楊 媛

（湖南省張家界市永定區(qū)人力資源和社會保障局，湖南 張家界 427000）

人社檔案是一種記錄介質(zhì)，可以記錄個人信息，工作，學(xué)術(shù)經(jīng)驗，工作表現(xiàn)，家庭狀況等的所有方面?？梢哉f這是一個相對完整的個人信息存儲庫，可以為企業(yè)和機(jī)構(gòu)提供人才。對晉升起著重要作用。隨著時代的進(jìn)步和發(fā)展，信息化水平不斷提高，人事制度改革不斷加深，人事檔案管理逐漸摒棄了傳統(tǒng)的工作方式，轉(zhuǎn)而采用了現(xiàn)代的信息化管理方法。

1 存在的一些問題

1.1 缺乏足夠的關(guān)注

當(dāng)前，許多單位和組織不夠重視人事檔案管理，缺乏對人力、物力和財務(wù)資源的投資，人事檔案管理具有不完整性，人事檔案管理信息化難以取得長足發(fā)展。

1.2 缺乏專業(yè)人才

目前，在我國大多數(shù)事業(yè)單位中，一些部門的檔案管理人員年齡太大，無法接受專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)質(zhì)量低下，觀念陳舊，專業(yè)水平低，缺乏人事檔案管理的基本原理、知識和流程，不利于檔案管理效率和信息化發(fā)展，給人事管理帶來了很大困難。

1.3 缺乏先進(jìn)的方法

我國許多企事業(yè)單位固步自封，沒有跟上人事檔案管理時代的步伐，依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件設(shè)置和存儲方法，沒有充分利用互聯(lián)網(wǎng)的功能，也沒有建立電子文件檔案和網(wǎng)絡(luò)查詢等方法。

2 在新形勢下建立人社檔案信息管理的必要性

2.1 建立人社檔案管理的現(xiàn)代形式

由于人們的信息時代很強(qiáng)，需要發(fā)現(xiàn)所有信息，因此人社檔案管理的信息化和現(xiàn)代人事檔案管理模式的建立是亟待解決的任務(wù)。只有順應(yīng)時代的步伐，才能將繁重的工作變成靈活的過程。如果提供檔案管理信息，則可以從源頭提高人員檔案管理的效率。

2.2 促進(jìn)人員檔案信息資源共享

信息化可以通過交叉管理和應(yīng)用完全不同的信息來增強(qiáng)相關(guān)性，并將信息轉(zhuǎn)化為商機(jī)。也就是說，在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)形勢下，信息資源已成為重要的戰(zhàn)略資源。通過實施人事信息加密措施，實現(xiàn)人社檔案信息資源共享，實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，為現(xiàn)代化提供服務(wù)，通過科學(xué)管理促進(jìn)人事資源開發(fā)。

3 實現(xiàn)人事檔案管理信息化的措施

3.1 建立管理體系

通過對當(dāng)前人社局管理信息建設(shè)工作的深入分析，可以看出這項工作的開展改變了現(xiàn)有的檔案信息管理模式，并與當(dāng)前相對較快的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)技術(shù)密不可分。當(dāng)前有效的管理模式已轉(zhuǎn)變?yōu)楦行У挠嬎銠C(jī)網(wǎng)絡(luò)管理模式。在相關(guān)工作模式過程中，人社局檔案管理工作過程中也收集檔案信息并進(jìn)行信息整合，信息組織等與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有著相對緊密的關(guān)系，因此在未來的發(fā)展中，公共機(jī)構(gòu)檔案工作是各個方面的工作，應(yīng)更加重視整合工作。著眼于更詳細(xì)的操作，可以在相關(guān)正式檔案處理操作和文件管理操作之間建立相對穩(wěn)定的有機(jī)整體，并提高檔案管理整體操作的技能和效率。

3.2 科學(xué)合理的信息管理系統(tǒng)建設(shè)

一種是將原始的紙質(zhì)檔案盡快轉(zhuǎn)換為電子或數(shù)字文件，并盡可能加快整個轉(zhuǎn)換過程。同時，有必要使用統(tǒng)計方法和原理對數(shù)字或電子文件進(jìn)行分類和存儲。第二是結(jié)合人社局的實際情況，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，開發(fā)有利于自身發(fā)展的人社局檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案信息管理系統(tǒng)與人社局的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫集成。要不時進(jìn)行積極的管理和控制操作，使已收集到的檔案，可以快速及時地更新數(shù)據(jù)，以確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和組織性。此外，云計算和其他技術(shù)可用于更深層次地有效分析和處理存檔數(shù)據(jù)。第三是將動態(tài)管理與水平和垂直分析相集成。在通過縱向時間軸比較分析存檔數(shù)據(jù)時，比較同一行業(yè)中不同部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，然后收集和匯總，通過比較分析獲得信息和數(shù)據(jù)，刪除無用的信息并保留有用的部分，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和準(zhǔn)確的分析，為管理提供科學(xué)依據(jù)。

3.3 嚴(yán)格控制文件信息安全

為了實現(xiàn)人社局檔案工作的規(guī)范化管理，有必要提高人社局檔案的機(jī)密性和安全性，只有在信息和數(shù)據(jù)安全性完善的前提下，才能充分發(fā)揮檔案信息的價值。對于人社局來說，檔案館是其擁有的重要信息資源，公共機(jī)構(gòu)文件信息的丟失或泄漏直接影響公共機(jī)構(gòu)的知識產(chǎn)權(quán)，嚴(yán)重威脅公共機(jī)構(gòu)的利益。檔案信息的安全性非常重要，需要在管理檔案工作中控制好安全性。其中，信息安全管理應(yīng)主要確保用戶在軟件和硬件中存儲、傳輸和使用的歸檔數(shù)據(jù)的可靠性、完整性和有效性，同時禁止未經(jīng)授權(quán)的用戶訪問。良好的公共組織文件信息安全管理包括兩個級別：管理級別和技術(shù)級別。在管理上，加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范和完善人社局檔案工作的規(guī)范化，規(guī)范管理制度和機(jī)制，增強(qiáng)人社局檔案工作的重要性和基礎(chǔ)性宣傳，提高全體職工檔案意識和責(zé)任意識。采取有效措施，全面加強(qiáng)檔案安全管理，提高人社局檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，理論知識和綜合素質(zhì)。在技術(shù)層面上，嚴(yán)格防止病毒破壞信息系統(tǒng)，加強(qiáng)對軟件和硬件系統(tǒng)的監(jiān)視和管理，并實施定期掃描和定期病毒掃描以及查殺措施，以確保文件信息管理的安全穩(wěn)定運(yùn)行。同時，有必要額外使用物理和網(wǎng)絡(luò)有效的手段來建立分層密碼，定期更改核心密碼，建立符合系統(tǒng)要求的安全策略以及建立保護(hù)存檔信息的框架。

4 結(jié)語

簡而言之，檔案管理的未來發(fā)展趨勢是檔案管理信息的電子化，但是檔案管理信息的建設(shè)將是耗時、系統(tǒng)和高度復(fù)雜的工作。當(dāng)然，檔案管理人員必須積極參與，與單位中的其他人員積極合作。在信息化建設(shè)中，要強(qiáng)調(diào)檔案管理部門的問題，及時采取針對性措施，并提倡文件管理部門盡快實現(xiàn)人社檔案管理信息化，對快速的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出更好的反應(yīng)。