韓佳君

（天津市房信房產(chǎn)經(jīng)營有限公司，天津 300000）

檔案工作是一項管理檔案或者為社會實踐服務(wù)提供檔案信息的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其與社會生產(chǎn)生活、人類社會共同發(fā)展。伴隨著人類社會文明程度逐漸提高，檔案工作所發(fā)揮的作用和價值愈發(fā)凸顯。當(dāng)前已經(jīng)進入到信息化穩(wěn)定時期，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理建設(shè)的重要組成部分，有效實現(xiàn)了檔案管理效率的加快以及檔案管理質(zhì)量的提升。

1 電子檔案在檔案管理工作中的作用

1.1 提升檔案管理的工作效率

計算機是電子信息化管理模式的核心工具，這充分說明在保存信息的時候，只需借助于硬盤或計算機等相關(guān)設(shè)備，就能夠?qū)τ嘘P(guān)信息進行儲存以及使用。從現(xiàn)實運行情況來分析，這種儲存方式具有關(guān)鍵的作用，不但可以有效減少空間，使信息儲存越來越環(huán)保，而且可以對有關(guān)人員的操作手續(xù)進行簡化，只需要對計算機開展簡單操作，就能夠查詢有關(guān)數(shù)據(jù)，進而可以進一步節(jié)約物力以及人力，促進檔案管理工作不斷發(fā)展。

1.2 提高信息管理質(zhì)量，加快檔案信息化進程

檔案信息是一種寶貴的資源，因此必須要提升電子檔案管理質(zhì)量，確保電子檔案的安全高效，充分發(fā)揮電子檔案信息的實用價值。進一步加強檔案信息的建設(shè)和管理，具有十分重要的意義。當(dāng)前檔案信息化已成為檔案發(fā)展的必然趨勢，但檔案信息化建設(shè)還處于起步階段。不管是引進和使用各種設(shè)備設(shè)施，還是在相關(guān)行業(yè)中的推廣和應(yīng)用，都存在著很多不足。檔案信息化建設(shè)面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，電子化能在很大程度上解決這些問題，加快檔案信息化進程。信息技術(shù)是檔案信息化的關(guān)鍵，為了實現(xiàn)檔案的信息化管理，必須充分利用各種先進的技術(shù)，如計算機和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，電腦與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也是檔案管理的重要內(nèi)容。電子技術(shù)是檔案信息化十大工程的重要技術(shù)基礎(chǔ)，把握電子技術(shù)，并充分應(yīng)用于檔案管理，可以較好地解決檔案信息化建設(shè)中的種種問題。

1.3 有利于實現(xiàn)檔案管理信息資源的共享

在檔案管理過程中，通過對計算機信息技術(shù)加以有效運用，有利于更加有序地開展檔案管理工作，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案管理工作人員借助網(wǎng)絡(luò)共享相關(guān)數(shù)據(jù)庫，達到檔案目錄共享的目的，也有利于相關(guān)人員隨時隨地調(diào)閱檔案卷宗。同時，通過將信息化技術(shù)手段檢索功能引入到檔案管理中，可在極大程度上提高檔案信息的查詢速度，僅需輸入關(guān)鍵詞就能夠迅速檢索到相關(guān)信息，這就大大提升了檔案信息的查閱速度和數(shù)據(jù)庫信息的提取速度，以此來更加高效且科學(xué)地存儲和運用檔案信息。除此之外，通過將信息技術(shù)手段引入到檔案管理中能夠大大提高檔案信息的傳輸速度，對信息傳送流程進行簡化，實現(xiàn)檔案使用效率的最大化，最終有效解決以往檔案管理中效率較低的問題。

2 加強電子檔案管理的有效措施

2.1 建立完善的檔案應(yīng)用機制

在傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換的過程中，需要借助完善的系統(tǒng)完成傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換。不僅如此，由于紙質(zhì)檔案的處理流程和電子檔案的處理流程不太一樣，因此還需要對電子檔案管理系統(tǒng)進行一定的調(diào)整，從而促進信息系統(tǒng)能夠安全穩(wěn)定地運行，通過完善內(nèi)部的控制機制，從而使電子檔案的安全性得到有效地保障。在電子檔案管理過程中，由于需要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，因此需要考慮一些潛在的安全隱患，并制定相應(yīng)的預(yù)防措施，由于電子檔案管理的數(shù)據(jù)量較為龐大，因此在工作的過程中極易受到計算機病毒和黑客的攻擊。為了提高電子檔案管理系統(tǒng)的抗病毒能力，應(yīng)當(dāng)安裝正規(guī)的殺毒軟件，并為計算機設(shè)置防火墻，從而避免黑客的攻擊。而在實際的操作過程中，由于檔案管理人員的操作水平有限，缺乏系統(tǒng)的管理措施，因此在錄入信息時有時會出現(xiàn)失誤，影響信息的質(zhì)量，因此要提高管理人員的操作水平，采取有效的管理措施，提升電子檔案的真實性、規(guī)范性。

2.2 有效提升工作人員的綜合素養(yǎng)

為了能夠有效促進檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展，相關(guān)部門必須高度重視檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，具體做到以下幾點：1）加強檔案管理信息化培訓(xùn)。積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，調(diào)整其服務(wù)態(tài)度，提高其應(yīng)變能力，使之樹立主動的服務(wù)意識，還需讓其更加充分地掌握檔案管理知識和先進科學(xué)技術(shù)，具備較強的信息整合能力和較高的時事熱點信息搜索能力，從而有效提升其專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平；2）加大人才的選拔力度。通過制定出科學(xué)、規(guī)范的考核體系，定期對檔案管理人員的工作情況和表現(xiàn)等進行綜合考核，從而篩選出滿足檔案管理工作崗位職責(zé)和技術(shù)能力要求的專業(yè)性人才，然后進一步強化這類人才的培訓(xùn)，從而顯著提升其崗位的適應(yīng)能力。

2.3 提高信息化檔案管理模式的安全性

強化檔案數(shù)字化安全管理，提高檔案管理人員的操作能力是重中之重。通過定期培訓(xùn)等方式，提高其信息化技術(shù)的運用能力和信息化技術(shù)素養(yǎng)，強化工作人員應(yīng)用問題和處理問題的能力。如果工作人員沒有做好安全防范工作，極有可能給檔案管理工作帶來安全問題。此外在信息化管理過程中還會出現(xiàn)由于工作人員操作不當(dāng)因而造成信息泄露或者丟失。為了避免相應(yīng)損失，需要將確保信息安全納入檔案管理制度當(dāng)中，確保工作人員的規(guī)范化操作，確保每個人都能夠認(rèn)真對待檔案管理工作，注意檔案信息使用過程中的操作安全，建立防范意識、構(gòu)建完善的管理體系。強化檔案數(shù)字化安全管理，需要建立檔案安全保障體系。電子檔案無論是進行歸檔還是使用，都需要在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進行操作，因而數(shù)字化檔案對于計算機設(shè)備的依賴性比較強。而計算機網(wǎng)絡(luò)是一個開放的空間，具有公共性與分享性，在給用戶提供便利的同時，也增加了不法分子借助網(wǎng)絡(luò)竊取檔案信息的機會。因此需要健全并完善網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，例如對電子檔案進行加密處理、設(shè)置訪問權(quán)限以及身份認(rèn)證，服務(wù)器還需要定期修補補丁以及更新系統(tǒng)配置，防止非法入侵者竊取機密信息。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案是人力資源管理的關(guān)鍵性內(nèi)容，也是人力資源開發(fā)以及利用的核心依據(jù)。伴隨社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，對人才的標(biāo)準(zhǔn)要求也逐漸提高，檔案管理的重要作用更加凸顯。借助于信息化技術(shù)強化檔案管理信息化建設(shè)，是時代飛速發(fā)展的必然趨勢，是提升資源利用率、及時更新檔案信息以及確保檔案管理安全性的要求，也是提高人力資源管理水平以及建立和諧勞動關(guān)系的核心渠道。因此，一定要有序開展檔案管理信息化建設(shè)，唯有如此，才可以使管理主體更好地適應(yīng)社會的飛速發(fā)展。