孫振剛

（大同區(qū)紀(jì)委監(jiān)委信訪接待中心，黑龍江 大慶 163515）

在行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作開展過程中，通過整合電子檔案信息資源，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，借助管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一和集中管理。同時(shí)還要應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段，打造檔案管理服務(wù)平臺，為檔案信息查閱和利用提供更多的便利性，全面促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量和服務(wù)水平的提升，使檔案信息能夠更好地服務(wù)于單位各項(xiàng)工作的有序開展。

1 行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

1.1 提高辦公效率

檔案管理工作十分繁瑣，而且檔案涉及對象具有較強(qiáng)的流動性，因此檔案工作加快了數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，為檔案信息收集、整理、歸檔和利用提供了更多的便利性。由于數(shù)字化歸檔能夠?qū)崟r(shí)反映各類變動的數(shù)據(jù)，對于存儲的數(shù)字資料要查詢和統(tǒng)計(jì)上更具便利性。檔案信息也由實(shí)體保管轉(zhuǎn)至虛擬的信息管理，管理工作更具高效和便捷性，這對行政事業(yè)單位辦公效率的提升具有極為重要意義，也能夠加快推動行政事業(yè)單位各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.2 提高檔案利用率

數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，檔案使用者能夠在最短時(shí)間內(nèi)完成所需檔案信息的精準(zhǔn)查找。而且紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理后，檔案信息利用擺脫了時(shí)空的束縛，檔案工作開展過程中能夠有效規(guī)避人為誤差，檔案利用率大幅度提高。

1.3 推進(jìn)各項(xiàng)工作的有序開展

在行政事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案信息呈現(xiàn)出快速增長的態(tài)勢，但由于一直以來行政事業(yè)單位檔案管理方式過于落后，這也導(dǎo)致檔案的作用無法有效發(fā)揮出。特別是粗放式的檔案管理方法嚴(yán)重影響了工作效率，同時(shí)也導(dǎo)致檔案管理成本增加，這對于單位運(yùn)營成本的控制帶來一定的阻礙。檔案數(shù)字化管理模式，檔案儲存空間減少，檔案保管費(fèi)用下降，能夠?yàn)闄n案利用人員提供更便捷和高效的檔案服務(wù)，促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案工作整體水平的提升。

2 行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的途徑

2.1 樹立檔案數(shù)字化管理理念

在當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作中，面臨著信息化時(shí)代背景下，需要加快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，檔案管理人員需要重視先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。同時(shí)單位也要加強(qiáng)對檔案數(shù)字化管理重要性的認(rèn)識，全面提高檔案數(shù)字化重審的水平，并構(gòu)建完善的檔案制度體系，從而為檔案數(shù)字化管理工作的有序開展起到積極的促進(jìn)作用。

2.2 文書處理與歸檔的數(shù)字化管理

文書處理是行政事業(yè)單位檔案管理工作中較為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，通過將文書編制和處理工作納入檔案數(shù)字化管理的范疇中來，可以進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理整體水平的提升。通過實(shí)現(xiàn)文書交換、存儲的信息化，使文書管理和使用不受時(shí)間和空間制約，可以全面檔案管理效率。同時(shí)在檔案數(shù)字化管理工作實(shí)施過程中，還要重視檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用，針對文書實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，并在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行文書處理，統(tǒng)一具體的流程，實(shí)現(xiàn)文書的數(shù)字化管控。一般情況下，文書管理要嚴(yán)格按照具體的流程進(jìn)行，存在費(fèi)時(shí)費(fèi)力的問題，效率不高。利用數(shù)字化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對文書的統(tǒng)一管理，可以有效縮短管理時(shí)間，降低工作人員工作量，全面提高文書的數(shù)字化管理水平。

2.3 制定數(shù)字化的檔案管理機(jī)制

行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理方式的應(yīng)用，不僅要求檔案管理人員要掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，同時(shí)行政事業(yè)單位還要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立健全完善的檔案管理機(jī)制，進(jìn)一步對檔案工作條例、安全制度和管理制度進(jìn)行明確，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度體系，為檔案數(shù)字化管理工作的開展提供重要的指導(dǎo)，并進(jìn)一步約束檔案管理人員行為，促進(jìn)檔案數(shù)字化化管理工作整體質(zhì)量和水平的提升。

2.4 創(chuàng)建檔案數(shù)字管理系統(tǒng)

檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，迫切需要與其相配套的基礎(chǔ)設(shè)施，單位在加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時(shí)，還要構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，并不斷豐富檔案管理系統(tǒng)的功能，在系統(tǒng)內(nèi)部嵌入各種模塊，全面提高檔案信息查詢效率，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理水平的提升。針對檔案信息變化情況及時(shí)進(jìn)行更新，做好檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的監(jiān)管和升級換代。在日常工作中需要落實(shí)好數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的升級工作，根據(jù)數(shù)據(jù)邏輯對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分類存儲，全面提高行政事業(yè)單位辦公效率。同時(shí)還要提升數(shù)字檔案管理工作的時(shí)效性和安全性，強(qiáng)化系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)管職能。并通過構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，設(shè)置防火墻和殺毒軟件，保證檔案信息使用和共享過程中的安全性。

2.5 保障數(shù)字化環(huán)境的安全

信息安全是行政事業(yè)單位檔案數(shù)字管理模式應(yīng)用的重要前提和基礎(chǔ)，特別是互聯(lián)網(wǎng)自身的開放性和共享性特點(diǎn)，這也導(dǎo)致檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)增加。因此在日常工作中，行政事業(yè)單位需要加快推進(jìn)自身的信息化建設(shè)，及時(shí)對病毒 查條技術(shù)進(jìn)行更新。同時(shí)檔案管理人員還要做好數(shù)據(jù)備份工作，避免因系統(tǒng)故障或是網(wǎng)絡(luò)漏洞而導(dǎo)致信息泄露或是遺失。另外，檔案部門還要設(shè)立專門的信息管理小組，或是與信息管理部門合作，及時(shí)對防護(hù)系統(tǒng)和操作系統(tǒng)進(jìn)行更新，提升檔案信息的時(shí)效性，進(jìn)一步保證數(shù)字化環(huán)境的安全。

2.6 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在當(dāng)前檔案數(shù)字化管理工作具體實(shí)施過程中，對于檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員為了能夠更好地適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需求，需要重視自身的學(xué)習(xí)。由于檔案數(shù)字化管理工作需要檔案管理人員具備扎實(shí)檔案管理知識和技能的同時(shí)，還要熟練運(yùn)用信息技術(shù)，因此行政事業(yè)單位需要加強(qiáng)對現(xiàn)在檔案管理人員的培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)還要積極引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)人才，打造一支技術(shù)過硬的高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3 結(jié)束語

基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各行各業(yè)發(fā)展中都面臨著全新的機(jī)遇，在這種情況下，檔案管理工作中需要重視數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，全面提高檔案管理工作的數(shù)字化和信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效收集和存儲，并對檔案信息資源進(jìn)行整合，進(jìn)一步簡化檔案管理和服務(wù)流程，全面提高行政事業(yè)單位檔案管理和服務(wù)的整體水平，更好地發(fā)揮出檔案信息的重要價(jià)值，為行政事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序推進(jìn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。