趙 沛

（山東理工職業(yè)學(xué)院，山東 濟(jì)寧 272000）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的高速發(fā)展，人類迎來了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息成為企業(yè)經(jīng)營管理和發(fā)展的重要資源，加強(qiáng)自身的信息搜集和處理能力，是增強(qiáng)企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。企業(yè)檔案管理部門承擔(dān)著記錄、存儲(chǔ)和管理企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中各項(xiàng)信息的職責(zé)，通過對企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新，無疑是提升企業(yè)信息處理能力的最佳途徑。這就要求企業(yè)管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，并積極引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)信息技術(shù)，提升檔案管理效率和水平，為企業(yè)各項(xiàng)決策的制定和實(shí)施提供及時(shí)、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)企業(yè)長足發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的意義

1.1 有助于電子信息檔案管理效率的提升

在大數(shù)據(jù)背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛運(yùn)用到檔案管理中，使得檔案管理的智能化程度得到了極大地提升，很多原本由人工完成的檔案管理工作，目前都可以通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)完成，有效提升了檔案管理的工作效率，并且也可以降低人工操作失誤，保證檔案管理的完整性。

1.2 有助于檔案資料安全性的提升

傳統(tǒng)檔案資料管理主要以紙質(zhì)資料管理為主，在檔案使用和管理的過程中，極易出現(xiàn)丟失、破損等現(xiàn)象，檔案資料的安全性和完整性無法得以保障。而在大數(shù)據(jù)背景下，很多紙質(zhì)檔案資料都有了電子備份，電子信息檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料管理。通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可以對檔案資料進(jìn)行加密處理，增強(qiáng)檔案資料的安全性[1]。同時(shí)在查閱檔案資料時(shí)，也可以通過智能檢索工具進(jìn)行快速定位目標(biāo)檔案，這樣不僅可以提升檔案資料查詢速度，同時(shí)也可以減少其他檔案資料的曝光度，提升檔案資料的安全性。

1.3 方便檔案人員對檔案資料進(jìn)行核查

在傳統(tǒng)檔案資料的核查過程中，檔案工作人員需要完成對所有檔案資料的拆卷、查閱、裝卷等核實(shí)工作，不僅工作量大，并且還極易出錯(cuò)。如果工作人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，還極易出現(xiàn)遺漏、丟失等現(xiàn)象。而在大數(shù)據(jù)背景下，所有的檔案資料都轉(zhuǎn)變成了電子信息檔案，在核查的過程中，檔案管理人員只需要通過搜索就能夠調(diào)閱出相關(guān)的檔案資料及相應(yīng)的使用記錄，工作人員是需要對其進(jìn)行相應(yīng)的修改即可，極大地提升了檔案資料核查工作的效率和質(zhì)量。

2 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理中存在的不足

2.1 管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

目前我國企業(yè)的電子信息檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍偏低，這主要是因?yàn)楹芏鄼n案管理人員都并非專職人員，而是由行政管理人員或其他工作人員兼任，而這些人員不會(huì)將太多的時(shí)間和精力放在電子信息檔案管理工作模式創(chuàng)新的探索中，導(dǎo)致電子信息檔案管理工作進(jìn)度緩慢。另外，部分企業(yè)的電子信息檔案管理人員的學(xué)歷較低，沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理和電子信息化相關(guān)的專業(yè)知識(shí)相對匱乏，對于電子信息技術(shù)的接受能力也相對較差，不能很好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理工作的創(chuàng)新需求。

2.2 檔案管理技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施落后

大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理需要有相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)作為配套支持。但就目前企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀來看，對于檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)的建設(shè)重視程度不夠，對于這方面的投入資金嚴(yán)重不足，電子信息檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)落后，導(dǎo)致電子信息檔案管理工作無法順利開展[2]。另外，電子信息檔案管理需要有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)平臺(tái)作為支撐，但目前大多數(shù)企業(yè)的電子信息檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和利用程度嚴(yán)重不足，沒有發(fā)揮出其真正的作用，進(jìn)而限制了電子信息檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

2.3 缺乏完善的檔案管理制度

目前大多數(shù)企業(yè)電子信息檔案管理中還普遍存在缺乏完善檔案管理制度的問題，導(dǎo)致電子信息檔案管理工作的開展無據(jù)可循、無章可依，收集、整理和存檔等過程缺乏規(guī)范性。但企業(yè)對于這一問題并未引起重視，不注重檔案管理制度的建設(shè)，導(dǎo)致電子信息檔案管理工作存在較大的隨意性，檔案丟失、信息遺漏等問題時(shí)常出現(xiàn)。另外，大多數(shù)企業(yè)也并未建立起適合企業(yè)發(fā)展的檔案評估方式，導(dǎo)致電子信息檔案的利用率較低，檔案管理工作的價(jià)值無法得以充分體現(xiàn)。

3 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新路徑

3.1 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是電子信息檔案管理的主體，他們綜合素質(zhì)對于檔案管理工作水平能夠起到?jīng)Q定性作用。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，熟練掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)和現(xiàn)代檔案管理手段是企業(yè)檔案管理人員必須要具備的一項(xiàng)專業(yè)素養(yǎng)。針對檔案管理人員信息素養(yǎng)偏低的問題，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)加強(qiáng)對這一方面的重視，并通過相應(yīng)培訓(xùn)教育活動(dòng)，從思想和能力上全面提升檔案管理人員的水平[3]。比如，企業(yè)可以定期組織檔案管理人員開展專業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，讓檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，掌握大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)。另外，企業(yè)應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作實(shí)踐中，并不斷挖掘檔案管理技術(shù)，推動(dòng)對檔案管理工作的創(chuàng)新，促使檔案價(jià)值不斷擴(kuò)大。

3.2 加大對檔案管理技術(shù)和設(shè)備的投入力度

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，提升檔案資料的利用價(jià)值是企業(yè)檔案管理中的重要任務(wù)，為了解決傳統(tǒng)檔案管理中檔案資料價(jià)值不足的問題，企業(yè)必須要加強(qiáng)對電子信息檔案管理硬件和軟件等基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，開發(fā)最新的檔案管理軟件程度，使用最先進(jìn)的檔案管理設(shè)備開展檔案管理工作。另外，企業(yè)應(yīng)積極引入具備較強(qiáng)檔案管理專業(yè)能力和信息素養(yǎng)的復(fù)合型專業(yè)人才，為電子信息檔案管理注入新的血液，讓電子檔案管理工作始終保持著先進(jìn)性。只有當(dāng)企業(yè)電子信息檔案管理具備強(qiáng)大的技術(shù)設(shè)備和技術(shù)力量，才能實(shí)現(xiàn)對電子信息檔案資料的深度開發(fā)和利用，并將電子信息檔案資料的價(jià)值最大化。

3.3 建立完善的電子信息檔案管理機(jī)制

在大數(shù)據(jù)背景下，要想保證電子信息檔案管理工作的高效開展，企業(yè)必須要建立完善的檔案管理相關(guān)機(jī)制，讓整個(gè)電子信息檔案管理過程有著統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的有效控制和及時(shí)監(jiān)督，提升檔案管理工作的規(guī)范性和專業(yè)性。首先，企業(yè)應(yīng)對電子信息檔案管理制度進(jìn)行細(xì)化，要求檔案管理人員嚴(yán)格按照檔案收集、整理、存儲(chǔ)、處理、管理、核查等規(guī)范開展電子信息檔案管理工作，保證檔案管理工作的規(guī)范性；其次，企業(yè)應(yīng)建立完善的電子信息檔案管理的考核評價(jià)機(jī)制，設(shè)置相應(yīng)的指標(biāo)，對檔案管理人員的工作進(jìn)行績效考核，以此來激發(fā)檔案工作人員的工作積極性和主動(dòng)性，促使他們不斷提升自身的專業(yè)知識(shí)和能力，并合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案管理方式和手段的創(chuàng)新[4]。再次，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)檔案管理人員的獎(jiǎng)懲制度，對于在工作崗位中表現(xiàn)良好和有突出貢獻(xiàn)的員工，應(yīng)給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神表彰，而對于工作責(zé)任感差、違法規(guī)則的檔案管理人員應(yīng)給予相應(yīng)的處罰，以此來增強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任感。最后，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建完善的檔案信息資料安全管理機(jī)制。這就要求檔案管理人員應(yīng)對檔案資料進(jìn)行分類、分級，并為不同級別的檔案資料設(shè)置不同的權(quán)限，企業(yè)人員可根據(jù)自己的權(quán)限去查詢和使用檔案資料，以此來保證檔案管理數(shù)據(jù)的安全性。

4 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)電子信息檔案管理模式和方法已然無法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。這就要求企業(yè)檔案管理人員應(yīng)樹立與時(shí)俱進(jìn)的管理檔案管理理念，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對電子檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新，促使電子信息檔案管理的效率和質(zhì)量得到不斷提升，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)大助力。