朱楨鋭

（重慶市酉陽自治縣融媒體中心，重慶 409800）

對檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，其主要表現(xiàn)在對檔案文件如何進(jìn)行保存，也就是將以實(shí)體形式保存的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊问奖４?，這是彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理方式不足的最有效手段，并且可以對檔案信息進(jìn)行長時(shí)間保存，實(shí)現(xiàn)各部門的資源共享，進(jìn)而檔案的價(jià)值有效發(fā)揮出來。當(dāng)前，許多行業(yè)進(jìn)行相繼開展檔案信息化管理工作，但受各方面因素影響，檔案信息化建設(shè)還存在許多不成熟的地方，還需要繼續(xù)完善，為了有效推動檔案信息化建設(shè)工作，就需要對其中存在的問題進(jìn)行分析并加以解決以促進(jìn)檔案管理工作效率的提高，使檔案能夠得到最有效地利用。

1 檔案管理信息化建設(shè)的意義

在當(dāng)今信息化技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展節(jié)奏。所以，各個行業(yè)相繼對檔案管理工作新進(jìn)了信息化改革，并在工作中取得了一定的成效，其影響表現(xiàn)在下面兩個方面：一是能夠促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案管理工作可以為單位制定發(fā)展戰(zhàn)略提供重要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，而在一些傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作中檔案文件的查借閱是十分的麻煩，不利于檔案信息的共享，進(jìn)而影響了工作效率。而對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理可以利用信息技術(shù)對所需要的檔案信息進(jìn)行快速查找，還可以通過云平臺實(shí)現(xiàn)信息共享，節(jié)省檔案查閱的時(shí)間以此來提高事業(yè)單位工作效率。二是能夠有效推動事業(yè)單位的信息化建設(shè)。而現(xiàn)代檔案信息化是事業(yè)單位信息化建設(shè)工作不可分割的重要內(nèi)容之一，健全完善檔案信息化建設(shè)對于單位整體信息化工作進(jìn)程具有積極的影響。

2 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1）管理層對于檔案管理工作缺乏重視?，F(xiàn)階段檔案信息化的建設(shè)和管理模式發(fā)生了巨大改變，檔案服務(wù)也隨之發(fā)生變革。但是很多檔案管理人員缺少對信息化建設(shè)的認(rèn)識，對檔案管理也缺乏足夠的重視[1]。管理層沒有看到檔案信息化對于單位發(fā)展進(jìn)步的影響，因此在管理工作中也不能知道檔案信息化對開展檔案管理工作的便利，進(jìn)而極大影響單位的檔案信息化建設(shè)工作的開展。

2）從事檔案管理的工作人員的素質(zhì)還要進(jìn)一步提高。在過去的管理模式中，對于管理檔案的工作人員在很多方面的要求和標(biāo)準(zhǔn)都不是很嚴(yán)格，很多從事檔案管理工作的人員都是多職務(wù)兼顧，無法對檔案管理工作盡職盡責(zé)。而檔案管理的信息化建設(shè)則不然，它要求從事管理工作的人必須很專業(yè)，而且需要管理人員熟練應(yīng)用電腦，懂一些信息化知識，這樣才能使檔案資料能夠順利的從實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案，進(jìn)而推動檔案信息化建設(shè)。

3）檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系不夠完善。許多行業(yè)在檔案信息化工作的過程中采取的方式方法并不妥當(dāng)，他們只是參照已經(jīng)實(shí)施信息化的行業(yè)所采取的方式方法來照搬，并不考慮這種方法是否符合自身發(fā)展實(shí)際，最后在檔案信息化建設(shè)工作方面并不能取得很好的成效。在檔案信息化建設(shè)中，各行業(yè)需要根據(jù)自身發(fā)展需求，明確規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，建立一個自己的有效的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而有力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

4）檔案管理的信息化水平也很低。目前許多行業(yè)的檔案管理的信息化水平確實(shí)不高，檔案的信息化在管理和應(yīng)用上體現(xiàn)不足。這導(dǎo)致在檔案利用方面會浪費(fèi)大量的人力和物力，極大地限制了檔案資料應(yīng)有的作用和價(jià)值，這就體現(xiàn)了檔案的信息化的程度還是不夠。

3 檔案信息化建設(shè)與管理的策略還有待提高

1）增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在信息化高速發(fā)展的時(shí)代背景下，信息化技術(shù)使各行各業(yè)的發(fā)展都開始更加的便利。而先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展依托的是完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，因此各個行業(yè)在利用信息化進(jìn)行工作時(shí)首先要對信息化管理工作的基礎(chǔ)硬件配套設(shè)施建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化完善，只有確保硬件配套設(shè)施的完善才能夠保障檔案信息化管理穩(wěn)步向前推進(jìn)。同時(shí)，還需要注意加強(qiáng)開發(fā)檔案信息管理平臺，加強(qiáng)后期維護(hù)管理工作。各個行業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理工作中，需要對現(xiàn)有配套設(shè)施的更新?lián)Q代給予高度重視，無論是硬件設(shè)施還是軟件開發(fā)。在硬件設(shè)施方面，行業(yè)管理人員需要充分考慮設(shè)備的迭代問題，及時(shí)對滯后的管理設(shè)備進(jìn)行更新。軟件方面，信息化管理系統(tǒng)的建立是檔案信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)，只有借助專業(yè)化的信息化管理系統(tǒng)，才能夠真正實(shí)現(xiàn)本機(jī)構(gòu)檔案管理模式的改進(jìn)[2]。

2）提高對檔案信息化管理工作的認(rèn)識。有關(guān)單位若想開展有效的檔案管理信息化建設(shè)工作，就需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的傳統(tǒng)思想，并對檔案信息化建設(shè)在檔案管理工作中的重要作用予以全面地認(rèn)識。單位領(lǐng)導(dǎo)層需要增加檔案信息化管理的意識，并對信息化管理的重要性提高認(rèn)識，并且能夠積極的把檔案信息化管理工作有效快速展開，摒棄落后的檔案管理辦法，對效率低且復(fù)雜的管理模式進(jìn)行更新，讓先進(jìn)的信息化管理辦法能夠發(fā)光發(fā)熱，并取代過去效率低的管理辦法。另外，行業(yè)管理者還要考慮檔案信息化管理體系的建設(shè)問題，針對自身發(fā)展需求制定管理內(nèi)容，讓檔案管理工作有據(jù)可循。同時(shí)，行業(yè)內(nèi)部各個事業(yè)單位要根據(jù)自身發(fā)展特點(diǎn)加強(qiáng)合作，共同推動檔案信息化建設(shè)工作的開展，認(rèn)真實(shí)施檔案信息化管理的一些行之有效的制度，從而提高檔案管理工作的規(guī)范性及有效性。

3）加強(qiáng)檔案信息化管理的安全性?；谛畔r(shí)代的科技創(chuàng)新，網(wǎng)絡(luò)信息的安全性始終是首先要考慮的問題。因此，各行各業(yè)在開展檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，檔案信息的安全性需要得到足夠的重視。具體的安全措施有以下幾個方面：一是對檔案信息進(jìn)行加密處理，只有通過特定算法對機(jī)密性檔案進(jìn)行加密才能更好地確保檔案內(nèi)容的安全，對于這類檔案需要設(shè)定訪問密碼，只有輸入正確的訪問密碼才能夠?qū)ζ溥M(jìn)行訪問閱覽。二是對檔案信息進(jìn)行分級處理設(shè)置訪問權(quán)限，這樣在共享的情況下也不用擔(dān)心檔案信息的安全。三是啟用防火墻，阻止電子病毒的入侵，以保證檔案信息不被病毒損毀。四是加強(qiáng)檔案信息的備份，避免檔案信息的丟失及損壞等問題。

4）更新管理理念和管理方法，提高管理人員素質(zhì)。任何工作的開展都需要堅(jiān)實(shí)的人力資源作為基礎(chǔ)保障，檔案信息化建設(shè)也不例外。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量有著最為直接的影響，因此，需要對其進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，提升人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠更好地掌握信息化技術(shù)，并將檔案管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合創(chuàng)新開展檔案管理工作，推動檔案信息化進(jìn)程。

4 結(jié)束語

總而言之，在檔案信息化建設(shè)工作中需要各行業(yè)管理者對檔案管理工作提高重視，也認(rèn)識到檔案工作對于行業(yè)發(fā)展的起到很大作用。并對工作中存在的問題進(jìn)行深入分析，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，提高管理人員的專業(yè)化水平，進(jìn)而全面提升檔案信息化建設(shè)，最終充分利用好每一份檔案，讓它展現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值，