楊曉穎

（黑龍江省伊春市大箐山縣帶嶺鎮(zhèn)團結(jié)社區(qū)，黑龍江 伊春 153106）

社區(qū)作為現(xiàn)代城市發(fā)展中最為基礎的一個單元，社會服務管理工作的好壞直接關系到城市的安定和發(fā)展。社區(qū)日常涉及的工作內(nèi)容十分繁瑣，而且隨著社會各項改革的不斷深入，社區(qū)服務管理對象越來越復雜，涉及的范圍也十分廣泛，社區(qū)工作職能呈現(xiàn)出不斷擴大的態(tài)勢，這也使社區(qū)檔案管理工作的重要日益凸顯出來。為了能夠更好地發(fā)揮出社區(qū)檔案的價值，在當前信息化時代背景下，需要重視信息技術(shù)的引入，提高社區(qū)檔案管理的信息化水平，更好地發(fā)揮出檔案信息的重要價值，使其更好的服務于社區(qū)各項工人的有序開展。

1 社區(qū)工作與社區(qū)檔案管理概述

社區(qū)作為政府直面群眾的基層服務性組織，針對社區(qū)日常服務管理工作中有價值的信息進行記錄，形成社區(qū)檔案。由于社區(qū)檔案是在社區(qū)服務管理工作中形成的重要的、有價值的檔案信息，包括的內(nèi)容具有多樣性的特點。社區(qū)檔案不僅是社區(qū)管理工作自我完善的表現(xiàn)，同時也是居民正常生活的基礎保障。社區(qū)檔案作為社區(qū)服務管理工作中最為基礎的要件，對規(guī)范社會管理和解決社會問題具有極為重要的作用。而且社區(qū)作為社會管理的重要單元，直接與民眾接觸，這也使其成為政府對外服務的窗口，能夠為政府部門提供更真實可靠的民眾信息，在社會的建設和發(fā)展中具有極為重要的意義。而且在當前城市化發(fā)展中，社區(qū)檔案中也真實的記錄了城市發(fā)展歷程，在社區(qū)發(fā)展和城市物業(yè)管理工作中也發(fā)揮著重要作用。在社區(qū)服務管理工作中，通過對社區(qū)檔案信息進行整合，有利于進一步提高社區(qū)管理效能。由于社區(qū)檔案包含的信息數(shù)量較大，涉及范圍廣泛，通過做好社區(qū)檔案管理和利用工作，能夠深入挖掘檔案的潛在價值，為社區(qū)服務管理工作提供重要的參考。

2 社區(qū)檔案管理工作的特點

2.1 服務性

社區(qū)檔案管理工作的主要對象為社區(qū)群眾，因此社區(qū)檔案管理工作具有服務性的特點。為了能夠更好地發(fā)揮出檔案的服務特性，使檔案信息實現(xiàn)高效利用。在實際檔案管理工作開展過程中，需要加大宣傳力度，增強民眾對檔案的認識，并積極參與到社區(qū)檔案管理工中來，為社區(qū)檔案收集和傳播起到積極的促進作用，使檔案能夠更好地為社區(qū)居民提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。

2.2 自主性

隨著行政體制改革的不斷深入，當前各部門責任劃分十分明確，這也對各部門工作的積極性和自主性的提升具有極為重要的促進作用。社區(qū)檔案管理工作開展過程中，社區(qū)居民委員會作為檔案管理的主體，通過明確具體的權(quán)責，使其在檔案管理工作具有較強的自主性，進一步提升社區(qū)檔案管理工作的質(zhì)量。

2.3 超前性

傳統(tǒng)檔案管理工作往往是事后進行信息收集和整理。但在當前新形勢下，社區(qū)檔案管理工作開展過程中，社區(qū)活動開展的同時即要對活動材料進行收集和整理，兩者要保持同步，這種超前意識有利于保證檔案信息的完整性，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。

3 社區(qū)檔案信息化管理的優(yōu)勢

3.1 信息資源共享

將信息技術(shù)與社區(qū)檔案相結(jié)合，提高檔案信息化水平，不僅有利于提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，而且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效利用，檔案管理人員勞動強度下降。特別是檔案信息資源共享的實現(xiàn)，提高了檔案服務質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮出了社區(qū)檔案的實際價值。

3.2 降低管理成本

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，整個管理流程過于繁雜，面對龐大的檔案信息，需要大量的人力、物力和財力，檔案管理人員工作強度較大。將信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，實現(xiàn)了檔案管理成本的降低，進一步提高檔案管理工作效率。特別是借助于先進技術(shù)手段系統(tǒng)進行對接，檔案信息收集和整理更具便利性，檔案信息可以在社區(qū)內(nèi)部進行共享，信息傳輸更為便捷和高效，有效地降低了檔案管理成本，檔案管理人員工作效率和質(zhì)量大幅度提升。

3.3 檔案服務更便民

在社區(qū)檔案化管理工作中，借助于網(wǎng)絡平臺能夠為居民提供更便捷的服務，而且檔案信息服務實現(xiàn)了全社區(qū)的全面覆蓋，為民眾提供更多便利的同時，還能夠有效地提高社區(qū)各項工作的效率和水平。特別是社區(qū)在實際工作中，可以利用網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，與上級部門實現(xiàn)有效對接，保證信息的暢通性。

4 社區(qū)檔案管理工作中存在的問題

4.1 檔案管理意識匱乏

社區(qū)在城市發(fā)展中發(fā)揮著協(xié)調(diào)和控制的作用，在當前社區(qū)日常服務管理工作中，對于檔案管理工作普遍存在忽視的情況，社區(qū)從上到下都存在檔案管理意識淡薄的問題。導致這種情況發(fā)生的主要原因是由于工作人員對檔案管理工作的重要性認識不到位，往往覺得檔案管理工作只是對一些資料進行保管，這也導致檔案管理工作一直處于被忽略的地位，檔案管理工作的效能無法充分發(fā)揮出來。而且在社區(qū)檔案管理工作中，還存在組織效率不高的問題，檔案管理工作與日常管理工作之間沒有保持同步，這對于社區(qū)檔案管理工作的準確性和完整性帶來了較大的影響，也不利于社區(qū)工作的有序開展。

4.2 社區(qū)檔案管理缺乏規(guī)范性

目前大部分社區(qū)檔案管理工作中存在許多不規(guī)范的地方。一些基層社區(qū)對于檔案還沒有進行統(tǒng)一管理，檔案資料過于分散，這對社區(qū)檔案的完整性和安全性帶來較大的影響。同時在社區(qū)日常管理工作中，由于工作人員自身檔案管理意識淡薄，工作缺乏積極性和主動性，無法及時收集信息，檔案信息不完整，這對檔案管理工作帶來較大的影響。特別是社區(qū)檔案工作普遍存在基礎設施差的問題，社區(qū)對于檔案管理工作投入不足，現(xiàn)有的條件無法滿足檔案信息化管理工作的基本要求。

4.3 檔案業(yè)務保障較為薄弱

當前社區(qū)檔案管理工作中，業(yè)務保障過于薄弱也是制約檔案管理工作開展的主要問題。具體體現(xiàn)出沒有高素質(zhì)和技術(shù)過硬的檔案管理隊伍，社區(qū)檔案管理人員配備不完善，許多檔案管理人員都存在身兼數(shù)職的情況，沒有過多精力開展檔案工作。大部分社區(qū)都沒有專職的檔案管理人員，現(xiàn)有兼職檔案管理人員也時常變動，檔案管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)普遍不高，社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量和水平無法提升。另外，由于社區(qū)服務職能的不斷擴大，社區(qū)檔案管理工作內(nèi)容也隨之增加，在這種情況下，必然加大檔案經(jīng)費投入，配備完善的軟硬件設施，從而推進檔案信息化的進程。但在當前社區(qū)檔案管理工作中，檔案信息化水平相對滯后，特別是基礎設施建設與檔案發(fā)展需求不同步。

4.4 檔案管理人員業(yè)務水平有待提升

由于社區(qū)工作涉及范圍十分廣泛，而且工作內(nèi)容較多，工作任務量較大，這也增加了社區(qū)檔案管理工作的難度。但當前社區(qū)檔案管理人員普遍較少，現(xiàn)有的檔案管理人員往往是身兼數(shù)職，自身沒有經(jīng)過檔案知識的系統(tǒng)學習，人員穩(wěn)定性欠缺，這都對檔案管理人員整體水平帶來較大的影響。因此在檔案信息化建設過程中，檔案管理人員自身知識結(jié)構(gòu)無法滿足信息化工作要求，這必然會對檔案管理工作質(zhì)量帶來較大的影響，社區(qū)檔案的價值也無法充分發(fā)揮出來。

5 社區(qū)檔案信息化建設的優(yōu)化措施

5.1 強化檔案信息化建設意識

社區(qū)檔案在社區(qū)管理服務中發(fā)揮著極為重要的作用，因此社區(qū)領導和工作人員需要積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，認識到檔案信息化建設對于社區(qū)發(fā)展的重要性，在實際工作中重視自身檔案信息化意識的增強。同時還要加大資金投入，為檔案信息化建設工作的推進提供良好的物質(zhì)基礎保障。社區(qū)領導還要定期進行檢查，督促檔案信息化建設各環(huán)節(jié)工作的有序推進。另外，還要建立健全相應的制度，以此來指導和約束各項工作有序推進，更好地促進社區(qū)檔案服務效能的發(fā)揮。

5.2 建立健全檔案管理體系

在當前社區(qū)檔案信息化建設工作開展過程中，要求加快建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案信息化建設的流程和要求，明確社區(qū)檔案收集、歸檔、保管和利用等各個環(huán)節(jié)的制度，保證社區(qū)檔案信息化建設的有序推進。同時社區(qū)還要重視聘請專業(yè)的技術(shù)人員，為檔案信息化建設工作提供重要的技術(shù)支持，加快構(gòu)建完善的檔案管理體系，全面提高社區(qū)檔案的信息化水平，實現(xiàn)社區(qū)檔案的高效利用。當前信息技術(shù)與社區(qū)檔案的融合，電子檔案和數(shù)據(jù)庫技術(shù)在檔案管理工作中進行應用，社區(qū)檔案管理工作信息化水平和網(wǎng)絡化水平有了大幅度的提升，有效的保證了檔案管理工作效率和質(zhì)量。在這種現(xiàn)代化的檔案管理模式下，還需要針對社區(qū)信息資源進行有效整合，構(gòu)建更為規(guī)范和統(tǒng)一的社區(qū)檔案管理體系，更好的促進社區(qū)檔案價值的發(fā)揮。

5.3 完善檔案管理工作的基礎設施

檔案信息化建設工作的推進離不開完善的基礎設施，通過構(gòu)建完善的基礎設施，這是社區(qū)檔案管理信息化實現(xiàn)的前提和基礎?；A設施主要為軟件設施和硬件設施。社區(qū)要結(jié)合自身的實際情況，并根據(jù)檔案信息化建設的要求，積極構(gòu)建相應的硬件設施。同時還要重視軟件的配置，具體可以由主管部門帶動，社區(qū)做好軟件開發(fā)的落實工作。社區(qū)信息化建設工作中，可以由專門的技術(shù)團隊進行軟件開發(fā)，開發(fā)過程中要與社區(qū)的實際需要和工作特點相結(jié)合，確保開發(fā)出來的軟件能夠真正適合社區(qū)檔案管理工作。而且在后期軟件應用過程中，還需要積極對檔案軟件進行完善，進一步提高軟件的應用水平。

5.4 開發(fā)適用的檔案信息檢索系統(tǒng)

在檔案信息化建設工作推進過程中，由于檔案信息的開發(fā)涉及較多的內(nèi)容，因此需要重視檔案信息的高效檢索。這就需要在實際工作中要結(jié)合社區(qū)檔案利用的特點，開發(fā)適用的信息檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息在線檢索和查詢，為檔案利用者提供更多的便利性，進一步提高社區(qū)檔案利用率，為社區(qū)檔案價值的充分發(fā)揮打下堅實的基礎。

5.5 依托電子政務推進社區(qū)檔案資源建設

社區(qū)檔案信息化建設作為電子政務建設中較為重要一項內(nèi)容，因此在當前社區(qū)檔案信息化建設工作推進過程中，需要充分考慮到電子政務的發(fā)展趨勢，積極找尋切入點。具體工作中，需要對社區(qū)居民的需求進行了解，并加快構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立一系列的分數(shù)據(jù)庫，如流動人口信息數(shù)據(jù)庫、下崗失業(yè)人員數(shù)據(jù)庫、低保及優(yōu)撫對象信息數(shù)據(jù)庫等。通過將這些數(shù)據(jù)庫進行有效連接，并及時將相關信息傳遞到政府相關部門，更好地滿足民眾的實際需求。在實際工作中，還要重視對電子文件和電子檔案的管理，借助于電子政務平臺，積極推進社區(qū)檔案信息資源建設。特別是社區(qū)檔案涉及方方面面的內(nèi)容，是對社區(qū)各項活動的真實記錄，在社區(qū)發(fā)展和建設中發(fā)揮著極為重要的作用。因此在實際工作中，各部門要處理好分工與協(xié)作的關系，積極配合，通力合作，為社區(qū)檔案工作的開展打造一個良好的環(huán)境氛圍。在實際工作中，由于各社區(qū)所處地域、環(huán)境、工作重點和服務對象等存在各自的特點，因此需要對建檔工作特色進行認真研究，積極開展檔案資源建設工作，做好日常工作中各類檔案信息的收集和保管工作，積極提供檔案信息的有效利用，從而更好地發(fā)揮出社區(qū)檔案的重要價值。

5.6 加強檔案利用服務

社區(qū)檔案利用服務是檔案信息化管理工作中較為重要的環(huán)節(jié)，同時也是服務民生的重要工作內(nèi)容之一。在實際檔案管理工作開展過程中，需要了解社區(qū)民在的實際需求，以此來開展檔案利用服務，更好地滿足居民對檔案信息的需求。同時社區(qū)也要結(jié)合自身的特殊性，將檔案工作與社會服務工作相結(jié)合，構(gòu)建完善的社區(qū)檔案服務體系，從而為社區(qū)居民提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務。在日常工作中，為了能夠進一步提高檔案利用服務水平，在日常檔案管理工作中，需要針對重點檔案資料加大收集力度，給予重點關注，并要隨時進行跟蹤。同時還要做好相關民生檔案信息的收集和保存工作，為居民提供更便捷和及時的信息。另外，社區(qū)還需要重視對案卷目錄的編制，并開發(fā)檢索工具，提高檔案信息查詢檢索的效率，實現(xiàn)檔案的高效和便捷利用。

5.7 加快推進社區(qū)檔案信息共享

檔案信息化建設工作的推進，需要建立檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案信息錄入到系統(tǒng)中，并不斷完善系統(tǒng)功能模塊，以此來提高檔案管理效率和水平。同時也可以借助于網(wǎng)絡平臺，加快推進檔案信息共享，進一步提高社區(qū)檔案信息的利用率。無論是檔案信息管理系統(tǒng)還是網(wǎng)絡平臺，在實際工作中都需要有專業(yè)技術(shù)人員進行維護，及時進行更新升級，并采取安全防范措施，保證檔案信息系統(tǒng)穩(wěn)定的運行，進一步推進檔案管理模式的優(yōu)化，針對社區(qū)檔案管理和服務工作進行調(diào)整，確保社區(qū)檔案利用效率的提升。

5.8 提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

社區(qū)檔案信息化管理對于檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)具有較高的要求，這就需要檔案管理人員要具備豐富的檔案管理知識和專業(yè)信息技能，并在實際工作中能夠?qū)n案管理知識與信息技術(shù)相結(jié)合，加快推進檔案信息化建設的進程。基層社區(qū)在選拔檔案管理人員時，需要將工作經(jīng)歷和信息技術(shù)作為重要參考依據(jù)。同時在實際工作中還要定期針對檔案管理人員進行培訓和考核，制定科學合理和激勵機制，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性。由于基層檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理理念和模式影響較深，對檔案信息化管理模式無法靈活運用，針對這種情況，需要邀請經(jīng)驗豐富的檔案管理專業(yè)技術(shù)人員為檔案管理人員進行宣講和指導，全面促進檔案管理人員信息化技能的提升。檔案管理人員還要樹立良好的服務意識，明確自身工作的重要性，熟練掌握檔案業(yè)務流程，從而促進檔案管理工作整體水平的提升，為社區(qū)居民提供更高效、優(yōu)質(zhì)和便捷的檔案信息。

6 結(jié)束語

當前社區(qū)檔案管理信息化建設工作處于起步階段，還有較大的優(yōu)化發(fā)展空間。因此在實際工作中，社區(qū)工作人員需要對檔案信息化建設的重要性有一個正確的認識，并加大重視度，強化檔案管理體系建設，并為檔案信息化建設工作的開展打下堅實的物質(zhì)基礎，進一步豐富檔案信息資源，為社區(qū)檔案服務工作的開展提供更多的便利性。而且在實際工作還要借助于先進技術(shù)手段，促進檔案信息共享的實現(xiàn)，這不僅與社會發(fā)展潮流相符合，更好地促進檔案價值的實現(xiàn)，還能夠為居民提供更便捷的檔案信息服務。