李松彬

（饒平縣廣播電視臺(tái)，廣東 潮州 515700）

近年來，隨著我國(guó)社會(huì)發(fā)展不斷加快，圖書與檔案管理面臨著更高要求，若是依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，勢(shì)必會(huì)影響到圖書與檔案管理的工作效率及工作質(zhì)量，難以發(fā)揮圖書管理檔案資源的使用價(jià)值?；谶@一情況，需要加強(qiáng)信息化在圖書與檔案管理中的應(yīng)用，加大圖書與檔案管理信息化建設(shè)的力度，通過全新的管理辦法提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的充分利用，從而促進(jìn)圖書管理的持續(xù)發(fā)展。

1 圖書與檔案管理信息化建設(shè)存在的問題分析

1）制度建設(shè)較為落后。目前圖書與檔案資源的載體較為單一，都是以電子文檔、紙質(zhì)文本的形式存在，且檔案資源的存儲(chǔ)密度較大、載體與內(nèi)容比較容易分類，使得檔案泄漏問題頻繁出現(xiàn)。為解決這一問題，需要對(duì)圖書與檔案管理進(jìn)行有效指導(dǎo)，對(duì)檔案管理各個(gè)主體的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，促進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行。許多圖書管理在制度建設(shè)方面存在不足，未能及時(shí)根據(jù)自身的情況對(duì)制度進(jìn)行更新，使得檔案管理工作的開展受到影響。在信息化時(shí)代背景下，檔案管理的服務(wù)及方式出現(xiàn)了一定變化，必須制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，比如檔案信息服務(wù)需要做好相應(yīng)的管理，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中各領(lǐng)域的發(fā)展進(jìn)行有效劃分，從而促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行[1]。

2）信息化建設(shè)不夠平衡。檔案信息化建設(shè)不平衡是當(dāng)前圖書與檔案管理發(fā)展中的一大難題，其主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，圖書管理內(nèi)部的平衡性不足。目前很多地區(qū)對(duì)圖書的檔案管理信息化建設(shè)重視性有了很大提升，開始采用信息管理的方法來完成檔案管理，使得圖書檔案的使用效率顯著降低。第二，圖書管理外部的平衡性不足。在圖書與檔案管理信息化建設(shè)中，圖書管理部門之間的平衡性有待提升，為發(fā)揮圖書與檔案管理的作用，滿足用戶對(duì)檔案信息資源的需求，需要加強(qiáng)各個(gè)管理主體的相互溝通，否則將影響到圖書與檔案管理的發(fā)展[2]。通過對(duì)圖書管理部門、政府、企業(yè)、社會(huì)組織之間的溝通合作進(jìn)行提升，有利于促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)行，使圖書與檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)得以順利完成。

3）信息管理系統(tǒng)功能有待優(yōu)化。根據(jù)以往圖書與檔案管理信息化發(fā)展的情況來看，其整個(gè)過程存在一些誤區(qū)，使得檔案管理信息化建設(shè)的效果不夠理想。比如檔案信息化建設(shè)不夠充分，對(duì)圖書與檔案管理信息化建設(shè)的重視性不足，主要就是將電子文檔的規(guī)劃作為重點(diǎn)，對(duì)圖書檔案的傳輸及存儲(chǔ)缺乏重視性，導(dǎo)致檔案資源的開發(fā)存在一定難度，且面臨著被泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。其次，系統(tǒng)功能的建設(shè)不夠合理，系統(tǒng)中存在諸多功能性較低、操作性較差的內(nèi)容，不僅影響到檔案管理的開展，也造成了較大的資源浪費(fèi)。在檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃的初期階段，需要對(duì)圖書管理的資源庫情況進(jìn)行充分了解，分析相關(guān)的技術(shù)問題，之后建立出符合圖書管理發(fā)展需要的檔案信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)圖書與檔案管理信息化的持續(xù)發(fā)展。

2 圖書與檔案管理信息化建設(shè)的完善對(duì)策分析

1）完善檔案管理機(jī)制。隨著圖書與檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)無法滿足需求，需要主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，根據(jù)檔案管理的要求對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，確保制度中的標(biāo)準(zhǔn)及要求能夠降低管理風(fēng)險(xiǎn)，確保信息化檔案管理過程的安全性。為促進(jìn)圖書與檔案管理信息化建設(shè)的有效開展，應(yīng)及時(shí)規(guī)范檔案管理的工作方式，發(fā)揮管理制度的作用，以便能夠按照制度的要求開展工作，實(shí)現(xiàn)提高檔案管理效率及質(zhì)量的目的。同時(shí)，需要掌握?qǐng)D書與檔案管理的實(shí)際情況，根據(jù)檔案管理的形式來調(diào)整管理制度，減少檔案管理問題的發(fā)生。此外，需要制定完善的獎(jiǎng)懲制度，將獎(jiǎng)懲制度的激勵(lì)作用發(fā)揮出來，使檔案管理人員能夠保持良好的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格做好本職工作，從而提高圖書與檔案管理的整體效率[3]。

2）強(qiáng)化信息化管理意識(shí)。良好的信息化管理意識(shí)是促進(jìn)圖書與檔案管理信息化建設(shè)工作順利開展的重要因素，需要提高對(duì)這一方面的重視性，培養(yǎng)檔案管理人呢元形成良好的信息化管理意識(shí)。將信息化應(yīng)用到圖書與檔案管理中，要求檔案管理人員對(duì)自身的思維模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化自身的檔案管理能力，做到利用信息化進(jìn)行檔案管理，從而提高圖書與檔案管理的信息化水平。同時(shí)，需要提高部門管理者對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，對(duì)有關(guān)檔案管理的技術(shù)能力進(jìn)行強(qiáng)化，從而改善檔案管理的工作環(huán)境，促進(jìn)檔案管理各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

3）強(qiáng)化檔案管理人員的工作能力。將信息化應(yīng)用到圖書與檔案管理中，對(duì)檔案管理人員的工作能力也提出了更高的要求，既要掌握豐富的檔案管理知識(shí)，也要強(qiáng)化自身的信息化應(yīng)用能力，熟悉掌握有關(guān)檔案信息化管理的技術(shù)技能，以此提高檔案管理的工作效率[4]。同時(shí)，需要加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度，為吸引更多的檔案管理人才制定出一些合理的政策，確保檔案管理人才的薪酬待遇符合需求，從而建立出一支穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍。此外，圖書與檔案管理的職能出現(xiàn)一定變化，不再是單純地提供信息資源，也要充分掌握用戶的實(shí)際需求，以便能夠提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，需要強(qiáng)化檔案管理者的服務(wù)意識(shí)，使其能夠利用信息化手段對(duì)用戶的偏好及需求進(jìn)行分析，將具有針對(duì)性的檔案信息資源推送給用戶，從而提高檔案信息資源的利用率。

4）紙質(zhì)化檔案與信息化檔案相結(jié)合。我國(guó)圖書與檔案管理信息化發(fā)展的起步時(shí)間較晚，圖書管理依舊存在大量的紙質(zhì)化檔案資源，需要認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)化檔案資源具有的使用價(jià)值，將其與信息化檔案資源相結(jié)合。就實(shí)際情況來看，部分圖書管理存在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的不足，比如電子設(shè)備較少，難以滿足檔案信息化管理的需求，這就必須將紙質(zhì)化檔案資源應(yīng)用到其中，將其作為補(bǔ)充，與電子檔案資源共同使用。與紙質(zhì)化檔案資源相比，信息化檔案資源的使用過程比較方便，但是對(duì)硬件設(shè)施提出了一定的要求，必須借助電子設(shè)備才能夠獲取信息化檔案，那么檔案管理人員就必須掌握設(shè)備的操作方法，促進(jìn)圖書與檔案管理工作的有效進(jìn)行[5]。

5）充分利用云計(jì)算技術(shù)。作為一種現(xiàn)代化技術(shù)，云計(jì)算技術(shù)在圖書與檔案管理中的使用價(jià)值較高，充分發(fā)揮這一技術(shù)的作用，能夠簡(jiǎn)化圖書與檔案管理，提高檔案管理工作的整體效率。其次，在圖書與檔案管理服務(wù)的時(shí)候，也可以充分利用云計(jì)算技術(shù)，不斷提高檔案服務(wù)的工作水平，使檔案資源的數(shù)字化建設(shè)得以加快，使其能夠成為一個(gè)具有豐富檔案資源的信息共享平臺(tái)。最后，在圖書與檔案管理中應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行有效規(guī)劃，促使檔案管理人員能夠提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，充分滿足用戶對(duì)檔案資源的需求。

3 結(jié)語

綜上所述，為發(fā)揮信息化在圖書與檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，需要深入了解圖書與檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，做到完善檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化信息化管理意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理人員工作能力，將紙質(zhì)化檔案與信息化檔案相結(jié)合，充分利用云計(jì)算技術(shù)，從而提高圖書與檔案管理信息化水平，使圖書管理能夠?yàn)橛脩籼峁└觾?yōu)質(zhì)的服務(wù)。