宋家為

（蘭陵縣民政局，山東 臨沂 277700）

1 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 人員整體素質(zhì)不高

行政事業(yè)單位檔案管理人員知識(shí)以及理念更新的速度滯后于信息化推進(jìn)的速度，個(gè)人專(zhuān)業(yè)素質(zhì)無(wú)法滿足現(xiàn)代檔案管理需求。數(shù)字化檔案管理與人工管理相比有較大差異，但是行政事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)工作內(nèi)容的認(rèn)識(shí)缺乏，在信息化背景下仍沿用傳統(tǒng)工作模式實(shí)施管理，致使工作質(zhì)量以及工作效率遲遲得不到有效提升。不僅如此，社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)使得行政事業(yè)單位檔案信息猛增，人員對(duì)于檔案信息的使用頻率也越來(lái)越高，但是部分相關(guān)工作人員服務(wù)意識(shí)缺乏，不主動(dòng)詢問(wèn)辦事群眾的需求，甚至不時(shí)出現(xiàn)沖突、誤會(huì)等，嚴(yán)重影響了工作質(zhì)量。另外，事業(yè)單位內(nèi)部擁有計(jì)算機(jī)能力的專(zhuān)業(yè)技術(shù)性人才嚴(yán)重缺乏，在很大程度上阻礙了檔案管理向數(shù)字化發(fā)展。

1.2 檔案管理機(jī)制不完善

現(xiàn)階段，大多數(shù)行政事業(yè)單位的檔案管理工作的開(kāi)展都未有效結(jié)合大數(shù)據(jù)的發(fā)展?fàn)顩r，也沒(méi)有構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制。由于長(zhǎng)期缺乏對(duì)檔案管理工作的重視度，即便是檔案管理人員也沒(méi)有真正意識(shí)到檔案管理信息化的重要性。再加上行政事業(yè)單位的檔案管理工作本身較為枯燥，在沒(méi)有足夠重視的狀況下，檔案管理人員很難集中精力于日常的檔案管理活動(dòng)中，這不利于檔案管理的信息化發(fā)展，從而造成整體的信息化水平非常低。雖然一部分行政事業(yè)單位已經(jīng)針對(duì)檔案管理機(jī)制的不足之處進(jìn)行了完善，但并未充分結(jié)合實(shí)際的檔案管理狀況，許多機(jī)制缺乏實(shí)用性，檔案管理人員也沒(méi)有嚴(yán)格按照制定的機(jī)制完成日常的檔案管理工作，從而嚴(yán)重影響了檔案管理信息化的發(fā)展。

1.3 檔案開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題較多

在大數(shù)據(jù)背景下，行政事業(yè)單位許多檔案管理工作的開(kāi)展都需要依賴計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)。檔案管理信息化發(fā)展不僅能夠給檔案管理人員的工作開(kāi)展提供更多便利，也有助于檔案資料的深層次開(kāi)發(fā)與應(yīng)用。但網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境本身存在諸多安全影響因素，一旦計(jì)算機(jī)硬盤(pán)出現(xiàn)故障，便會(huì)給檔案信息的安全性帶來(lái)影響，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)缺失的情況。同時(shí)，現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案信息應(yīng)用水平尚需要提升，許多檔案管理部門(mén)依舊習(xí)慣于采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，對(duì)信息化檔案管理手段則沒(méi)有太多關(guān)注。

2 加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案信息化管理的策略

2.1 樹(shù)立檔案數(shù)字化管理意識(shí)

行政事業(yè)單位若想實(shí)現(xiàn)檔案管理向數(shù)字化邁進(jìn)，首先需要做的是轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作觀念，樹(shù)立數(shù)字化管理意識(shí)，進(jìn)而使其自主學(xué)習(xí)相關(guān)新知識(shí)，提升數(shù)字化管理技能。觀念是指導(dǎo)行為的重要因素，只有切實(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念，才可能最終實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。另外，事業(yè)單位還要制定出與之相適的、符合自身發(fā)展需求的、系統(tǒng)化的數(shù)字檔案管理模式，同時(shí)也要將檔案利用機(jī)制、檔案工作機(jī)制、檔案安全機(jī)制以及檔案保密機(jī)制的制定和實(shí)施納入規(guī)劃。

2.2 提高檔案管理的信息化水平

在大數(shù)據(jù)背景下，行政事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著更多的挑戰(zhàn)。為了合理應(yīng)對(duì)新時(shí)期的各種挑戰(zhàn)，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的合理應(yīng)用，全面優(yōu)化信息化檔案管理流程，推動(dòng)檔案管理與信息技術(shù)的一體化發(fā)展。由于檔案管理的信息化需要有良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，因而行政事業(yè)單位還需要對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，要求檔案管理人員掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，并且熟練運(yùn)用各種信息化檔案管理設(shè)施，從而真正提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。此外，互聯(lián)網(wǎng)本身是檔案管理信息化的核心所在，行政事業(yè)單位還要推動(dòng)辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合，確保所有檔案資料與信息都能實(shí)現(xiàn)快速傳遞與分享，實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值。

2.3 加強(qiáng)電子檔案的開(kāi)發(fā)建設(shè)，提高電子檔案的共享程度

電子檔案的安全保護(hù)的目的，就是開(kāi)發(fā)和利用這個(gè)資源寶庫(kù)，讓它為工作服務(wù)和社會(huì)服務(wù)。新時(shí)代社會(huì)的檔案利用意識(shí)已得到很大提高，檔案的使用率和價(jià)值都獲得一定程度的實(shí)現(xiàn)，但人們對(duì)電子檔案使用的熟悉度低，對(duì)網(wǎng)絡(luò)不安全的擔(dān)心，對(duì)檔案資源的價(jià)值缺乏一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，這都在一定程度上阻礙了電子檔案資源的共享，檔案資源存儲(chǔ)空間不足，以至于電子檔案的共享程度，遠(yuǎn)遠(yuǎn)未滿足不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。

針對(duì)這些問(wèn)題，電子檔案的領(lǐng)導(dǎo)和從業(yè)人員，必先牢牢樹(shù)立起開(kāi)發(fā)意識(shí)、利用意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立科學(xué)的電子檔案資源共享理念，把開(kāi)發(fā)利用電子檔案作為一項(xiàng)重大工作來(lái)抓，深入挖掘和開(kāi)發(fā)電子檔案的價(jià)值，從資金投入、軟硬件建設(shè)、引入新技術(shù)入手，創(chuàng)新管理和服務(wù)模式，提升電子檔案管理工作效率。其次，根據(jù)新時(shí)代新?tīng)顩r，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的后續(xù)利用，比如信息共享、數(shù)據(jù)調(diào)查、資料查詢、文件復(fù)制以及數(shù)據(jù)恢復(fù)等，優(yōu)化檔案檢索工作流程，優(yōu)化電子檔案資源的共享內(nèi)容、共享方式。要充分利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高電子數(shù)據(jù)的使用效率和使用價(jià)值：包括建設(shè)內(nèi)部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中心，將單位內(nèi)部財(cái)務(wù)、人事、設(shè)備、后勤、員工等信息資源共享，將歷史檔案、圖書(shū)檔案、影音檔案等專(zhuān)題、專(zhuān)項(xiàng)電子檔案資源共享，同時(shí)將與之相關(guān)的電子信息進(jìn)行授權(quán)查閱、復(fù)制、打印，增強(qiáng)電子檔案界面的愉悅感與可讀性等。如果是歷史檔案、圖書(shū)檔案、影音檔案，還可以從電子檔案的信息化進(jìn)而推進(jìn)到數(shù)字化，不斷完善數(shù)字化檔案資源的特色數(shù)據(jù)庫(kù)，甚至是互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)利用，達(dá)到信息共享的目的，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案資源活化，實(shí)現(xiàn)電子檔案的增值。

2.4 保障數(shù)字化環(huán)境的安全

信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用對(duì)于提升檔案管理有效性、緩解人員工作壓力、減少管理成本等有積極的意義，但是與此同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)大范圍使用帶來(lái)的檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)也不容忽視，檔案存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。行政事業(yè)單位在應(yīng)用數(shù)字化管理模式的同時(shí)，必須將信息安全的維護(hù)作為重要工作內(nèi)容，避免信息泄露以及信息丟失、損壞等情況出現(xiàn)。信息技術(shù)的發(fā)展使得網(wǎng)絡(luò)病毒更新速度加快，為應(yīng)對(duì)這一問(wèn)題，行政事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)自身信息化水平，及時(shí)更新病毒查殺技術(shù)，為檔案信息安全提供保證。為避免出現(xiàn)因系統(tǒng)故障或網(wǎng)絡(luò)漏洞造成的信息遺失，檔案管理人員要提前做好數(shù)據(jù)備份工作，最大限度地減少因網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題帶來(lái)的損失。除此之外，檔案管理部門(mén)可以設(shè)立專(zhuān)門(mén)信息小組，或者同單位信息管理部門(mén)合作，實(shí)時(shí)更新防護(hù)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等，使單位檔案管理保持時(shí)效性和先進(jìn)性。

3 結(jié)論

總而言之，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息技術(shù)成為推動(dòng)檔案管理發(fā)展的核心所在，其能夠提高檔案管理的科學(xué)有效性，也可以逐步轉(zhuǎn)變檔案管理形式。因而行政事業(yè)單位應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極采取現(xiàn)代化檔案管理手段，加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)信息化設(shè)備的科學(xué)運(yùn)用，優(yōu)化檔案管理流程，構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，穩(wěn)步提升事業(yè)單位的檔案管理水平。