng)化主體責(zé)任，結(jié)合單位發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，構(gòu)建完善的檔案管理體系，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量的提升。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的特點(diǎn)

信息技術(shù)在事業(yè)單位管理運(yùn)行中的科學(xué)應(yīng)用為檔案管理模式的轉(zhuǎn)型提供了有效的條件，對(duì)提升管理質(zhì)量起到關(guān)鍵作用。信息時(shí)代的到來(lái)對(duì)社會(huì)生產(chǎn)生活方式帶來(lái)了很大的變化，大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)信息隨之出現(xiàn)，需要檔案部門(mén)利用先進(jìn)信息設(shè)備和技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子資料的科學(xué)管理。利用技術(shù)手段能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)檔案載體的電子化轉(zhuǎn)型，有效提升存儲(chǔ)安全性、準(zhǔn)確性、完整性，降低管理成本，拓寬檔案資料的利用途徑，推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)[1]。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的原則

信息化檔案管理模式的構(gòu)建是當(dāng)前檔案部門(mén)的重要任務(wù)，要堅(jiān)持以下原則。一是標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作涉及事業(yè)單位管理運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，為保證資料信息的真實(shí)有效，要制定完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)管理流程進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，結(jié)合信息化管理特點(diǎn)，對(duì)電子檔案的收集、分類(lèi)和存儲(chǔ)格式等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，保證檔案工作的規(guī)范化開(kāi)展。二是要重視信息安全，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全威脅的防護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理體系中的安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)，抵御網(wǎng)絡(luò)威脅的入侵，切實(shí)保證檔案安全。三是持續(xù)性，隨著信息技術(shù)革新速度的不斷升級(jí)，需要對(duì)相關(guān)的軟硬件設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)和升級(jí)，保證管理體系的高效運(yùn)行。四是實(shí)行雙軌并行機(jī)制，在傳統(tǒng)檔案載體數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程中要注意傳統(tǒng)檔案載體的收集與保存，防止檔案的遺漏損失，保證信息的安全完整[2]。

4 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為滯后。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，大多數(shù)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理體系的建設(shè)，但是在實(shí)際的管理活動(dòng)中，對(duì)軟硬件設(shè)備設(shè)施的運(yùn)維工作缺乏有效的重視，設(shè)備設(shè)施得不到及時(shí)的更新，缺乏資金投入，無(wú)法保證較好的管理效率。單位干部職工的檔案管理意識(shí)較為薄弱，對(duì)信息化管理模式缺乏正確的認(rèn)識(shí)，無(wú)法為檔案工作開(kāi)展提供有效的環(huán)境基礎(chǔ)[3]。

2）管理制度不夠完善。信息技術(shù)的運(yùn)用推動(dòng)了管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型，相關(guān)的管理流程發(fā)生了很大的變化，而在管理活動(dòng)中缺乏長(zhǎng)效機(jī)制建設(shè)，現(xiàn)有的規(guī)章制度無(wú)法對(duì)管理工作形成有效的規(guī)范。缺乏完善的評(píng)價(jià)機(jī)制，無(wú)法對(duì)管理工作成效形成及時(shí)地反饋，與單位干部職工缺乏有效的互動(dòng)交流，溝通渠道較為單一，無(wú)法對(duì)檔案利用工作開(kāi)展提供有效的依據(jù)。

3）網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作不到位。網(wǎng)絡(luò)是信息化檔案管理的重要基礎(chǔ)，隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的日益復(fù)雜，網(wǎng)絡(luò)安全威脅已經(jīng)成為影響檔案安全的重要因素，而當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系建設(shè)較為滯后，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全缺乏正確的認(rèn)識(shí)，單位干部職工的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)較為薄弱，缺乏完善的安全管理制度，安全技術(shù)應(yīng)用相對(duì)不足，容易出現(xiàn)安全漏洞，影響檔案安全。

4）管理人員的素質(zhì)能力存在不足。檔案工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，需要管理人員具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和信息知識(shí)技能。而當(dāng)前單位對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重視不足，對(duì)管理人員缺乏有效的培訓(xùn)教育，管理人員缺乏工作積極性，影響管理質(zhì)量[4]。

5 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

1）優(yōu)化檔案管理思路。信息化檔案管理體系的科學(xué)構(gòu)建對(duì)推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展起到積極作用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足單位業(yè)務(wù)和管理工作需求，管理部門(mén)要提升主動(dòng)意識(shí)，深入到單位經(jīng)營(yíng)管理一線，對(duì)檔案管理需求形成準(zhǔn)確的掌握，對(duì)信息化管理體系進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，充分整合信息資源，加強(qiáng)資金投入，科學(xué)配置信息基礎(chǔ)設(shè)施，推動(dòng)傳統(tǒng)載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為管理工作開(kāi)展提供基礎(chǔ)保障。要積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有的管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，保證運(yùn)維工作高效開(kāi)展，提升信息設(shè)備的運(yùn)行效率。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的重管理輕利用的管理思路，利用技術(shù)手段拓寬檔案利用途徑，建設(shè)完善的資料數(shù)據(jù)庫(kù)，優(yōu)化檢索機(jī)制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程調(diào)用，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，滿(mǎn)足單位發(fā)展需求。

2）完善管理機(jī)制。管理部門(mén)要建設(shè)規(guī)范化的管理體系，對(duì)檔案工作流程進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，完善管理機(jī)制，為檔案工作開(kāi)展提供制度基礎(chǔ)。要建設(shè)長(zhǎng)效管理機(jī)制，根據(jù)檔案工作實(shí)際情況，對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，保證檔案法律法規(guī)和政策方針的貫徹執(zhí)行。要完善評(píng)價(jià)機(jī)制，加強(qiáng)與干部職工的溝通交流，對(duì)檔案工作成效形成及時(shí)地反饋，利用技術(shù)手段對(duì)管理流程形成全面的監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決管理工作中存在的問(wèn)題，保證管理活動(dòng)的規(guī)范化開(kāi)展。要完善保密機(jī)制，結(jié)合電子資料特點(diǎn)，對(duì)保密規(guī)范進(jìn)行優(yōu)化，科學(xué)設(shè)置保密等級(jí)，對(duì)檔案資料的保密性進(jìn)行準(zhǔn)確的評(píng)估，切實(shí)保證檔案安全。

3）強(qiáng)化安全管理。網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)是保證檔案安全的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，管理部門(mén)要提升安全意識(shí)，完善網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)制，對(duì)管理人員的網(wǎng)絡(luò)行為進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，根據(jù)管理人員和檔案使用人員的實(shí)際崗位職能、使用需求，制定科學(xué)的權(quán)限，利用身份識(shí)別技術(shù)，對(duì)相關(guān)接入人員和設(shè)備進(jìn)行全面的安全檢測(cè)。要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全教育，增強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)。要合理利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，建設(shè)完善的安全防護(hù)體系，利用技術(shù)優(yōu)勢(shì)增強(qiáng)防護(hù)水平，有效抵御網(wǎng)絡(luò)安全威脅。要利用先進(jìn)技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的安全防護(hù)技術(shù)進(jìn)行升級(jí)，如建設(shè)智能化防火墻，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互過(guò)程進(jìn)行全面的監(jiān)控，對(duì)異常數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確的定位和處理。利用虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建VPN網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)與公共網(wǎng)絡(luò)的隔離，提升網(wǎng)絡(luò)安全性。

4）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。單位要加強(qiáng)對(duì)管理隊(duì)伍建設(shè)的重視，積極引進(jìn)優(yōu)秀檔案專(zhuān)業(yè)和信息技術(shù)人才，增強(qiáng)管理隊(duì)伍戰(zhàn)斗力。要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)教育，將信息知識(shí)技能作為重要的培訓(xùn)內(nèi)容，結(jié)合檔案工作中存在的具體問(wèn)題，科學(xué)制定培訓(xùn)策略。要加強(qiáng)對(duì)管理人員的管理力度，完善考核評(píng)價(jià)機(jī)制，根據(jù)實(shí)際崗位職能設(shè)置考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)管理人員形成有效的督促作用。

6 結(jié)語(yǔ)

信息化檔案管理體系的科學(xué)構(gòu)建對(duì)提升事業(yè)單位檔案管理水平起到關(guān)鍵作用，管理部門(mén)要強(qiáng)化主體責(zé)任思維，結(jié)合單位發(fā)展需求和檔案工作實(shí)際，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，合理利用先進(jìn)信息技術(shù)，完善管理機(jī)制，加強(qiáng)信息安全管理，推動(dòng)檔案工作價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。