周 雪

（武漢第二船舶設(shè)計(jì)研究所，湖北 武漢 430000）

1 企業(yè)電子文件管理的現(xiàn)狀

以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等為代表的信息技術(shù)普遍應(yīng)用的今天，電子檔案成為信息記錄傳輸和交換利用的主要方式。目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)仍然采用著雙套制的文件歸檔方式，將具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時(shí)歸檔。這是電子檔案管理初期技術(shù)不成熟和制度不完善狀態(tài)下的舉措。這樣的方式會(huì)降低工作效率，浪費(fèi)很多資源，也增加了企業(yè)的工作成本。同時(shí)，紙質(zhì)副本及數(shù)字化形成的電子文件都不是檔案意義上的原件，本質(zhì)上還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案管理。也會(huì)讓人懷疑它的真實(shí)性與完整性，相關(guān)的數(shù)據(jù)與最本身的信息不能達(dá)到完全的吻合。一些特殊的電子文件，比如視頻音頻等也無(wú)法完全轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件進(jìn)行保存。企業(yè)電子文件的管理方式，已成為信息化條件下迫切需要解決的問(wèn)題。

2 企業(yè)電子文件單軌制的可行性與意義

企業(yè)電子文件單軌制，是指對(duì)電子設(shè)備生成的文件僅以電子方式進(jìn)行歸檔、管理、利用與保存而不再生成紙質(zhì)檔案的管理方式。

1）可行性。（1）國(guó)家政策為單軌制的運(yùn)行提供了可靠的法律依據(jù)。新修訂的《檔案法》第三十七條提出，“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”?！半娮游募c傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展十三五規(guī)劃綱要中明確指出，鼓勵(lì)在有關(guān)部門(mén)采取電子文件單軌制的管理方式，逐漸應(yīng)用使得該方案得到普遍認(rèn)可。國(guó)務(wù)院發(fā)布的第716號(hào)令，《國(guó)務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》第9條明確提出，電子印章與實(shí)物印章具有同等的法律效力，也就是加蓋電子印章電子材料，合法有效。電子證照與紙質(zhì)證照具有同等法律效力。第12條提出，除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交，符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。這個(gè)規(guī)定以國(guó)家法規(guī)的形式給檔案部門(mén)實(shí)施電子文件單軌制提供了法律依據(jù)。（2）企業(yè)完善了數(shù)字化建設(shè)規(guī)模，為單軌制運(yùn)行提供了技術(shù)支撐。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多企業(yè)已經(jīng)建立了很多強(qiáng)大的信息平臺(tái)，如OA系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)、ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)。并且對(duì)于系統(tǒng)產(chǎn)生的信息有完善的管理措施，各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)也越來(lái)越成熟，為單軌制的運(yùn)行提供了環(huán)境支撐。

2）意義。（1）可以提升工作效率和減少投入成本。電子文件單軌制的歸檔管理，可以讓企業(yè)的信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完美對(duì)接，能更好地進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，在線歸檔。大大提升工作效率，享受電子文件帶來(lái)的便利。同時(shí)，改變了傳統(tǒng)的繁瑣整理環(huán)節(jié)，節(jié)省了人力物力和庫(kù)房的保管成本。（2）可以強(qiáng)化電子文件的管理。目前在企業(yè)里，大量的視頻文件、數(shù)碼照片沒(méi)有及時(shí)歸檔，散落在其他部門(mén)或者個(gè)人手中。大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和專(zhuān)業(yè)檔案的電子信息也沒(méi)有被當(dāng)作電子檔案進(jìn)行管理。單軌制的管理，必然會(huì)重視電子檔案的完整準(zhǔn)確有效和安全。

3 企業(yè)電子文件單軌制歸檔管理的障礙因素。

1）認(rèn)知的不足，受眾接受程度高低不一。受到環(huán)境制度以及管理和技術(shù)系統(tǒng)等多方面的影響，電子文件的真實(shí)性和有效性并未得到眾多受眾的認(rèn)可，人們相信政府機(jī)構(gòu)部門(mén)或者個(gè)人帶有簽章的紙質(zhì)文件，更加堅(jiān)信白紙黑字的真實(shí)性。同時(shí)，大多數(shù)檔案人員對(duì)于以往的工作模式已經(jīng)非常熟悉，而電子文件單軌制的管理模式對(duì)人員的素質(zhì)和能力提出了更高的要求。

2）缺乏頂層設(shè)計(jì)，推進(jìn)電子文件證據(jù)效力和電子文件單軌制的實(shí)施。電子文件作為一種新記錄方式，在認(rèn)識(shí)、技術(shù)和管理等方面還存在障礙，函待一定的時(shí)間解決其法理建設(shè)和法律證據(jù)效力認(rèn)定問(wèn)題。目前我國(guó)關(guān)于電子文件的法律法規(guī)大多是這一兩年內(nèi)形成的，但對(duì)單軌制管理缺乏堅(jiān)定的推行態(tài)度和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

3）還未能營(yíng)造可信的電子檔案管理的環(huán)境。電子文件單軌制的運(yùn)行對(duì)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)建設(shè)中的可信技術(shù)、可信數(shù)據(jù)庫(kù)的環(huán)境、數(shù)據(jù)對(duì)象的安全可靠有著很高的要求。營(yíng)造可信的電子檔案管理的環(huán)境，需要利用先進(jìn)的技術(shù)，需要基礎(chǔ)設(shè)施的支撐，需要電子文件管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)，這些還是一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的建設(shè)過(guò)程。當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)信息化建設(shè)遠(yuǎn)達(dá)不到單軌制對(duì)電子文件全程管理的要求。

4）綜合型檔案人才匱乏。電子文件單軌制的歸檔管理模式下，企業(yè)的檔案人員不僅要了解檔案管理知識(shí)，還要了解目前比較流行的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)使用。需要適應(yīng)電子文件單軌制歸檔管理的綜合性的檔案人才。

4 企業(yè)電子文件單軌制歸檔管理的應(yīng)對(duì)策略

1）改變認(rèn)知，適應(yīng)電子文件單軌制模式。電子文件本身也是社會(huì)發(fā)展到一定階段而自然出現(xiàn)的產(chǎn)物，相對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，更能反映出文件形成意圖、形成活動(dòng)、職能范圍等背景知識(shí)。因此，需要轉(zhuǎn)換觀念和認(rèn)知，能夠正確認(rèn)識(shí)到電子文件的價(jià)值所在，真正接受、重視并適應(yīng)單軌制電子文件管理模式。同時(shí)，也需要使用檔案的人更加有安全意識(shí)，尊重檔案的保密和非擴(kuò)散要求。

2）健全制度，加速立法。推進(jìn)電子文件單軌制，需要明確電子文件證據(jù)形式歸屬，建立電子文件取證、鑒定規(guī)則及其客觀性和相關(guān)性的審查程序。需要加強(qiáng)對(duì)各個(gè)領(lǐng)域全要素的統(tǒng)籌考慮和法律體系的頂層設(shè)計(jì)，使電子文件證據(jù)效力在全國(guó)范圍內(nèi)取得共識(shí)，保障單軌制模式的推行通達(dá)無(wú)阻。此外，需要通過(guò)出臺(tái)相應(yīng)的政策制度和標(biāo)準(zhǔn)辦法，對(duì)電子文件歸檔方式、平臺(tái)接口、存儲(chǔ)格式、審計(jì)跟蹤、元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)等作出統(tǒng)一規(guī)范。需要國(guó)家國(guó)家檔案局、中央檔案館發(fā)揮帶頭作用，進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)單軌制管理模式的上下貫通和左右互聯(lián)。

3）利用先進(jìn)技術(shù)，營(yíng)造可信電子檔案管理的環(huán)境。推進(jìn)電子庫(kù)房的建設(shè)，保證軟硬件基礎(chǔ)的安全訪問(wèn)控制、存儲(chǔ)設(shè)施方面可信。在網(wǎng)絡(luò)安全層面，應(yīng)用很多網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)建設(shè)我們的電子機(jī)房，讓它在訪問(wèn)控制、軟硬件設(shè)施可靠運(yùn)行方面實(shí)現(xiàn)可信。規(guī)劃可信數(shù)據(jù)庫(kù)的環(huán)境，保證數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)對(duì)象可信。把數(shù)字簽名和數(shù)字權(quán)限控制技術(shù)進(jìn)行一個(gè)結(jié)合，建立一套可以認(rèn)證的體制機(jī)制，使數(shù)據(jù)對(duì)象忠實(shí)于原件。在檔案使用環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)字檔案控制，或者采用技術(shù)讓電子檔案閱后自己處理銷(xiāo)毀，也可以把電子文件和ukey進(jìn)行綁定，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的訪問(wèn)控制或者設(shè)定時(shí)常，保證檔案使用過(guò)程中的安全。

4）開(kāi)展適應(yīng)單軌制模式的新型的協(xié)作。檔案工作者需與文件形成機(jī)構(gòu)展開(kāi)合作，擔(dān)當(dāng)文件業(yè)務(wù)處理過(guò)程的監(jiān)督者。對(duì)電子文件生成、接收等各階段的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況加以全程把控，使電子文件合乎歸檔要求。同時(shí)，還需和信息技術(shù)人員、業(yè)務(wù)部門(mén)傾力合作，保證電子文件管理各階段無(wú)縫銜接。

5 結(jié)束語(yǔ)

電子文件單軌制是未來(lái)電子文件管理的必然趨勢(shì)，企業(yè)檔案工作者應(yīng)緊跟時(shí)代的潮流，提升自身的綜合素質(zhì)，主動(dòng)接納先進(jìn)的管理理念、辦法及手段，推動(dòng)企業(yè)電子文件檔案管理工作的進(jìn)步。