事業(yè)單位做好電子檔案管理工作的思考

2021-04-14 19:03:30張小天

卷宗 2021年18期

張小天

（黑龍江省退役軍人服務中心，黑龍江哈爾濱 150036）

隨著信息技術在檔案管理工作中的應用，電子檔案成為檔案的主要形式，這也對電子檔案管理工作提出了更高的要求。在實際工作中要掌握電子檔案管理的內容和要求，并針對電子檔案管理機制進行全面優(yōu)化，可以促進事業(yè)單位檔案管理整體水平的提升。相較于紙質檔案，電子檔案具有許多無法比擬的優(yōu)勢，可以全面提高檔案管理工作效率，而且電子檔案更便于利用，有利于檔案信息重要價值的實現(xiàn)。

1 事業(yè)單位做好電子檔案管理工作的意義

1.1 推動無紙化辦公

事業(yè)單位檔案管理電子化和現(xiàn)代化的實現(xiàn)，為事業(yè)單位辦公自動化進程的推進起到了積極的促進作用。雖然辦公自動化已推廣許多年，但事業(yè)單位并沒有完全實現(xiàn)無紙化辦公，電子檔案管理工作的開展，管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)對接，全面提高檔案管理工作整體水平，進一步推動無紙化辦公的實現(xiàn)。

1.2 推動電子政務發(fā)展

事業(yè)單位檔案管理工作多是針對行政工作中的產生的檔案資料進行管理，行政工作中的資料具有重要的政務價值，通過對這些資料進行整理、分類和篩選，并針對相關信息在事業(yè)單位行政網站上發(fā)布，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，進一步為電子政務的深入推進打下堅實的基礎。

1.3 有助于開發(fā)檔案信息資源

檔案信息資源對于單位各項工作的開展具有極為重要的參考價值。通過做好電子檔案管理工作，全面提高檔案管理工作的現(xiàn)代化和電子化水平，進一步提高檔案開發(fā)利用的水平。而且檔案信息化水平的提升，還能夠為檔案收集、整理和保存提供更多的便利性，為開發(fā)檔案信息資源提供助力支持。

1.4 更便于檔案查閱

電子檔案管理工作有效的簡化了檔案管理流程，在檔案利用時，檔案利用者借助于網絡平臺能夠快速檢索和查詢，而且檔案利用不再受制于時空束縛，檔案查閱更具便捷性，有利于檔案信息利用率的進一步提升。

2 事業(yè)單位做好電子檔案管理工作的措施

2.1 增強電子檔案管理意識

當前部分單位受制于多種因素的制約，檔案信息化建設進展緩慢，這主要是由于對單位發(fā)展過程中從上到下缺乏檔案管理意識，因此單位檔案電子化程度不高，信息化建設工作相對滯后。一些單位雖然積極推進檔案信息化建設，但在具體實施過程中存在許多不完善的地方。針對這種情況，需要事業(yè)單位從上到下都需要加快轉變思想觀念，增強對電子檔案管理工作的認識。同時在電子檔案管理工作推進過程中，還要建立健全規(guī)章制度，提高電子檔案管理工作的規(guī)范化和制度化水平。單位在具體工作規(guī)劃過程中，要將檔案管理工作提到重要位置上來，給予資源支持，為電子檔案管理工作的開展提供良好的條件，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，加快推進電子檔案管理的規(guī)范化和制度化。

2.2 優(yōu)化電子檔案管理機制

事業(yè)單位電子檔案管理工作需要統(tǒng)籌規(guī)劃和合理部署，各單位要與自身的實際情況相結合，積極推進電子檔案管理工作的優(yōu)化。在實際工作中，需要加快建立健全制度體系，建立完善的電子檔案收集歸檔制度，進一步梳理單位相關制度，并對電子檔案管理制度進行不斷完善。明確檔案轉遞和登記的相關流程，并嚴格檔案審核制度，要求材料審核在檔案收集過程中同時完成，保證檔案材料的質量。針對電子檔案的錄入和保存等方式需要制定統(tǒng)一的管理方法，進一步提高電子檔案管理工作的實效性。另外，事業(yè)單位宜設置專門的監(jiān)督隊伍，強化對電子檔案管理機制構建過程中的監(jiān)管，確保各項制度有效貫徹落實，促進電子檔案管理效率和質量的提升。

2.3 加強檔案工作的宏觀管理水平

事業(yè)單位需要高度重視檔案管理工作，并掌握電子檔案管理工作的流程。同時政府部門還要承擔起自身的職責，加快出臺事業(yè)單位檔案信息化建設的具體指導策略，進一步提升檔案信息化管理水平。而且單位還要嚴格按照政策宏觀指導要求，明確實際工作中的不足，通過實施統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀管理，確保電子檔案管理工作有效性和實效性的提升。

2.4 整合電子檔案資源

在當前新形勢下，事業(yè)單位需要積極整合電子檔案資源，并借助于大數(shù)據(jù)技術來挖掘檔案價值。在實際工作中，要加強制度建設，針對各類檔案資源的處理標準、格式、流程進行明確，保證檔案管理工作的有序推進。同時還要進一步對檔案管理部門的職責進行細化，通過檔案信息數(shù)據(jù)庫來提高檔案管理和利用水平。另外，事業(yè)單位還要從政府咨詢、專題研究和檔案編研等方面來整合電子檔案資源，根據(jù)單位業(yè)務類型來構建一系列的子數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)檔案信息的檢索和利用提供更多的便利性。

2.5 加快電子檔案共建共享建設

基于電子檔案集約化開發(fā)利用的角度進行分析，需要加快推進電子檔案的共建共享。因此在實際工作中，需要處理好電子檔案保密與檔案信息公開之間的關系，合理對數(shù)字檔案資源的公開級別進行設定，進一步梳理信息公開和檔案保密之間的界限。積極利用多種技術手段來推進檔案信息共享的步伐?？梢越柚谠贫舜鎯n案信息，并設置具體的訪問權限，在保證檔案信息安全的基礎上，提升檔案信息共享的程度。在單位內部，在促進檔案管理系統(tǒng)功能優(yōu)化的同時，還要實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的有效銜接，打破各系統(tǒng)之間的技術壁壘，實現(xiàn)檔案信息在單位內部的共享，更好地滿足事業(yè)單位各項工作開展過程中對信息的需求。

2.6 強化電子檔案安全管理

電子檔案的原始性、真實性和準確性對于電子檔案價值的發(fā)揮具有極為重要的意義。因此事業(yè)單位在電子檔案管理工作中，需要打造完善的電子檔案安全網絡，做好網絡風險的防范工作，時刻關注網絡安全問題，打造一個良好的網絡環(huán)境，避免黑客和病毒的入侵。同時還要借助于云加密、數(shù)字簽名、數(shù)字加密等技術來提升檔案管理系統(tǒng)和檔案信息的安全保密層級。并針對檔案信息進行備份，針對數(shù)據(jù)遷移和數(shù)據(jù)轉化進行優(yōu)化，提高防范力度，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的問題。