林碧源

（海南西部中心醫(yī)院，海南 儋州 571700）

在醫(yī)院發(fā)展過程中，會積累大量、類型繁多、各種載體的文書檔案，是醫(yī)療產(chǎn)業(yè)發(fā)展、科研創(chuàng)新、黨建、行政管理等各個(gè)領(lǐng)域的重要依據(jù)，更是醫(yī)治病人以及提升醫(yī)療服務(wù)的重要基礎(chǔ)，可為醫(yī)院管理層做出正確的指導(dǎo)以及決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)?？梢?，文書檔案非常重要，而提升文書檔案的管理效率以及利用率將更加重要。信息化時(shí)代背景下，對三甲醫(yī)院文書檔案管理提出更高的要求，檔案電子化管理模式是必然趨勢，將有利于滿足醫(yī)院發(fā)展的各項(xiàng)需求。基于此，研究三甲醫(yī)院文書檔案電子化管理模式具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

1 三甲醫(yī)院文書檔案電子化管理的意義

1）有利于提升檔案管理的效率與質(zhì)量。文書檔案電子化管理是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，通過構(gòu)建以及完善檔案數(shù)據(jù)管理平臺，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案自動(dòng)化生成、歸檔、管理等目標(biāo)。與傳統(tǒng)管理模式相對比來講，文化檔案電子化管理模式全面減少了紙張文檔操作程度，所有檔案管理依托信息化管理系統(tǒng)完成，非常有利于提升檔案管理的效率以及質(zhì)量，可以為醫(yī)院各個(gè)部門以及科室工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。2）讓信息共享更加便捷。文書檔案電子化管理模式，是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、軟件系統(tǒng)以及基礎(chǔ)設(shè)備為依據(jù)，對原本的紙質(zhì)文檔進(jìn)行電子化文獻(xiàn)信息的轉(zhuǎn)化。電子文獻(xiàn)信息庫及相關(guān)功能日益完善，只需通過“關(guān)鍵字”等方式完成檢索、查詢；同時(shí)，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案信息共享，全面突破文書檔案管理的時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域管理[1]。3）有利于提升文件保存的穩(wěn)定性。紙質(zhì)文書檔案會受到氧化劑、高濕、高溫等各種因素的影響，所以保存壽命比較低，而且在應(yīng)用過程中，也比較容易出現(xiàn)損壞、丟失等情況，從而影響到檔案的應(yīng)用價(jià)值。文書檔案電子化管理，可將紙質(zhì)檔案電子化，而且可以根據(jù)儲存于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、U盤、光盤、磁盤等載體，加上及時(shí)更新以及備份，可充分提升文件保存的穩(wěn)定性；同時(shí)，在使用過程中，電子信息也可以實(shí)現(xiàn)快速存儲、傳輸以及讀取，可有效避免以及降低檔案損壞帶來的不良影響。4）有利于提升文件傳遞速度。傳統(tǒng)管理模式下，文書檔案信息傳遞受到距離長短影響比較大，而且會給檔案存檔、檢索以及應(yīng)用等方面造成一定的不便。文書檔案電子化管理之后，依托互聯(lián)網(wǎng)渠道，可以快速進(jìn)行傳輸，而且整個(gè)過程中可以進(jìn)行加密傳輸，不僅能夠提升傳遞速度，而且安全也有更大的保障。

2 三甲醫(yī)院文書檔案電子化管理模式

1）對檔案管理體系進(jìn)行完善。三甲醫(yī)院文書檔案電子化管理體系可以從這些方面進(jìn)行完善：第一，構(gòu)建并完善檔案管理制度。三甲醫(yī)院可以按照《檔案法》、《保密法》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)以及相關(guān)要求，并結(jié)合醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求以及特點(diǎn)，進(jìn)而構(gòu)建并完善三甲醫(yī)院文書檔案電子化管理相關(guān)規(guī)章制度，且必須要求各項(xiàng)工作嚴(yán)格按照規(guī)章制度落實(shí)，可為有效管理打下一定的基礎(chǔ)。第二，合理配置檔案管理人員。隨著三甲醫(yī)院文書檔案電子化管理實(shí)施，對于檔案管理人員的專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)提出了較高的要求，因此醫(yī)院應(yīng)當(dāng)做好人才招聘、培訓(xùn)、儲備，盡量為檔案管理崗位配置專業(yè)化、復(fù)合型人才，從而為后續(xù)管理奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。2）提升投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施。第一，從三甲醫(yī)院文書檔案電子化管理現(xiàn)狀來看，電子化、信息化程度還有待提升，這就需要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層引起重視，轉(zhuǎn)變發(fā)展思維，堅(jiān)持以問題與需求為導(dǎo)向，對三甲醫(yī)院文書檔案電子化管理做好頂層規(guī)劃，以此為基礎(chǔ)，進(jìn)一步提升人力、物力以及精力等方面的投入力度，有利于在醫(yī)院內(nèi)部營造良好的文書檔案電子化管理氛圍，讓醫(yī)院上上下下都能引起重視，并全面支持電子化管理。第二，加強(qiáng)資料收集，完善檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而為文書檔案的管理以及應(yīng)用提供更大的便捷。為了能夠保障文書檔案電子化管理的穩(wěn)定運(yùn)行，需要結(jié)合實(shí)際需求配置對應(yīng)的硬件設(shè)施，從而滿足聲像檔案、電子檔案、電子目錄的安全存儲。配置高清掃描儀，可充分滿足紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理需求；借助大型的復(fù)印機(jī)，可以充分服務(wù)檔案的查詢與利用，將能夠提升檔案的利用效率。此外，隨著醫(yī)院檔案信息資料的增多，信息化設(shè)備應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際需求而及時(shí)更新，盡量配置先進(jìn)、完備的現(xiàn)代化信息辦公設(shè)備，這樣才能為推動(dòng)醫(yī)院檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。3）對管理媒介進(jìn)行及時(shí)升級。文書檔案電子化管理過程中涉及各種媒介，因此需要根據(jù)三甲醫(yī)院文書檔案電子化管理的實(shí)際需求，對媒介系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)升級。第一，落實(shí)文書檔案數(shù)據(jù)的升級以及管理，建議通過SQL Server架構(gòu)保密等級不同的數(shù)據(jù)庫，然后完成編號，這樣就可以實(shí)現(xiàn)對不同保密等級數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)管理，相關(guān)使用者必須要有對應(yīng)的權(quán)限才能查閱相關(guān)的資料。第二，及時(shí)升級服務(wù)器。隨著醫(yī)院的各項(xiàng)事務(wù)的運(yùn)行，檔案信息數(shù)量將會日益增多；同時(shí)，考慮到不同部門不同科室文書檔案類型以及查詢頻率不同，為了滿足提升系統(tǒng)運(yùn)行效率，可以將虛擬服務(wù)器以及物理服務(wù)器進(jìn)行整合，簡單來講，虛擬服務(wù)器主要對查閱頻率比較高的檔案信息進(jìn)行針對性負(fù)責(zé)，而物理服務(wù)器主要對查閱頻率比較低、等級比較高的檔案信息進(jìn)行負(fù)責(zé)保護(hù)，兩個(gè)服務(wù)器的合理結(jié)合，將可以充分提升文書檔案信息的使用效率。第三，三甲醫(yī)院還可以探索以及完善“兩微一端”新媒體平臺，可以為電子文書檔案的查詢利用提供更大的便利，可滿足部分檔案的查閱需求，有利于提升檔案的利用率。4）落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)評估，做好數(shù)據(jù)備份。三甲醫(yī)院文書檔案電子化管理過程中，安全問題必須引起高度重視，唯有在保障安全的基礎(chǔ)上，才能進(jìn)一步發(fā)揮醫(yī)院文書檔案的價(jià)值。做好三甲醫(yī)院文書檔案電子化安全管理，可以從這些方面入手：第一，結(jié)合三甲醫(yī)院文書檔案電子化管理的特點(diǎn)與需求，對建設(shè)、應(yīng)用等過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評估，并確定安全標(biāo)準(zhǔn)，具體包括文書檔案數(shù)字化處理、檔案信息安全保管、數(shù)據(jù)信息管理、使用與備份等，其中需要注意的是，隨著檔案信息的開發(fā)共享，相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)將可能日益增大，因此需要高度重視這些領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)，做好評估以及應(yīng)急措施制定，將能夠有效應(yīng)對各種問題。第二，做好備份工作。文書檔案電子化管理模式具有高密度的特點(diǎn)，也就是說一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)存，或者是一個(gè)儲存載體，例如，U盤、光盤等之中，可能會存儲大量的檔案信息，一旦載體出現(xiàn)問題，又或者是遭遇病毒攻擊等，可能會導(dǎo)致信息丟失、損壞，從而影響到后續(xù)使用。因此，必須要做好信息備份，可以構(gòu)建備份機(jī)制，使備份責(zé)任明確，有利于做好及時(shí)備份[3]。

3 結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段對三甲醫(yī)院檔案管理提出了更高要求，尤其是隨著醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的運(yùn)作，其檔案信息量將會日益增多，傳統(tǒng)管理模式難以滿足實(shí)際需求，文書檔案電子化管理將是必然趨勢，但是必須結(jié)合醫(yī)院實(shí)際需求不斷完善與優(yōu)化，不能只建設(shè)不發(fā)展，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)日益更新，如果不將先進(jìn)的信息技術(shù)快速引進(jìn)到檔案管理中來，那么依然可能出現(xiàn)管理無法滿足服務(wù)的情況。因此，未來應(yīng)當(dāng)結(jié)合三甲醫(yī)院文書檔案管理的實(shí)際需求不斷完善，從而發(fā)揮檔案的價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。