胡彬彬

（國(guó)網(wǎng)浙江省電力有限公司建設(shè)分公司，浙江 杭州 310005）

電力工程檔案的管理工作是其工程建設(shè)的真實(shí)記錄和工作的具體反應(yīng)，同時(shí)也是其工程建設(shè)驗(yàn)收的必要條件。電力工程檔案的管理是其科技信息的詳細(xì)資料記載，這對(duì)于整個(gè)電力系統(tǒng)的運(yùn)行和管理都有著重要的指導(dǎo)意義。如果電力工程檔案的管理工作對(duì)于其信息和規(guī)范化的程度更高，那么這就可以對(duì)以后的電力運(yùn)維工作起到一個(gè)良好的引導(dǎo)和促進(jìn)作用。從另一層面來(lái)看，如果不能夠做好這方面的工作管理，那么這就會(huì)給電力檔案管理工作形成很大弊端，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)造成一些巨大經(jīng)濟(jì)損失?；谶@樣的考慮，做好電力檔案管理的工作是十分必要且有意義的，必須引起足夠的重視。在多年的電力工程檔案管理實(shí)踐中，根據(jù)筆者的具體經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)這其中還有一些問題存在應(yīng)及時(shí)改進(jìn)，以此來(lái)確保電力企業(yè)檔案管理工作順利開展并取得更好效果，本文對(duì)此展開了相應(yīng)的介紹。

1 電力工程檔案管理尚存問題

1）電力檔案管理尚存不規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)不一的現(xiàn)象，檔案的統(tǒng)一規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)管理是檔案內(nèi)容完整管理的重要方法之一，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案能夠得到現(xiàn)代化管控的重要前提及基本。做好檔案的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以為檔案的管理提供更加良好的應(yīng)用體系和環(huán)境，同時(shí)還可以提升對(duì)于檔案資料的系統(tǒng)歸檔、檢索借用及完整歸還的工作效率，充分發(fā)揮檔案在信息方面的共享優(yōu)點(diǎn)。針對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作的形式來(lái)看，如果能夠在標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)中做到檔案管理的有章可循，就可以在檔案管理工作的每一個(gè)層次都按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)文件來(lái)執(zhí)行工作，這對(duì)于系統(tǒng)檔案管理具有十分重要意義。具體上來(lái)講，工程一旦明確立項(xiàng)和工期，檔案管理部門就應(yīng)開展工程資料的信息跟蹤，并且主動(dòng)向相應(yīng)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行信息聯(lián)系。通過將檔案的管理辦法細(xì)則分發(fā)到每一個(gè)工程人員的手中，由這部分工程人員來(lái)協(xié)助和調(diào)動(dòng)工作內(nèi)容和檔案信息的收集。對(duì)于這樣的流程方式顯然是更具科學(xué)和流暢的。但是在一些小問題的表現(xiàn)上，由于工程人員對(duì)于資料的記載方法有不同的習(xí)慣，因此，對(duì)于同一個(gè)信息資料而言就有不同的記載效果。對(duì)于這種不規(guī)范的形象，在檔案管理的工作過程中是很普遍的。因?yàn)檫@些工作管理的不規(guī)范，其嚴(yán)重的阻礙了對(duì)于計(jì)算機(jī)在檢索檔案信息方面的效率，這顯然是有待改進(jìn)的。

2）過去較多工程檔案工作不注重聲像視頻資料收集，檔案歸檔只注重?cái)?shù)據(jù)信息資料的收集和保存，而對(duì)于聲像視頻的資料記載較輕視忽略。而實(shí)際工程過程中，聲像視頻的檔案資料具有生動(dòng)形象地展示功能，同時(shí)也具有應(yīng)用方便多人同時(shí)共享該信息的特點(diǎn)，并且也能夠更加精確反映歷史信息的本來(lái)面貌。但由于傳統(tǒng)的思維方式和工作制度的制約，使得很多的電力工程單位盡管配備了相應(yīng)的視頻或聲像記載設(shè)備，但在基本沒有起到檔案應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。在一部分工程人員的觀點(diǎn)上，上級(jí)部門所檢查的資料是文字格式，那么他們就把文字資料進(jìn)行相應(yīng)的整理以及保存，同時(shí)也把相應(yīng)關(guān)聯(lián)資料的記載歸檔的較完整。但是在實(shí)際的電力工程過程中，工程的開展所形成的視頻、照片以及聲音都是檔案資料，在記載時(shí)必須將這部分資料納入實(shí)時(shí)的采集和跟蹤。由于這部分工程人員對(duì)于視頻聲像資料的記載不完全，使得很多很重要的檔案信息處于流失的狀態(tài)，最終使得單位的檔案管理資料不完整。與此同時(shí)，盡管有些單位注重了對(duì)于視頻聲像的采集工作，但是由于其對(duì)于這部分檔案資料的開發(fā)以及使用也不太重視，這樣也使得這部分的檔案資料沒有對(duì)其價(jià)值進(jìn)行充分的體現(xiàn)。

2 檔案管理的改進(jìn)策略

1）規(guī)范電力檔案的管理制度以及標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理工作必須按照相應(yīng)的檔案法則以及整理規(guī)則來(lái)進(jìn)行。在進(jìn)行相應(yīng)的檔案資料歸檔作業(yè)時(shí)，工作人員必須完整且準(zhǔn)確地對(duì)檔案信息進(jìn)行記載和保存，從本質(zhì)上來(lái)全面反映電力工程檔案資料記載的全部過程。在檔案資料的輸出過程中，必須明確其輸出的質(zhì)量能達(dá)到國(guó)家的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)在進(jìn)行保存時(shí)也必須加以備注與說(shuō)明。

2）要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程聲像視頻檔案管理意識(shí)，首先需要領(lǐng)導(dǎo)干部先轉(zhuǎn)變觀念，要從傳統(tǒng)的檔案管理模式中跳出來(lái)，摒棄固化的思維方式，全面加強(qiáng)對(duì)聲像視頻檔案的歸檔、保護(hù)和利用工作的重視。在資金投入、人員配備等方面給予全力支持。制定相應(yīng)的制度，把聲像視頻檔案的收集與利用列入管理與檢查的內(nèi)容當(dāng)中，以強(qiáng)化檔案管理人員與電力工程人員對(duì)聲像視頻檔案的重視，要求電力工程人員在整個(gè)電力工程的實(shí)施過程中，全程收集聲像視頻資料，對(duì)于移交聲像視頻檔案也有嚴(yán)格的制度，避免聲像視頻檔案的流失。對(duì)于聲像檔案的保管、借用、開發(fā)、利用，都有嚴(yán)密的規(guī)定，避免光線、磁場(chǎng)等對(duì)聲像視頻檔案的影響，備份方式多樣，確保聲像視頻檔案的安全。對(duì)長(zhǎng)期保存且不常用的磁帶、軟盤等要采取定期倒帶檢查、及時(shí)修復(fù)和復(fù)制，或刻錄光盤多套保存等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

3）制定信息化計(jì)劃和方案著手加強(qiáng)改變計(jì)算機(jī)信息化管理，根據(jù)具體情況選用具有較強(qiáng)實(shí)力并具有豐富經(jīng)驗(yàn)的計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)電力企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)軟件，同時(shí)要更新一批設(shè)備，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件與硬件的建設(shè)。建立電力系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，使電力檔案資料實(shí)現(xiàn)資源共享，便于本行業(yè)本系統(tǒng)的充分開發(fā)與利用，促進(jìn)電力建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

通過對(duì)以上分析總結(jié)可以知道，電力檔案管理工作雖然有其傳統(tǒng)且固化的管理模式，但這些管理方法在實(shí)際工程中仍然不全能與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理作業(yè)必須緊跟工程發(fā)展的特點(diǎn)，必須嚴(yán)格按照相應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和制度來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)大力應(yīng)用經(jīng)濟(jì)技術(shù)發(fā)展優(yōu)勢(shì)加強(qiáng)提升聲像視頻檔案管理的管理意識(shí)，以此來(lái)全面增進(jìn)我國(guó)電力工程檔案管理水平，通過這樣確保電力工程全過程詳盡完整工程質(zhì)量安全可溯。