王 露

（山東省單縣公證處，山東 菏澤 274300）

在社會經(jīng)濟和現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，事業(yè)單位加強檔案管理的信息化建設(shè)是迎合時代發(fā)展的必然趨勢，具有深遠(yuǎn)的發(fā)展意義。因此，為滿足社會的發(fā)展需要，事業(yè)單位要充分地發(fā)揮出檔案管理的積極作用，對信息化建設(shè)提出高度的重視，將檔案信息化管理建設(shè)作為日常工作中一項重要的內(nèi)容。從檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和管理水平方面入手，強化檔案管理信息化，實現(xiàn)系統(tǒng)化的安全管理，使事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)有效地開展和實施。本文以事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性入手，結(jié)合實際情況展開闡述，針對提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略進行探討。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位在檔案管理的數(shù)量上比較多，從而導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理工作有一定的難度存在，管理效率難以提升。因此，要在檔案管理過程中加強信息化建設(shè)，積極引進現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作進行完善和優(yōu)化，保障事業(yè)單位檔案管理的整體水平得到一定程度的提升。對于事業(yè)單位而言，信息化管理方式的構(gòu)建就是對檔案進行科學(xué)化、合理化的管理，有效彌補傳統(tǒng)檔案管理工作上的不足和弊端，進一步優(yōu)化和升級事業(yè)單位內(nèi)容的檔案管理系統(tǒng)和體系。同時，事業(yè)單位還可以利用信息化建設(shè)檔案管理形式分類，將復(fù)雜、多樣的檔案利用信息化平臺進行合理歸類、劃分、整合，促使現(xiàn)代化的信息技術(shù)和檔案管理工作實現(xiàn)有機結(jié)合，拓寬檔案管理工作的規(guī)劃路徑。信息化技術(shù)為事業(yè)單位的檔案管理工作開創(chuàng)了新的發(fā)展渠道，為檔案管理增添了創(chuàng)新元素，為檔案管理在新時代環(huán)境下的發(fā)展提供了方向。事業(yè)單位只有在檔案管理在工作中明確信息化建設(shè)的作業(yè)和意義，才能使檔案管理的信息化工作順利開展，提升檔案管理的工作效率?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展不僅為我們的生活和工作提供了便捷，也保障了我們的工作質(zhì)量，事業(yè)單位要想在社會的發(fā)展浪潮中堅定發(fā)展，就要利用信息化的支撐，實現(xiàn)單位和諧發(fā)展，為社會作出積極的貢獻[1]。

2 事業(yè)單位信息化檔案管理的現(xiàn)狀

1）事業(yè)單位檔案管理缺少實用型人才。對于一個企業(yè)的發(fā)展而言，人才是必不可少的第一生產(chǎn)力。檔案管理人員在事業(yè)單位的檔案管理工作中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，占據(jù)著重要的地位。工作人員的個人管理水平和工作能力是影響檔案管理工作進度和效率的主要因素，只有強化了檔案管理工作的相關(guān)人員，才是從根本上對檔案管理工作的改革。信息化建設(shè)要求管理人員有良好的信息化水平作為支撐，熟練掌握信息技術(shù)的操作的方式，發(fā)揮出自身的管理優(yōu)勢。但是，在實際上，部分檔案管理人員達(dá)不到這一要求標(biāo)準(zhǔn)，首先在態(tài)度上，并沒有意識到自身檔案管理工作的重要性，事業(yè)單位也未給予工作人員一定的培訓(xùn)和意識提升，導(dǎo)致其工作態(tài)度不積極，對工作產(chǎn)生懈怠，無法使檔案管理信息化真正的落實，其次，一些檔案管理者仍然有紙質(zhì)管理模式，對信息化技術(shù)掌不全，無法將信息化和檔案管理工作真正的結(jié)合，制約著檔案管理工作的開展[2]。

2）檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用存在不足。對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，開展高效管理工作的前提就是對信息技術(shù)的合理引進。但是，從當(dāng)前我國事業(yè)單位內(nèi)容的檔案管理建設(shè)的分析來看，信息化的管理建設(shè)明顯存在問題，不能有效發(fā)揮出信息化的積極作用。部分事業(yè)單位對信息化技術(shù)手段的應(yīng)用較為有限，尤其是針對一些特定的或者關(guān)鍵性的檔案還沒有實現(xiàn)信息化管理，仍然習(xí)慣性的用紙質(zhì)的檔案進行管理，這種方式不利于檔案的長時間管理保存，為日后的翻找?guī)硪欢ǖ碾y度，因此，為了保障檔案的長久性和完整性，事業(yè)單位要加強信息化管理手段[3]。

3）檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)不夠完善。現(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)還存在明顯的滯后性，在運用上缺少統(tǒng)一化的管理。在眾多的事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化的管理模式構(gòu)建還沒有真正的實現(xiàn)統(tǒng)一化發(fā)展，在協(xié)調(diào)性、系統(tǒng)性、連接性方面沒有全面體現(xiàn)和落實，導(dǎo)致檔案信息無法共享，各個管理的環(huán)節(jié)不夠完善，而且檔案管理工作的內(nèi)容繁多，如果沒有和合理的環(huán)節(jié)規(guī)劃，信息化建設(shè)難以發(fā)揮出真正的作用。

3 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

1）完善檔案管理信息系統(tǒng)。事業(yè)單位要想發(fā)展好信息化檔案管理模式，主要前提是要建立一個健全的檔案管理體系和完善的管理系統(tǒng)，在體制化和系統(tǒng)性的制約下規(guī)范檔案管理的實際工作，加強信息化建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是系統(tǒng)管理的兩個主要方面，可以直接的反映出檔案管理信息化的構(gòu)建情況。讓檔案管理的工作人員可以結(jié)合現(xiàn)狀和自身的工作需求，在管理檔案信息化建設(shè)實踐中得到完善。另外，工作人員檔案管理工作時還可以通過信息系統(tǒng)，錄入電子信息，將管理數(shù)據(jù)完整的保存，避免造成信息的缺失，保障檔案管理的有效性[4]。

2）提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平。檔案管理的工作人員在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)方面起到絕對的主導(dǎo)作用。因此，事業(yè)單位要在信息化建設(shè)的過程中，加強工作人員對信息技術(shù)的掌握，提升其對檔案管理業(yè)務(wù)和檔案管理知識內(nèi)容的全面了解，保障檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位要對檔案管理的工作人員加強思想和觀念教育，通過合理的培訓(xùn)提升檔案管理工作人員的水平。同時，事業(yè)單位還要積極引進高標(biāo)準(zhǔn)、高素質(zhì)的專業(yè)型管理人才，構(gòu)建有水平的檔案管理隊伍，針對管理工作人員對信息技術(shù)運用和掌握不熟練的問題，提升有效性的解決方案，強化其知識技能培訓(xùn)，提升其對信息化技術(shù)的相關(guān)技能認(rèn)知，注重對工作人員計算機操作的基礎(chǔ)技能進行培訓(xùn)，使其適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的要求[5]。

3）做好檔案管理技術(shù)創(chuàng)新工作。對于事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先要做好基礎(chǔ)技術(shù)創(chuàng)新，建立一個事業(yè)單位內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)庫。檔案信息化管理的必然發(fā)展就是數(shù)據(jù)庫資源這一技術(shù)，是推動檔案管理信息化建設(shè)科學(xué)化的主要體現(xiàn)，不僅可以促使事業(yè)單位的檔案管理工作效率和使用率得到提升，還能為用戶提供一個高質(zhì)量的個性化事業(yè)單位檔案服務(wù)。其次，事業(yè)單位還要對檔案管理的設(shè)施設(shè)備進行創(chuàng)新，進而更好地滿足事業(yè)單位檔案管理的不同需要，積極配合相關(guān)技術(shù)部門做好技術(shù)升級和完善[6]。

4 結(jié)束語

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)是現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢，單位一定要積極的引起重視，認(rèn)清當(dāng)前檔案管理工作形式和問題，了解信息化建設(shè)對檔案管理的促進作用，認(rèn)識到檔案管理的重要性，以建立專業(yè)的檔案信息化管理隊伍，嚴(yán)格要求、規(guī)范管理，實現(xiàn)事業(yè)單位在檔案信息化管理水平的不斷邁進[7]。