郭家琪

（山西省建筑科學(xué)研究院有限公司，山西 太原 030001）

檔案管理是管理工作體系中的重要組成部分，應(yīng)該重視其科學(xué)性、高效性、可行性等原則。近幾年，信息技術(shù)的發(fā)展勢頭迅猛，已經(jīng)被實(shí)際應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，并達(dá)到了較為理想的工作效果。檔案管理信息化工作成為一個(gè)新趨勢，體現(xiàn)了信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要性。因此，正確認(rèn)識(shí)信息時(shí)代下檔案管理信息化工作所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)是十分關(guān)鍵的。

1 信息化時(shí)代下檔案管理信息化工作面臨的挑戰(zhàn)

1）檔案管理模式變革。在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式下，工作人員是工作的主體，使得檔案管理工作的主觀性較強(qiáng)，無法使其科學(xué)性和系統(tǒng)性得到凸顯。將信息技術(shù)實(shí)際融入到檔案管理工作當(dāng)中，建立電子檔案管理系統(tǒng)，需要以完善的檔案管理流程作為保障。另外，檔案管理人員需要掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)。這樣才能發(fā)揮自身的價(jià)值。信息化時(shí)代的發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸被淘汰。

2）服務(wù)的對(duì)象及服務(wù)內(nèi)容發(fā)生改變。在此之前，各單位檔案館往往只針對(duì)本單位相關(guān)人員的需求采取現(xiàn)場查閱，而信息化下未來檔案查閱的形式將有所不同，新型檔案館需要保證所提供檔案情報(bào)的一體化，這就要求其能夠以特殊的服務(wù)方式運(yùn)營。比如，之前的檔案館系統(tǒng)都會(huì)提供定題跟蹤服務(wù)以及專題資料數(shù)目索引服務(wù)等。但隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)幾乎可以提供之前的所有服務(wù)，再加上相關(guān)工作人員和讀者的文化水平的普遍提升，自己動(dòng)手利用信息化查閱文獻(xiàn)顯得更加容易、方便。為此，更多的人們開始選擇自己服務(wù)自己，逐漸擺脫了之前對(duì)于檔案館工作人員的依賴性。由此可見，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的迅猛發(fā)展，如果導(dǎo)讀信息、信息決策分析以及信息深加工工作能夠進(jìn)一步得到完善，各個(gè)單位檔案館提供的傳統(tǒng)服務(wù)終將會(huì)被取代。

3）檔案管理工作技術(shù)性提升。在檔案管理信息化換工作中，檔案是以數(shù)據(jù)信息的形式被存儲(chǔ)的，這就體現(xiàn)了與傳統(tǒng)檔案管理工作模式的不同之處，信息化檔案的存儲(chǔ)需要物理介質(zhì)作為基礎(chǔ)，而不是直接存放于檔案庫中。為了保證電子信息檔案的安全性，需要運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行一些設(shè)置，防止由于一些情況使得檔案信息被篡改和竊取。從這個(gè)角度來看，在很大的程度上提高了檔案管理工作的技術(shù)性。對(duì)于登錄到檔案管理系統(tǒng)中的用戶身份和權(quán)限應(yīng)該進(jìn)行限制和控制。另外，檔案備份成為檔案管理工作中的一項(xiàng)重點(diǎn)。

4）檔案管理意識(shí)與方法變化。在應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)后，工作人員需要對(duì)自身的工作理念進(jìn)行革新，也需要從操作技術(shù)的角度使自己不斷得到提升。如果在信息化檔案管理工作體系形成后，工作人員仍然無法轉(zhuǎn)變自身的工作意識(shí)，就會(huì)使二者之間出現(xiàn)斷點(diǎn)。當(dāng)前，一些檔案管理人員仍然無法在信息化管理體系中形成較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，使得其對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用程度較低。

當(dāng)然，在看到信息化對(duì)傳檔案館所帶來的一系列影響的同時(shí)，相關(guān)工作人員還應(yīng)該意識(shí)到信息化中的檔案館也有著其獨(dú)特的作用和發(fā)展優(yōu)勢。首先需要強(qiáng)調(diào)的是，信息化的有效運(yùn)轉(zhuǎn)離不開大量的用戶需求，此時(shí)為了發(fā)揮檔案館的信息中心作用，就可以利用其獨(dú)有的館藏優(yōu)勢，在網(wǎng)絡(luò)上開設(shè)新型板塊，列出特色較強(qiáng)的信息，以滿足用戶的各種信息需求。專家指出，目前我國信息資源開發(fā)利用工作仍然處于一般水平，在經(jīng)濟(jì)和戰(zhàn)略利益的共同影響下，部分重要信息不能夠在網(wǎng)上輕易獲得。而新型檔案館的獨(dú)特優(yōu)勢正是其獨(dú)有的特色文獻(xiàn)以及經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案館員，只要充分意識(shí)到檔案館的已有優(yōu)勢，對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行英語以及計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，未來的新型檔案館發(fā)展勢必會(huì)更加具有競爭力，并且也終將成為未來信息化時(shí)代下的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

2 信息化時(shí)代下檔案管理信息化工作面臨的機(jī)遇

1）檔案管理工作的信息化特點(diǎn)得到凸顯。隨著信息全球化的普及，檔案查閱人員獲取文獻(xiàn)信息的渠道不再只局限于對(duì)傳統(tǒng)檔案館的依賴。檔案館規(guī)模的大小、檔案的多少以及工作人員的數(shù)量也不再是衡量檔案館優(yōu)劣的主要因素。相反，多樣化的信息服務(wù)模式、高層次的信息內(nèi)容、高效的信息服務(wù)以及服務(wù)對(duì)象的社會(huì)化趨勢已經(jīng)逐漸成為新型檔案館發(fā)展的主要方向。因此，新型檔案館想要在未來的信息領(lǐng)域獲得更好地發(fā)展，掌握信息化新形勢，制定合理的發(fā)展戰(zhàn)略至關(guān)重要。

信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用為管理人員提供了更多的工作思路，使得傳統(tǒng)的檔案管理方法得到一定程度的革新，體現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)得。傳統(tǒng)檔案管理的工作對(duì)象是紙質(zhì)檔案，需要工作人員完成檔案的整理、分類、歸納以及存儲(chǔ)等工作，不僅使得工作效率較低，更容易出現(xiàn)一些錯(cuò)誤。在信息化檔案管理工作中，檔案管理人員的工作內(nèi)容發(fā)生了一些變化，需要利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入，并利用軟件對(duì)其進(jìn)行分類。在信息化檔案管理系統(tǒng)中設(shè)計(jì)檔案檢索模塊，提高檔案資料查找的快捷性，也能使各個(gè)部門對(duì)檔案的查閱更加及時(shí)[1]。檔案管理系統(tǒng)可以與其他部門的工作系統(tǒng)相結(jié)合，提高檔案查找和檢索的效率。

2）檔案服務(wù)空間得到拓展。在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提高的背景下，也為企業(yè)以及事業(yè)單位等其他社會(huì)部門帶來了更多的發(fā)展契機(jī)，使得工作人員的數(shù)量得到提升。檔案不再僅僅以紙質(zhì)的形式存在，更多的是應(yīng)用電子信息檔案，使其能存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中[2]。從這個(gè)角度來看，這樣的方式使得檔案服務(wù)空間得到拓展，在很大的程度上節(jié)約了存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案的空間，使得檔案管理工作成本規(guī)模得到了縮減。另外，檔案管理人員可以通過遠(yuǎn)程的方式對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理，不用再受到時(shí)間和空間的限制，使得檔案管理工作的質(zhì)量得到提升。

3）檔案管理的時(shí)效性得到提高。當(dāng)前，檔案被分為很多種類型，在一些項(xiàng)目的進(jìn)行中，也需要對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和整理。一些項(xiàng)目具有時(shí)效性的特點(diǎn)，所需要的執(zhí)行時(shí)間較短，這就需要提高檔案管理的速度和存儲(chǔ)效率，否則會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目檔案失去效用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)模式在這個(gè)環(huán)節(jié)就暴露了其局限性和缺陷性，對(duì)這一類要求時(shí)效性的項(xiàng)目就無法發(fā)揮作用，無法體現(xiàn)檔案管理工作的動(dòng)態(tài)性。針對(duì)這樣的工作情況，信息化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢就得到了凸顯，檔案管理人員可以將大數(shù)據(jù)、云空間、云服務(wù)等技術(shù)實(shí)際融入到信息化檔案管理工作當(dāng)中，使得管理工作的效率得到一定程度的提升。這種工作方式能在很大的程度上提高檔案管理工作的時(shí)效性[3]。值得注意的是，運(yùn)用信息技術(shù)也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，很可能由于存儲(chǔ)不當(dāng)而丟失重要信息，這就需要檔案管理人員在保證投入細(xì)心和精力的同時(shí)，還應(yīng)該重視從技術(shù)角度對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全性提升，使其能對(duì)檔案信息提供完善的保護(hù)，從而使得檔案信息能得到有效存儲(chǔ)。

3 結(jié)論

綜上所述，信息技術(shù)與檔案管理工作之間的有機(jī)結(jié)合為檔案管理人員提供了更多的工作思路。在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在變革檔案管理模式，檔案管理工作的技術(shù)提升，檔案管理意識(shí)與方法之間出現(xiàn)斷點(diǎn)，所面臨的機(jī)遇體現(xiàn)在檔案管理工作的信息化特點(diǎn)得到凸顯，檔案服務(wù)空間得到拓展，檔案管理的時(shí)效性得到提高。通過本文對(duì)信息化時(shí)代下檔案管理信息化工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)展開的一系列淺談，希望能為促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展提供更加堅(jiān)實(shí)的動(dòng)力。