盧 瑾

（菏澤市烈士陵園，山東 菏澤 274000）

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，及時(shí)、完整收集、整理檔案資料，并有效保證檔案資料的安全性和真實(shí)性。同時(shí)，通過(guò)搜索引擎、共享平臺(tái)等方式，為事業(yè)單位各部門、社會(huì)群眾等提供高效便捷的查詢、利用檔案服務(wù)，充分發(fā)揮檔案資源的機(jī)制。因此，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的分析，探索高效的創(chuàng)新途徑，對(duì)提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率具有十分重要的意義。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1）未對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)。當(dāng)前，部分事業(yè)單位在針對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)資源庫(kù)建立時(shí)，收集到的資源信息并不全面，準(zhǔn)確度也有待考證，資源管理水平較差，無(wú)法對(duì)收集到的資源信息進(jìn)行統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，這也就導(dǎo)致資源不能被全面、合理、有效地利用，造成數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)，使事業(yè)單位后續(xù)的工作以及發(fā)展受到了嚴(yán)重的影響。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代，各事業(yè)單位應(yīng)合理有效利用先進(jìn)技術(shù)手段將檔案資源進(jìn)行管理和利用，如果事業(yè)單位并未順應(yīng)時(shí)代洪流利用先進(jìn)技術(shù)手段管理檔案，將會(huì)使該單位缺乏信息資源，對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展造成不利影響。所以在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下，相關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)合理利用信息技術(shù)手段以及收集到的資源，使檔案資源更好地滿足當(dāng)前社會(huì)的需求。

2）檔案管理制度不完善。當(dāng)前，在檔案管理工作上事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層普遍對(duì)其缺乏認(rèn)知，處于忽視狀態(tài)，對(duì)該工作的價(jià)值沒(méi)有認(rèn)知，這也就使得在日常工作中幾乎會(huì)忽略檔案管理這項(xiàng)工作，并且管理層在檔案管理工作上并沒(méi)有制定相關(guān)要求，這也就使得本該進(jìn)行此項(xiàng)工作的員工消極怠工，缺乏工作主動(dòng)性，所以有關(guān)事業(yè)單位的管理人員必須提高重視度，結(jié)合當(dāng)前的社會(huì)現(xiàn)狀，制定出符合本單位發(fā)展的檔案管理制度。公司缺乏檔案管理的弊端已經(jīng)暴露出來(lái)，例如：需要使用的檔案信息缺乏價(jià)值，這也就使得檔案資源利用受到阻礙。在細(xì)節(jié)層面上并未對(duì)檔案管理進(jìn)行約束，這就導(dǎo)致并沒(méi)有專門的負(fù)責(zé)人對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)難以追本溯源，無(wú)法保證檔案資源的合理有效利用。

3）檔案信息資源缺乏安全保護(hù)措施。在進(jìn)行檔案信息資源管理時(shí)重中之重即為保證檔案資源的完整性與安全性，但在當(dāng)前大的時(shí)代背景下，進(jìn)行檔案管理工作時(shí)檔案的安全度得不到保障，缺乏相關(guān)政策和措施，使得信息遭到泄露，給不法分子帶來(lái)可乘之機(jī)，造成公司損失，所以事業(yè)單位的有關(guān)人員要對(duì)檔案資源管理進(jìn)行全面監(jiān)管。因?yàn)椴糠謾n案屬于事業(yè)單位的內(nèi)部資料，需要嚴(yán)格對(duì)其進(jìn)行保密，一旦泄露，后果將不堪設(shè)想，尤其是員工資料以及秘密文件等保密信息，則需要對(duì)其進(jìn)行特別保護(hù)，過(guò)去，科技并未發(fā)展到如今程度時(shí)，進(jìn)行檔案信息資源管理使用的是紙質(zhì)版檔案，隨著科技的不斷進(jìn)步，已經(jīng)將絕大部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，使得部分紙質(zhì)檔案被從檔案管理室撤出，對(duì)該部分被撤下的紙質(zhì)檔案應(yīng)該嚴(yán)格進(jìn)行把控，保證其信息不被泄露。在全新的電子檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該制定防護(hù)措施，避免因黑客入侵導(dǎo)致管理系統(tǒng)崩潰，信息被盜等問(wèn)題的發(fā)生。為了使信息資源的安全性和完整性得到保證，應(yīng)該對(duì)檔案信息資源進(jìn)行多次備份，在管理系統(tǒng)中增設(shè)保護(hù)措施，來(lái)保證管理系統(tǒng)的安全度和可靠性。

4）缺乏先進(jìn)的檔案管理手段。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要合理使用高科技技術(shù)手段有效運(yùn)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，保證檔案管理工作的效率顯著提高。但是在事業(yè)單位中很少有全面利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案資源管理的，相關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)此認(rèn)識(shí)不足，即使有使用信息技術(shù)也是較為淺顯的使用，僅局限于查詢及搜索檔案資料，在資料調(diào)配上并未使用高科技技術(shù)，仍然使用傳統(tǒng)方法，并未達(dá)到使工作更加便捷高效的結(jié)果。截至目前多數(shù)事業(yè)單位在管理模式上已經(jīng)較為完善了，但在進(jìn)行實(shí)際操作時(shí)，檔案管理人員仍然使用傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案收集，云計(jì)算大數(shù)據(jù)等方法并未被其運(yùn)用，使得檔案管理的效率受到影響，質(zhì)量沒(méi)有得到提升[1]。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的新途徑

1）加大力度進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。正確合理使用電子信息技術(shù)可以使檔案資源管理工作變得更加簡(jiǎn)單方便，既可以使資源的廣度和深度得到拓展，同時(shí)也可以提升檔案資源的利用率。所以在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要合理使用電子信息技術(shù)來(lái)使檔案資源整合，建立科學(xué)的管理體系，實(shí)現(xiàn)收集到的檔案資源分級(jí)管理，使資源更好地滿足社會(huì)的需求。

2）建立完善的檔案管理制度。當(dāng)前針對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理，我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了一系列法律法規(guī)對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管，并且在當(dāng)前大的時(shí)代背景下，部分事業(yè)單位老舊的傳統(tǒng)檔案管理模式也逐漸改變，在信息技術(shù)上的應(yīng)用也處于顯著提升狀態(tài)，檔案管理效率也逐漸增高。但在好的態(tài)勢(shì)展現(xiàn)出來(lái)的同時(shí)，也有一些問(wèn)題暴露出來(lái)，所以不同的事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身單位的發(fā)展現(xiàn)狀，將已有的管理制度進(jìn)行完善，嚴(yán)格遵守國(guó)家規(guī)定的法律法規(guī)，避免違規(guī)現(xiàn)象的產(chǎn)生，保證檔案管理工作安全、高速發(fā)展[2]。

3）加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)。首先，事業(yè)單位要將檔案管理的制度進(jìn)行完善，在實(shí)際操作時(shí)對(duì)檔案管理人員的要求應(yīng)該更為嚴(yán)格，使其遵守相關(guān)制度以及規(guī)范其操作，避免因管理人員的操作失誤造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。其次，有關(guān)檔案管理人員應(yīng)該努力學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)，提升自身的信息技術(shù)水平，可以簡(jiǎn)單地對(duì)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的進(jìn)行維修和保護(hù)，在人工層面使系統(tǒng)的安全等級(jí)提高，保證檔案管理人員可以熟練操作防火墻技術(shù)，避免黑客入侵現(xiàn)象的發(fā)生，從根源處避免信息泄露。與此同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，重要機(jī)密文件檔案還應(yīng)進(jìn)行多級(jí)保密，如指紋、虹膜、數(shù)字密碼等技術(shù)保證檔案信息的安全[3]。

4）利用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方式。在科技高速發(fā)展的今天，檔案管理人員應(yīng)該結(jié)合自身單位的實(shí)際情況，來(lái)對(duì)檔案信息的管理進(jìn)行合理規(guī)劃。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者要設(shè)立符合現(xiàn)階段情況的近期目標(biāo)以及適合未來(lái)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，便于使檔案管理人員較好的開(kāi)展工作。檔案管理人員應(yīng)該利用高科技技術(shù)手段使紙質(zhì)檔案全面轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便管理儲(chǔ)存，在轉(zhuǎn)化過(guò)程中應(yīng)保證資料的完整性與安全性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理在工作過(guò)程中，很多依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和精力，而且檔案資料在保存過(guò)程中，容易出現(xiàn)缺失、丟失、泄露等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案資料價(jià)值流失。為了適應(yīng)新時(shí)代要求，事業(yè)單位要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，深度開(kāi)發(fā)檔案信息資源來(lái)源渠道，同時(shí)依托防火墻、指紋識(shí)別、人臉識(shí)別等技術(shù)為檔案資源筑造堅(jiān)實(shí)的安全屏障，全面推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展。