安 津

（濱州市濱城區(qū)檔案館，山東 濱州 256600）

事業(yè)單位檔案管理過程中，管理機(jī)制比較落后，用紙質(zhì)版檔案弊端過多，紙質(zhì)檔案逐漸被社會(huì)所淘汰，已經(jīng)不適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展。在我國科學(xué)信息技術(shù)大力發(fā)展，在大數(shù)據(jù)的背景下，事業(yè)單位檔案工作已經(jīng)呈現(xiàn)電子化管理，給事業(yè)單位工作帶來了極大的便利，提高了檔案工作的效率，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方法。檔案管理人員要靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理工作，研究大數(shù)據(jù)的內(nèi)容、作用，把大數(shù)據(jù)良好的運(yùn)用到檔案工作中，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)。

1 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案工作的意義

大數(shù)據(jù)匯集了大量信息，利用互聯(lián)網(wǎng)收集數(shù)據(jù)，對(duì)無數(shù)信息進(jìn)行資源整合，存儲(chǔ)信息量巨大。數(shù)據(jù)的內(nèi)容的呈現(xiàn)以視頻、圖片、音頻等多種形式，處理數(shù)據(jù)飛快，能夠提高使用者的工作效率，同時(shí)也能保證信息的真實(shí)性和安全性。在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的過程中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)逐步完善，對(duì)大數(shù)據(jù)的運(yùn)行要求越來越高，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)普及到社會(huì)中的各個(gè)角落，踧踖年社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)行業(yè)應(yīng)用大數(shù)據(jù)產(chǎn)生了很大的改變與進(jìn)步，效果顯著。事業(yè)單位應(yīng)用大數(shù)據(jù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠提高檔案管理的工作效果，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，避免了人力物力財(cái)力的支出，把檔案管理工作做得更加完善高效，檔案使用起來也很方便，利于查找。想要發(fā)揮出檔案的優(yōu)勢(shì)和作用，幫助工作人員完成檔案管理工作，事業(yè)單位就要進(jìn)行對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，更好的迎合檔案管理模式的發(fā)展趨勢(shì)，利于其他職工更好的使用檔案。

2 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案工作的問題

1）檔案管理系統(tǒng)不夠安全。事業(yè)單位運(yùn)用大數(shù)據(jù)模式能為檔案管理工作帶來積極作用，帶來積極作用的同時(shí)，也會(huì)帶來不安全性和風(fēng)險(xiǎn)性。在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)大力發(fā)展的過程中，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行非法的數(shù)不勝數(shù)，盜取個(gè)人信息進(jìn)行買賣的事情也有很多。雖然我國有一些措施來阻止非法人員破壞網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，但是方法還不夠有效，仍有少量網(wǎng)絡(luò)非法分子侵襲網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部，給檔案管理人員的工作帶來損害，計(jì)算機(jī)病毒在檔案管理系統(tǒng)中也會(huì)時(shí)常發(fā)生。在事業(yè)單位檔案管理中，怎樣在大數(shù)據(jù)背景下，保障檔案系統(tǒng)的安全是我們需要研究的問題。

2）缺乏有效檔案管理制度。事業(yè)單位檔案管理過程中，沒有制定完善的管理制度，檔案管理人員在工作時(shí)沒有參照的工作規(guī)章制度，導(dǎo)致做的工作沒有約束，隨意性過大，沒有工作目標(biāo)，發(fā)生問題時(shí)相互推脫逃脫責(zé)任的情況嚴(yán)重。另外，事業(yè)單位也處于改革的過程中，工作隨意性增強(qiáng)，沒有確定的制度規(guī)范職工的工作和行為。改革對(duì)事業(yè)單位的全體職工都是一次考驗(yàn)，要完善檔案管理制度，提高檔案管理工作的水平。

3）檔案管理系統(tǒng)缺乏維護(hù)。事業(yè)單位的檔案管理還處于改革、創(chuàng)新階段，一些檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)向大數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)承載了大數(shù)據(jù)，為事業(yè)單位的檔案管理提供了良好方法。在檔案管理的過程中，也出現(xiàn)了很多問題需要解決。比如，監(jiān)管制度缺乏，無法實(shí)行全面管理，檔案管理系統(tǒng)缺乏日常的維護(hù)和檢測(cè)，無法保證系統(tǒng)的安全性，系統(tǒng)檔案質(zhì)量大大降低，這樣的電子化檔案管理方式還不如之前的紙質(zhì)檔案管理牢靠。

3 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案工作創(chuàng)新策略

1）保障檔案管理數(shù)據(jù)的安全。傳統(tǒng)的檔案管理模式，用紙質(zhì)和人工進(jìn)行記錄和保管。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理系統(tǒng)主要利用計(jì)算機(jī)，或者儲(chǔ)存軟件進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。檔案管理工作最重要的就是要保障檔案的安全性和完整性，不讓檔案數(shù)據(jù)發(fā)生丟失和盜取的情況。在數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，事業(yè)單位以計(jì)算機(jī)為依靠，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向電子化檔案管理發(fā)展，成立了電子信息檔案數(shù)據(jù)庫。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性成為工作的重心，在完成紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)變后要對(duì)檔案信息進(jìn)行安全管理，確保檔案的完整性。另外，對(duì)于轉(zhuǎn)變紙質(zhì)檔案的職工來說，務(wù)必要保證檔案的真實(shí)性、可靠性、安全性，避免檔案發(fā)生丟失的情況，高效地完成檔案管理工作。在處理機(jī)密檔案的時(shí)候，還配備相關(guān)的監(jiān)督人員，監(jiān)督人員發(fā)揮自身作用，避免職工出現(xiàn)遺漏或篡改的現(xiàn)象，保證機(jī)密檔案的安全性。在完成紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化后，需要制定完善的檔案管理制度，規(guī)范職工工作行為，提升工作質(zhì)量，確保檔案數(shù)據(jù)在安全和完整的狀況下進(jìn)行查閱和利用。制定的規(guī)章制度，為檔案管理工作提供保障，避免檔案在管理過程中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問題。大數(shù)據(jù)下的檔案信息存儲(chǔ)，沒有防御措施很容易受到病毒的侵蝕或者不法分子的攻擊，因此，要對(duì)檔案系統(tǒng)制定完善的防御系統(tǒng)，保障檔案資料的安全，對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)分類處理，按照檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行歸檔處理。

2）準(zhǔn)確查找檔案信息。事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)化工作不像互聯(lián)網(wǎng)公司那樣專業(yè)，因此，在大數(shù)據(jù)背景下的電子化檔案管理工作會(huì)出現(xiàn)一些問題需要改正，檔案管理人員要記錄好檔案數(shù)據(jù)信息，發(fā)生偏差及時(shí)調(diào)整，制定完善的檔案使用的規(guī)則，提高工作方法。電子化檔案管理的過程中，電子信息化的檔案管理比傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理更具有優(yōu)勢(shì)，更加方便利于查找，在很短的時(shí)間內(nèi)，就能完成檔案的收集、錄入、分類、查詢等工作，提高檔案管理工作的效率，合理利用檔案資料，準(zhǔn)確搜索相關(guān)信息。比如，在檔案管理系統(tǒng)中搜索數(shù)據(jù)的關(guān)鍵詞就可以很快的顯示出需要查找的資料，很大程度上提高了檔案工作的效率。對(duì)比傳統(tǒng)的檔案資料搜索，就需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力在成千上萬的數(shù)據(jù)資料中大海撈針，降低了查找檔案的效果。電子化信息檔案，除了填入文字內(nèi)容外，還能加入圖片和音頻，豐富了檔案的內(nèi)容，利于人們的理解和使用，體現(xiàn)當(dāng)時(shí)的事件過程。

3）加強(qiáng)檔案管理服務(wù)。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作相比于傳統(tǒng)管理方式更加高效、便捷，檔案管理是為人們提供數(shù)據(jù)服務(wù)的，事業(yè)單位要提升職工的服務(wù)水平，需要增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新意識(shí)對(duì)于檔案管理工作很重要，能夠提升檔案管理工作的質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案管理人員需要具備大數(shù)據(jù)的工作思維，管理模式上創(chuàng)新發(fā)展。從檔案查找者的角度進(jìn)行考慮，當(dāng)查找者想要查詢檔案信息時(shí)，需要通過搜索欄進(jìn)行搜索，搜索的結(jié)果準(zhǔn)確與否，體現(xiàn)了檔案管理工作的質(zhì)量。因此，在檔案管理服務(wù)過程中，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，縮短使用者的查找時(shí)間，提高系統(tǒng)服務(wù)功能。當(dāng)前事業(yè)單位檔案具有大量信息存儲(chǔ)，想要幫助使用者快速查找信息，就要對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，對(duì)搜索的信息進(jìn)行精準(zhǔn)呈現(xiàn)，保證數(shù)據(jù)搜索的準(zhǔn)確性和完整性，讓使用者更快、準(zhǔn)確地找到需要的信息。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，相比于傳統(tǒng)檔案管理，電子化檔案管理更能提高檔案管理的工作效率，減少使用者搜索資料的時(shí)間。檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方法，保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。