毛旭楠

（山東省泰安市城市道路橋梁管理所，山東 泰安 271000）

電子檔案可以通過電子技術(shù)直接進(jìn)行對檔案資源獲取，和紙質(zhì)版檔案相比較，電子檔案省去了打印這一步驟，在很大程度上節(jié)省資源、節(jié)省時間、節(jié)省精力。檔案信息通過電子版進(jìn)行傳遞，表現(xiàn)了檔案的真實(shí)可靠，為使用者提供了便捷，讓管理者對檔案的管理更加方便，節(jié)省了很多存放空間與精力時間。隨著社會的發(fā)展，科技水平的提高，便捷是體現(xiàn)我國科技進(jìn)步的最好方式，是推動科學(xué)進(jìn)步的最好手段。

1 電子檔案的簡介

一般而言，電子檔案指的是國家機(jī)構(gòu)、團(tuán)體社團(tuán)以及個人在處理事務(wù)以及對法定職責(zé)履行期間，擁有憑證、存儲以及考核價值的檔案，可以利用電子的形式保存。相對于傳統(tǒng)的管理檔案方式，電子檔案不僅方便快捷，提升了工作效率和質(zhì)量，伴隨現(xiàn)代科技進(jìn)步，廣泛運(yùn)用了電子信息技術(shù)，電子檔案已經(jīng)運(yùn)用于我們社會的各個層面上，對于很多單位來說，是一種很便捷的方式，這從側(cè)面也反映出了時代發(fā)展的迅速以及我國在信息技術(shù)領(lǐng)域的壯舉，但目前發(fā)展趨勢來看，很多單位并不重視電子檔案的相關(guān)工作，比如說，相關(guān)單位沒有對電子檔案管理的意識，沒有指定相應(yīng)的制度體系，導(dǎo)致了在電子檔案的管理技術(shù)上，相對來說較落后。

2 當(dāng)前電子檔案管理現(xiàn)狀分析

1）長期保存電子檔案的難度相對較高。隨著電子技術(shù)的蓬勃發(fā)展，保存電子檔案也在隨著時代發(fā)展千變?nèi)f化，他的保存方式會隨著社會的進(jìn)步而不斷更替，所以要想長期按照同種方式來保存電子檔案，這對于管理人員來說是一大難題。電子檔案中的數(shù)據(jù)龐大并且更改程度也很麻煩，而且很多單位的電子檔案管理技術(shù)與同時期相比，往往存在落差，跟不上同時期的儲存標(biāo)準(zhǔn)，因此，對于長期保存電子檔案，對很多單位來說都是一個挑戰(zhàn)，在更新?lián)Q代的過程中，很可能因?yàn)槿藶橐蛩鼗蛘咄獠恳蛩貙?dǎo)致原先電子檔案的數(shù)據(jù)受到損害，比如技術(shù)人員的操作不當(dāng)，外部環(huán)境的影響制約等。

2）電子檔案的信息安全風(fēng)險高于紙質(zhì)檔案。信息化時代下，我們的生活中隨處可見科技的身影。首先，從紙質(zhì)檔案的角度進(jìn)行分析，他是通過將重要資料信息整合在紙張上進(jìn)行儲存，長期保存電子檔案的難度相對較高。在當(dāng)今這個飛速發(fā)展的社會中，信息技術(shù)發(fā)展很快，但是同樣他也有雙面性，在給人們帶來便捷的同時，同時也增添了煩惱，比如黑客這種通過電腦技術(shù)來攻破密碼進(jìn)行盜取資料，當(dāng)我們的個人信息被存為電子檔案時，也很容易被一些非法人員竊取，被他人知曉，因此，電子檔案的風(fēng)險性高于紙質(zhì)版，對于這種問題的出現(xiàn)，我們更應(yīng)該加強(qiáng)對電子檔案的管理制度，保存好電子檔案，可以通過設(shè)置一些密碼、對相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、對電子檔案多次備份等多種方式來提高對電子檔案的管理，提高安全性。

3）沒有制定相應(yīng)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)如今，很多單位在對于開展電子檔案管理的相關(guān)工作，并沒有實(shí)施到位，沒有制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案的管理問題并沒有被他們重視。管理電子檔案人員只能按照自己的方式，簡單粗略地對電子檔案進(jìn)行整理，這種現(xiàn)象是普遍存在的，為了避免這些問題，應(yīng)該制定相對于嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理人員的處理方式，對于管理人員要求較高，如果他們對檔案管理的知識、管理規(guī)則、管理步驟了解不夠，那么他們就沒有辦法去理解領(lǐng)悟到長期保存電子檔案的必要性，也無法理解檔案被損害丟失的嚴(yán)重性，我們需要對電子檔案實(shí)行很多方面的處理。

3 制定管理電子檔案的有效措施

1）提升檔案管理人員的專業(yè)水平。為了提升對檔案管理人員的能力培養(yǎng)，應(yīng)該努力加強(qiáng)他們的管理能力，可以將他們集中起來，開展相關(guān)的培訓(xùn)，比如：如何管理單位內(nèi)部的電子檔案？如何提升管理人員的技術(shù)水平？在應(yīng)聘者面試時，應(yīng)該拉高門檻，選擇經(jīng)驗(yàn)比較豐富的檔案管理人員（持證上崗）進(jìn)行擇優(yōu)錄取，對管理人員的多個方面進(jìn)行考核，特別是素質(zhì)方面和知識儲存方面的要求，其次需要邀請相關(guān)的專業(yè)人員來進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)，提高電子檔案管理人員的能力，豐富他們的知識，設(shè)定相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，對人員進(jìn)行管理提拔，監(jiān)督管理部門也應(yīng)該發(fā)揮自己的作用，在此過程中起到監(jiān)督管理的作用，后期需要對培養(yǎng)人員進(jìn)行考核，對于成績不合格的人員進(jìn)行再次培訓(xùn)，最終提高他們的管理技術(shù)水平。

2）加強(qiáng)電子檔案的安全管理。在信息網(wǎng)絡(luò)時代，我們的信息很容易被泄露，我們應(yīng)該在制定關(guān)于泄露檔案資源的相關(guān)法律制度體系，一旦發(fā)現(xiàn)信息泄露，必須嚴(yán)厲地大范圍面積查找。第二，電子檔案管理的內(nèi)容還包括信息設(shè)備安全問題。電子檔案的管理任務(wù)艱巨，我們需要給其匹配相應(yīng)的設(shè)備輔助管理人員進(jìn)行更好地管理，建立電子檔案管理室，相關(guān)單位應(yīng)該定期檢查電子檔案設(shè)備的安全性能，并建立財務(wù)部門，對其設(shè)備進(jìn)行相關(guān)的維修和采購應(yīng)該記入預(yù)算中。管理部門也要幫助其他部門，共同完成對電子檔案的安全管理，保存電子檔案的房間要配置較好的設(shè)備，比如空調(diào)、電腦、消防設(shè)備等，都要按照良好的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行配置安裝。在各個方面都要做到細(xì)節(jié)化，在采集數(shù)據(jù)時，要進(jìn)行多次檢查比對，真正從源頭上做到對電子檔案的管理，只有真正做到電子檔案的認(rèn)真落實(shí)，建立相關(guān)的安全系統(tǒng)，才能更好地服務(wù)社會。

3）完備電子檔案管理的制度體系。電子檔案在很大程度上為管理人員提供了便捷，但是電子檔案的類型存在多種多樣的特點(diǎn)，比如被分為視頻、錄音、圖片、文檔等多種形式，相關(guān)的管理人員可以將這些文件進(jìn)行分類整理，編輯成一些目錄，比如音樂類、錄音類、文字類、圖片類等，這樣對于他們來說，內(nèi)容就不至于過于雜亂，對于電子檔案來說，安全性能不高，我們需要制定相關(guān)的機(jī)制進(jìn)行文件保護(hù)，防止非法人員對其進(jìn)行泄露，制度體系建立后，也能很好地為電子檔案提供相關(guān)的安全保障。加強(qiáng)對電子檔案采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行多次審查，將其中的結(jié)論性文件摘抄在紙質(zhì)上，防止電子檔案的丟失，以及避免由于個人疏忽的原因，將數(shù)據(jù)信息整理錯誤。對于完善電子檔案的管理制度，這要求每一個部門都發(fā)揮出自己的作用，提高安全意識，共同合作，一起完善相對的制度體系。

4）建立共享信息資源平臺。文件最終是要成檔案的格式，其目的是更好地提供方式去利用，這是一個循環(huán)漸進(jìn)的過程，有著不可分割的作用，對于很多自動化軟件來說，應(yīng)該建立共享化平臺，才能更好地體現(xiàn)他們之間的信息化技術(shù)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)、文件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，為了讓電子檔案長期，系統(tǒng)之間只有在相互作用下，才能發(fā)展地更完美，最終實(shí)現(xiàn)輔助運(yùn)行，為制作檔案的人提供便捷，提供更高效果的作用。

4 總結(jié)

隨著時代的發(fā)展，電子檔案的管理事業(yè)已經(jīng)發(fā)揮著很大的作用，對我們產(chǎn)生著很深的影響，各個單位領(lǐng)域中，各個部門應(yīng)該攜手共同履行職責(zé)，為我們的電子檔案作出最大的貢獻(xiàn)，發(fā)揮出最大的效果?，F(xiàn)階段，我們要避免不利因素對電子檔案進(jìn)行破壞，如果遇到緊急情況，我們要立即止損，不能拖拉，要及時修復(fù)相關(guān)的檔案，減少損失，同時，我們更要加強(qiáng)對管理人員的培養(yǎng)訓(xùn)練，制定相應(yīng)的制度體系，跟上時代發(fā)展的步伐，對電子檔案進(jìn)行不斷更新，從而更好地解決了電子檔案的管理問題。