龔建昌

（石家莊市藁城區(qū)網絡輿情中心，河北 石家莊 052160）

當前社會數字化的程度不斷提高，信息量也在日益增長，對文書管理的要求越來越高。為了能夠充分滿足人們日常的信息需求，需要做好新形勢下的文書檔案搜索工作，注重對文書檔案的數字化建設，確保能夠充分發(fā)揮文書檔案的價值，提高文書檔案的管理效率和利用率。

1 新形勢下文書檔案數字化管理的內容

文書檔案數字化管理的主要內容包括：文書檔案信息資源建設、文書檔案管理基礎設備建設、人才隊伍建設和管理制度建設等。文書檔案管理數字化建設中，資源建設是前提和基礎，文書檔案資源的數字化管理水平也是衡量單位管理水平的重要標志。文書檔案管理數字化設施的建設主要指文書檔案的傳輸、交換和共享，利用先進的文書檔案管理技術能夠發(fā)揮數字化的效益。文書檔案數字化管理的質量和速度能夠檢驗出文書檔案數字化建設的效益，同時數字化的建設需要培養(yǎng)一支專業(yè)的技術人員，要懂計算機技術，還懂文書檔案管理工作，要確保文書檔案信息和網絡運行的暢通和安全，有利于文書檔案信息的存儲、查詢和傳輸。

2 文書檔案數字化管理的特點

1）編輯靈活，文書檔案進行掃描、錄入和數據刻錄等備份之后，能夠將文書檔案存儲在相應的磁盤、光盤等載體上，能夠有效被計算機所識別，在實際應用過程中能夠進行靈活處理，有效實現對文書檔案信息的編輯和查詢。

2）搜索方便，傳統(tǒng)的紙質檔案管理在查閱方面比較繁瑣，主要是依靠人力查閱，整體的效率較低，查閱的也不夠準確。在進行文書檔案數字化管理之后，能夠充分利用計算機技術和檔案管理軟件，構建文書檔案檢索系統(tǒng)，利用計算機的邏輯計算和屬性檢索等進行查詢，在輸入關鍵詞之后能夠將海量的文書的檔案儲存在計算機中，方便文書檔案的資源信息共享。

3）虛擬化的特點，文書檔案的數字化管理能夠將數字檔案和實體檔案有效結合起來，能夠將實體檔案虛擬化，主要應用的是計算機技術中的視聽交互體驗，用戶在登錄系統(tǒng)之后，能夠有效實現對檔案信息的查詢。

4）信息共享化，文書檔案數字化的管理，能夠有效實現檔案信息資源的傳輸和利用，在一定程度上能夠突破時空限制，實現文書檔案在不同時間地點的信息資源共享，也是當前信息時代社會發(fā)展的主要趨勢。

3 文書檔案數字化管理的原則

1）真實性原則，在文書檔案數字化管理的過程中，需要充分保證文書檔案的真實性，確保錄入信息的真實性，文書檔案的錄入主要是利用掃描儀進行掃描，實現對文書檔案的儲存。

2）合法性原則，文書檔案進行掃描之后能夠實現永久存儲，這在一定程度上能夠有效規(guī)避紙質檔案保存所帶來的破損弊端，文書檔案的數字化管理通過數字化讀取軟件，及時查閱相關的文書檔案。但是文書檔案的數字化管理需要堅持合法原則，防止侵犯別人的著作權和知識產權等。

3）安全性原則，文書檔案的數字化管理能夠有效實現對檔案的永久保存，解決了紙質檔案管理方面的各種安全隱患。文書檔案的數字化管理主要依托相關的數字軟件實現對文檔的識別和應用，但是計算機如果出現問題，就不能查詢文書檔案。因此，需要重視對文書檔案的數字化管理，確保計算機系統(tǒng)的安全管理。

4 文書檔案數字化管理的策略

4.1 做好文書檔案的數字化掃描

在文書檔案的數字化管理中需要充分做好文書掃描、鍵盤錄入和語音識別工作，確保掃描工作的細致，文書掃描是使用頻率最高和效率最高的方法，文書檔案數字化掃描的關鍵是：

1）有效應用掃描方法，文書檔案的掃描主要是將原始文書檔案放在掃描儀平板上，利用掃描設備能夠將文書檔案轉化成為數字圖形輸入到計算機中的一種技術方法。在輸入到計算機中之后，能夠通過文字識別和校對建立相應的數字化檔案，文字識別不能保證數據信息100%的準確，需要充分做好對數據信息的校對和修改，在建設文書檔案數據庫時，需要根據相關的技術規(guī)范和文書檔案操作的實際情況選擇相對應的操作流程，有效提高文書檔案的數字化管理水平。

2）配備適宜的掃描設備，文書檔案數字化的管理除過應用計算機和照相機設備外，文書檔案的數字化管理還需要配置高質量的掃描設備，掃描設備需要選擇分辨率、顏色等符合實際需求的掃描儀。

3）規(guī)范文書檔案的掃描流程，文書檔案的數字化管理需要遵循相應的掃描流程，防止掃描中出現不規(guī)范的行為。

4.2 文書檔案數據庫的建設

文書檔案數字化的建設需要建立相應的數據庫，要確保數據信息的兼容性。文書檔案數據庫的建設針對不同的文書內容采取不同的建設模式。例如，目錄數據庫采用的是綜合檔案管理軟件系統(tǒng)，能夠有效實現對文書檔案數據信息的直接著錄，該軟件系統(tǒng)應用簡便，很容易進行操作管理。全文數據庫的建立采用的是專業(yè)的檔案數字化管理軟件，通過對數據信息的結構化處理，有效提高對文書檔案的管理。其中，我國檔案局頒布的《紙質檔案數字化技術規(guī)范》中，針對文書檔案數字化管理提供了相應的技術支持，而且在建設文書檔案數據庫時，需要根據相關的技術規(guī)范和文書檔案操作的實際情況選擇相對應的操作流程，有效提高文書檔案的數字化管理水平。

5 結語

綜上所述，在當前信息時代的快速發(fā)展下，信息技術在各個行業(yè)中的應用越來越廣泛，文書檔案的數字化管理能夠有效提高檔案管理的效率和水平。通過數字化管理，能夠有效發(fā)揮文書檔案的使用價值，促進文書檔案的長遠發(fā)展和進步。