侯曉霞

（佳木斯大學(xué)附屬第一醫(yī)院人力資源部，黑龍江 佳木斯 154003）

人事檔案信息化管理，通過對信息化技術(shù)的運(yùn)用，能夠有效地幫助，企業(yè)的人事檔案管理工作中收集工作與分類整理和后期的使用工作開展的更加高效。隨著當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)以及人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展使我國的各行各業(yè)都發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，而在人事檔案管理工作中，通過這些信息化技術(shù)的運(yùn)用也為信息化建設(shè)提供了良好的保障，使人事檔案管理工作的效率得到了顯著的提升。

1 人事檔果信息化的作用分析

1.1 利于人事制度改革深入

隨著當(dāng)前我國整體的改革，企業(yè)內(nèi)部的人事制度也產(chǎn)生了巨大的變化，在企業(yè)內(nèi)部用工形式現(xiàn)階段有許多種，比如行政編，事業(yè)編，聘用制，合同制等等，而在這多樣化的用工形式下，也導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的人員流動越來越頻繁。人事檔案的建立以及后期的轉(zhuǎn)交也在朝著更加便利的方向進(jìn)步，通過人事檔案信息化管理模式的運(yùn)用，使用數(shù)字技術(shù)，對于信息內(nèi)容進(jìn)行采集，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)傳輸就能夠高效的檢索內(nèi)容，使人事制度改革工作具有了強(qiáng)有力的人力資源信息保障。

1.2 利于人事管理效率提升

人事檔案信息化管理工作是通過對計(jì)算機(jī)和大數(shù)據(jù)技術(shù)以及語音計(jì)算等等各種先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，使企業(yè)內(nèi)部不同部門的人員能夠通過信息技術(shù)對其學(xué)歷年齡等各項(xiàng)信息開展智能化的分析，從而使企業(yè)內(nèi)部的人事管理人員更好的掌握到內(nèi)部人員的資料內(nèi)容，對其全面分析，讓企業(yè)后期在進(jìn)行人才的選拔與任用時，能夠有效地提升工作效率，減少人事部門的工作量。

1.3 利于人事檔案原件保護(hù)

人事檔案的資料內(nèi)容大多都是以紙質(zhì)的為主，而這些也是十分珍貴的原始材料，在人事變動的時候，通過這些紙質(zhì)材料的運(yùn)用，經(jīng)常會導(dǎo)致其保管時間變短，并且由于紙質(zhì)材料的保存需要一定的條件，因此，也會耗費(fèi)大量的人力物力，所以當(dāng)前的人事檔案管理工作中需要不斷加強(qiáng)信息化運(yùn)用。將紙質(zhì)的檔案內(nèi)容信息輸入到數(shù)字化平臺中就可以使人事檔案形成一個完善的數(shù)據(jù)庫，在企業(yè)后續(xù)的查詢使用的時候更加便利，也能更好地保護(hù)原始的紙質(zhì)檔案。

2 加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的路徑分析

2.1 強(qiáng)化人事檔案管理信息化建設(shè)的意識

想要在人事檔案管理工作中，更好的運(yùn)用信息化技術(shù)，就需要首先改變?nèi)耸聶n案管理工作的意識觀念，認(rèn)識到信息化技術(shù)對人事檔案管理工作帶來的巨大便利。人事檔案管理工作在企業(yè)整體的管理工作中占據(jù)著重要的位置，并且能夠直接為企業(yè)后續(xù)的發(fā)展與決策提供重要的依據(jù)。因此企業(yè)內(nèi)部的全體員工都要認(rèn)識到信息化技術(shù)對人事檔案管理工作的重要作用，只有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員以及相關(guān)部門的人員都能夠?qū)π畔⒒夹g(shù)的建設(shè)，保持認(rèn)可的態(tài)度，才能更好地完成人事檔案管理工作的信息化建設(shè)。

2.2 建立信息數(shù)據(jù)庫

當(dāng)前還有許多企業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備較為老舊，并且能使用到人事檔案管理中的設(shè)備，數(shù)量也十分有限。但是隨著當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)也在不斷更新?lián)Q代，因此企業(yè)內(nèi)部的管理者需要加強(qiáng)對一些全新的設(shè)備和技術(shù)的引入，使企業(yè)內(nèi)部的人事檔案信息化管理建設(shè)速度加快。除此之外還要在企業(yè)內(nèi)部建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，在一般情況下信息化建設(shè)是需要使用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器對于資料內(nèi)容進(jìn)行管理的，將人事信息錄入到服務(wù)器之中，系統(tǒng)就會自主的形成一個數(shù)據(jù)庫，然后通過相關(guān)的軟件內(nèi)容的使用，對于數(shù)據(jù)庫內(nèi)容進(jìn)行管理。在人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的時候，也需要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫信息的比對，確保數(shù)據(jù)庫中的信息，能夠與原始的檔案信息保持一致，使信息能夠具有準(zhǔn)確性[3]。使用在信息管理中的軟件也要具有操作性，這樣才能使工作人員在查閱的時候更加便利。而作為網(wǎng)絡(luò)信息部門要對人員使用系統(tǒng)的權(quán)限進(jìn)行設(shè)定使企業(yè)內(nèi)部相應(yīng)的人員指獲得與自身工作相關(guān)的權(quán)限，對于人事檔案信息開展安全科學(xué)化的管理，使信息能夠更好地運(yùn)用。

2.3 對人事檔案安全性和開放性進(jìn)行有機(jī)融合

在人事檔案的信息化建設(shè)工作中，要對信息的安全性以及開放性加以重視。開放性的含義是指人事檔案信息需要對具有一定權(quán)限的人員公開，確保其具有開放性對人事檔案的資料開展數(shù)據(jù)化處理，首先，就是可以及時的對于企業(yè)內(nèi)部的人員信息進(jìn)行更新，其次，也是能夠有效地防止檔案信息被內(nèi)部或外部人員隨意的更改。由于企業(yè)內(nèi)部所有員工的實(shí)際個人信息都需要儲存在系統(tǒng)之中，因此人事檔案的管理系統(tǒng)需要具有較強(qiáng)的安全性[2]。安全性的體現(xiàn)主要就是要能夠確保系統(tǒng)對信息保持加密的狀態(tài)，但是又能夠使需要使用信息的人能夠順利使用，因此在信息化建設(shè)中需要把開放性與安全性共同考慮融合在一起。

2.4 提高工作人員職業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)人事檔案管理人員的實(shí)際職業(yè)素養(yǎng)會對檔案管理工作的信息化建設(shè)具有決定性影響，還會影響到企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理工作。因此對于工作人員的選擇需要十分慎重，除了其自身具有良好的專業(yè)知識理論以及信息技術(shù)能力之外，還要熟悉軟件操作，并且具有較強(qiáng)的責(zé)任心與安全意識。人事檔案管理工作經(jīng)常會接觸到企業(yè)內(nèi)部的一些機(jī)密信息和員工的個人隱私信息，所以企業(yè)管理人員的自身職業(yè)素養(yǎng)也是確保工作能夠安全開展的基礎(chǔ)保障，只有工作人員具備強(qiáng)烈的安全責(zé)任意識，才能確保信息安全的使用，防止信息泄露。

2.5 結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況

信息化建設(shè)對企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)狀來說是十分重要的，但是由于企業(yè)的實(shí)際狀況不同，所以人事檔案管理的信息化建設(shè)需要與企業(yè)的實(shí)際情況結(jié)合。針對一些大型企業(yè)來說，需要加強(qiáng)對信息化建設(shè)的投資力度，加強(qiáng)軟件的開發(fā)與研究，在企業(yè)內(nèi)部建立起專業(yè)的人事檔案隊(duì)伍，及時對軟件系統(tǒng)進(jìn)行更新與開發(fā)，確保系統(tǒng)具有安全防護(hù)的功能，使人事檔案管理工作的工作效率得到提升[1]。而對于一些正在發(fā)展中的小型企業(yè)來說，雖然需要跟隨時代的發(fā)展，完善人事檔案信息化建設(shè)，但是也要考慮到實(shí)際的企業(yè)情況，不能過度的推進(jìn)信息化建設(shè)，避免給企業(yè)的發(fā)展帶來負(fù)擔(dān)，影響到企業(yè)整體的經(jīng)營。

3 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理信息化的建設(shè)能夠有效幫助企業(yè)人事管理工作開展，更加具有效率，并且人事檔案管理也是企業(yè)內(nèi)部的重要工作之一，通過信息化建設(shè)能夠不斷推動企業(yè)的信息化發(fā)展，還能使企業(yè)內(nèi)部的人事管理工作更加科學(xué)化。所以企業(yè)要加強(qiáng)對信息化技術(shù)運(yùn)用的意識，不斷提高企業(yè)內(nèi)部的信息化管理水平，使人事檔案管理工作能夠在企業(yè)發(fā)展過程中通過信息化的建設(shè)而發(fā)揮出更大的作用。