范興惠

（哈爾濱地鐵集團有限公司運營分公司，黑龍江 哈爾濱 150050）

隨著社會的發(fā)展和檔案信息的建設，檔案管理在人力資源的開發(fā)和利用中發(fā)揮著越來越重要的作用，但是我國檔案管理仍然存在許多問題。建立健全的，系統(tǒng)的檔案管理體系是檔案管理標準化和創(chuàng)新策略時首先要考慮的問題。

1 信息資源共享與檔案資源利用現(xiàn)狀分析

1.1 共享信息資源的含義

信息資源共享的概念最早出現(xiàn)在圖書館情報工作領域。這是指在“自愿，平等，互惠”的基礎上建立圖書館之間以及圖書館與其他相關機構之間的關系。通過不同的技術以及方法進行協(xié)調，以共同揭示，構建和利用信息資源，從而最好地滿足信息資源的需求。

1.2 檔案信息資源的當前使用

1）文件被復制。檔案復制是當前檔案信息資源管理時較常見的問題之一。由于缺少相應的管理體系，因此某些單位經常在歸檔過程中單個地或重復地歸檔。這將復制檔案存儲，占用檔案資源的空間，當檢查、查看和使用檔案時不便。

2）該文件是“獨立的”。公共機構的存檔信息長期以來一直是“獨立的”，缺乏與行業(yè)中其他部門或上級部門的互聯(lián)機制，并且很少與社會共享。特別是在傳統(tǒng)觀念的影響下，一些檔案館管理人員說，檔案館信息資源是高質量和獨特的資源，沒有社會共享的基礎，只能與公眾共享檔案館的信息資源。另外，檔案部門與外界之間的交流總是相對較小，并且明顯缺乏足夠的資金和資源支持，這是檔案管理發(fā)展的主要障礙。

3）未實施文件安全管理。一些公共機構現(xiàn)有的文件管理體系無法滿足社會福利和信息安全的需求。某些原始存檔資源尚未經過特殊處理，很有可能在借用過程中損壞存檔。如果某些電子檔案未得到安全處理，則存在非法使用的風險，導致管理檔案的安全性較低。此外，由于某些體系的缺陷，檔案管理員的權限分配未劃分為多個級別，從而為所有檔案管理員提供了相同的權限，并存在泄露文件信息的風險。

2 共享企業(yè)檔案信息資源

2.1 加快企業(yè)信息化進程的重要途徑

企業(yè)的信息技術水平對企業(yè)在市場競爭中的地位具有決定性的影響，而企業(yè)文件信息資源的共享是各種具有生產，運營和維護所形成的保存價值的文件。

2.2 促進國內對企業(yè)檔案管理發(fā)展的需求

企業(yè)文件管理不僅是積累企業(yè)信息的重要途徑，也是實現(xiàn)企業(yè)文件信息資源共享的重要手段。其中，企業(yè)歸檔工作發(fā)展的內部需求體現(xiàn)在三個主要方面。首先，如果信息資源不到位，企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略將對管理產生重大影響。從長遠來看，這是企業(yè)長期發(fā)展的基礎。其次，要建立健全的管理體系。隨著企業(yè)的發(fā)展。這將有助于企業(yè)的未來管理和查詢，實施有效的誠信風險度量標準，從而為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎。最后，在企業(yè)的內部控制方面，企業(yè)將提高運營效率。在運營和管理文檔方面，信息技術在企業(yè)文件資源管理中的應用最終可以實現(xiàn)企業(yè)文件信息資源的共享。

3 檔案管理建設中實現(xiàn)資源共享的重要意義

3.1 有助于提高文件效率

文件信息資源共享解決了相關部門之間的多次歸檔和重復歸檔問題。通過資源共享平臺，文件管理器可以清楚地了解文件歸檔和存儲條件并提高文件效率。同時，共享檔案信息資源可以加快檔案審查和借閱方法的速度，還有助于簡化檔案審查和借閱人的工作，從而節(jié)省時間和精力。

3.2 有助于改善文件管理服務功能

存檔部門的一個基本屬性是服務部門，這是人們提供存檔信息資源服務的聯(lián)系點。因此，增強共享檔案信息資源的能力可以進一步增強檔案借閱者的服務體驗，并提高工作的滿意度。同時，利用信息技術建立的文件資源共享服務平臺，減少了審批步驟，規(guī)范了文件的流向，為文件的獨特價值和文件管理提供了更大的空間，可以提高服務水平以及文件管理部門的能力。

4 信息資源共享視角下創(chuàng)新檔案管理模式的路徑思考

4.1 加強宣傳教育，樹立分享意識

2016年，司法機關宣布《管理政府信息資源共享的暫行辦法》，呼吁充分發(fā)揮政府信息共享資源在深化改革，轉變職能，創(chuàng)新管理中的重要作用，提高了可靠性，管理效率和服務水平。政府信息還包括一些已存檔的信息資源，這就要求檔案館管理部門要與共享政府信息資源的一般政策配合良好，做好共享檔案信息資源的工作。檔案管理部門加強對檔案負責人的晉升，教育和日常培訓，在檔案管理工作中提高對檔案的認識，明確檔案信息資源共享的目的，意義和范圍。

4.2 完善相關制度，提供組織保障

首先，檔案管理利益相關者放棄了封閉式檔案管理的理念，放棄了“專注于存儲和光利用”檔案管理的方法，并更新和改進了檔案管理的關鍵狀態(tài)和流程規(guī)范。其次，加強文件共享管理的頂層設計，建立文件信息資源共享開發(fā)的技術標準，明確文件資源共享的范圍以及文件管理者和歸檔文件的權限，建立借用關系并保證系統(tǒng)中文件的安全性。

4.3 建立共享中心以增強服務功能

首先，有必要整合檔案信息資源數(shù)據(jù)，并充分利用互聯(lián)網(wǎng)，云計算，大型計算機等最新信息技術和先進科學技術，為建立檔案數(shù)據(jù)信息資源共享中心奠定基礎。其次，組織專家和文件管理者共同設計具有強大可用性的科學合理的共享中心。該過程考慮了檔案管理員和檔案借閱者的需求和習慣，建立了相應的服務體系，有效地實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)信息資源共享中心的最終目標和用戶滿意度。

4.4 多方合作和創(chuàng)新的工作思路

存檔數(shù)據(jù)信息資源共享中心是通過將存檔從“獨立”模式轉換為“共享”模式來實現(xiàn)存檔唯一價值的最佳方法。在此過程中，檔案管理部門會主動采取行動，提出想法，并共同組織工程師來建立，優(yōu)化和改進共享中心平臺系統(tǒng)，并在將來的使用過程中對其進行更新和維護。更重要的是，增強了存檔的安全性，保護的技術管理，例如為2D代碼設置水印和設置權限以正確地處理機密文件和內部文件的安全性。

5 結束語

簡而言之，信息社會的持續(xù)發(fā)展給檔案管理部門帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。從信息資源共享的角度來看，檔案數(shù)據(jù)和信息資源共享將是未來發(fā)展的必然趨勢。此外，有效地利用檔案資源，檔案管理部門充分認識到共享理念的重要性，并加強了檔案部門的理念和技術完善，以使檔案對經濟和社會發(fā)展的價值最大化并發(fā)揮檔案的作用，最終實現(xiàn)信息資源共享的目標。