陳怡君

（青海省疾病預(yù)防控制中心，青海 西寧 810000）

1 電子文件的定義

我國國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔管理規(guī)范》(CB/T 18894---2002）中，對電子文件作了如下定義：電子文件是指在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成的社會工作活動記錄，是指以數(shù)碼形式貯存于磁盤、光盤等載體，僅能依賴于計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。

2 電子檔案的發(fā)展趨勢

檔案管理工作是承載歷史、記錄文明、服務(wù)社會、造福人民的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展中不可或缺的基本性和支撐性工作，具有獨(dú)特優(yōu)勢和不可替代的作用，在我國信息化大數(shù)據(jù)高速發(fā)展，各級檔案機(jī)構(gòu)快速改革的新背景和新形勢下，檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程不斷加快。

《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》、《中華人民共和國檔案法》和《關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》（國務(wù)院令第716號）等文件的出臺，促進(jìn)了電子文件管理的法治化與規(guī)范化。在當(dāng)下這個特殊的歷史節(jié)點(diǎn)下，檔案管理領(lǐng)域的一個重要變革就是技術(shù)與管理方法以及管理思維的變革，然而究其深層次的影響就是對檔案職業(yè)特性的改造。“十三五”期間，隨著“四個全面”戰(zhàn)略布局、國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，電子文件在重要領(lǐng)域的地位和行政效力進(jìn)一步得到了確立，電子檔案的服務(wù)效能和支撐作用也日益凸顯。“十四五”電子檔案管理的發(fā)展思路以強(qiáng)化管理能力為主題、深化應(yīng)用能力為主旨，持續(xù)推進(jìn)電子文件法治化規(guī)范化管理、從而推進(jìn)電子文件管理和國家事業(yè)的深度融合。

我國的檔案管理工作正在經(jīng)歷著一個巨大變革：從接收、保管紙質(zhì)檔案到接收、保管電子化檔案；從保管檔案實體到保管檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化智慧操作。因此，作為新時代下的檔案人，我們應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理方式，順應(yīng)時代變化，積累工作經(jīng)驗，收集工作方法，以創(chuàng)新為導(dǎo)向，改變工作方式，做時代的“順潮兒”。

3 電子檔案收集的途徑

3.1 電子檔案

電子信息已經(jīng)逐漸成為檔案資料的重要來源，特別是在推行無紙化辦公的情況下，及時從各相關(guān)主管部門及其他配合部門收集需要的電子信息是檔案工作方式的轉(zhuǎn)變之一，檔案工作者有很大一部分時間是通過電腦信息網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行電子檔案的收集、整理、分類和傳輸工作。針對疾病預(yù)防控制工作的特性，檔案工作者收集內(nèi)容一般包括：疫情分析、輿情監(jiān)測、職業(yè)病監(jiān)測報告和重點(diǎn)傳染病監(jiān)測報告等，例如中國疾控中心，對疾病預(yù)防控制中心而言，及時掌握相關(guān)疫情動態(tài)，準(zhǔn)確傳遞分析資料，能夠及時預(yù)警預(yù)測。因此，通過不定期對相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)網(wǎng)站和相關(guān)專業(yè)性網(wǎng)站內(nèi)容的檢索，下載和保存相關(guān)有用信息，已經(jīng)成為檔案管理人員的重要工作。

在跨地區(qū)部門協(xié)作中，大量的進(jìn)展資料都以電子信息方式進(jìn)行傳遞和交流，在檔案工作如何做到電子信息收集的完整性，成為當(dāng)前工作新難點(diǎn)。在網(wǎng)絡(luò)化工作中，許多碎片化信息包含著眾多的構(gòu)思、設(shè)計等內(nèi)容，同時，眾多的交流都是以非正式性文件將階段性總結(jié)以及評價來開展的。但是，無限制保存或無目的保存的方法是不可取的，勢必會帶來巨大的負(fù)擔(dān)和高額的經(jīng)濟(jì)費(fèi)用，所以要求在篩查篩除歸整時，盡量保留有用信息，排除無關(guān)無用的內(nèi)容，主要方式是采用多專業(yè)、多層次、多學(xué)科之間協(xié)同工作的方式進(jìn)行。如何有效收集這類信息和資料是現(xiàn)階段值得思考的難題。

3.2 紙質(zhì)檔案

在大數(shù)據(jù)時代，萬物皆數(shù)據(jù)，一切皆可量化，世界的本質(zhì)是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)與物質(zhì)、能量一起成為構(gòu)成世界的三要素。通過對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描的工作方式，以更加快捷、安全的手段轉(zhuǎn)換為電子文檔，理順其中的邏輯性，最后作為檔案存儲，也成為疾控部門檔案管理的重要環(huán)節(jié)。

在確保安全性的同時，電子信息檔案的質(zhì)量也是極其重要的，提高質(zhì)量的方式有一是強(qiáng)化硬件設(shè)施，尤其是數(shù)字化工作軟、硬件的配備，使其實現(xiàn)整體高效運(yùn)作，從而促進(jìn)檔案數(shù)字化水平的提高。二是提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。隨著專業(yè)分工的細(xì)化、應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展，在對信息資料歸整篩查時，檔案管理工作人員的專業(yè)水平直接影響資料的真實性，因此檔案人員需擴(kuò)展業(yè)務(wù)知識，提高水平層次，以便于更好的服務(wù)于檔案。

4 電子檔案的保存

保證檔案資料的完整性是檔案室的核心職責(zé)，在保存電子檔案時需要注意以下問題并采取相應(yīng)的技術(shù)手段來保證檔案的真實性和完整性。

4.1 保存條件

目前采取的方式就是以脫機(jī)的方式存儲在媒體介質(zhì)上，所以，要建立一個適合于光盤、磁盤等介質(zhì)保存的適宜環(huán)境，存放載體的柜、架及庫房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)豎立排放整齊，并滿足避光、防塵、防變形等的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。

4.2 保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確

電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在今后的利用中，需要依賴于計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理。由于，電子檔案的收集手段很多，大多數(shù)都是在不同的計算機(jī)系統(tǒng)上形成的，且格式、排版上都不統(tǒng)一，必然會導(dǎo)致后期在利用時采用的技術(shù)與方法迥然不同。因此，電子檔案的保存工作還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。

4.3建立電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理制度

檔案的基本屬性在于它具有法律的憑證作用，而當(dāng)今的信息化時代，電子文件越來越趨于主導(dǎo)地位，作為電子檔案前身的電子文件，其無論在內(nèi)容和形式上都是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于修改，而且失去了固定形式。從檔案管理和利用角度出發(fā)，為了實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的優(yōu)勢互補(bǔ)，全方位提高檔案的利用價值，加快實現(xiàn)檔案信息資源的共享，需要堅持紙質(zhì)檔案、電子檔案并存。所以，要建立一整套電子檔案保護(hù)制度和傳閱記錄制度，來保障電子文件在分散狀態(tài)下發(fā)生的信息丟失，可以依托于已成熟的OA辦公系統(tǒng)，隨時可查閱流程及日志，及時掌握文件動態(tài)，保證文件準(zhǔn)確快速的傳遞到查閱者處。傳統(tǒng)的按部就班的工作環(huán)節(jié)被取代，然后再繼續(xù)完成檔案的傳統(tǒng)收集、整理、鑒定等工作，通過OA辦公系統(tǒng)的管理來實現(xiàn)檔案的原始性和價值性。

全面提升檔案管理的信息化水平，有效利用館藏檔案資源，充分發(fā)揮檔案資源的重要作用。

5 電子檔案的管理

電子檔案的管理，是一項極其重要而復(fù)雜的工作，不僅是要充分考慮環(huán)境、設(shè)備和電子檔案的特點(diǎn)因素，還應(yīng)當(dāng)考慮到管理人員的業(yè)務(wù)技能因素，這樣才能確保電子檔案的安全可靠，使其在工作中發(fā)揮更大的作用。

5.1 電子檔案的安全性

電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護(hù)工作，一是抓好電子檔案的物理安全，目前的方式是以物理隔絕的方式做好保存工作，但電子檔案的載體質(zhì)量直接關(guān)系到保存壽命的長短，所以一定要嚴(yán)把信息存儲載體質(zhì)量關(guān)，檔案庫房要重點(diǎn)做好安全保護(hù)的“八防”要求，確保萬無一失。二是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行安全的基礎(chǔ)要從文件屬性、使用權(quán)限、登錄限制等方面，這樣就做到了服務(wù)器文件、數(shù)據(jù)的保護(hù)。三是為了確保數(shù)據(jù)庫、檔案信息的完整性和安全性，就要從做好數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)的基礎(chǔ)性工作做起。四是從安裝防毒、殺毒軟件，以防網(wǎng)絡(luò)病毒。另外，需要注意的是嚴(yán)禁使用來路不明的磁盤、光盤、U盤。

5.2 開展檔案信息化人才的培養(yǎng)和安全保密教育

新形勢下檔案管理工作人員不但要有較高的文化素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，還要有過硬的政治素養(yǎng)。既要熟悉掌握保管的檔案內(nèi)容、熟讀檔案法規(guī)，還要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科技管理知識，例如：對計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)安全知識等方方面面，這樣才能管理好、利用好電子文件。作為疾控中心的檔案管理工作人員，不斷提升自我的認(rèn)知和創(chuàng)新能力，結(jié)合檔案管理的各個環(huán)節(jié)以及疾控中心相關(guān)業(yè)務(wù)知識，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，提高駕馭現(xiàn)代管理技術(shù)的能力，才能更好地為疾控事業(yè)而服務(wù)。檔案管理者還應(yīng)該促進(jìn)與圖書館和博物館等相關(guān)機(jī)構(gòu)的互通合作，以實現(xiàn)資源的整體構(gòu)建和共同享用。同時，組織檔案管理人員去其他單位學(xué)習(xí)、交流，才能做到取長補(bǔ)短，推廣好、促進(jìn)好經(jīng)驗的交流，才能培養(yǎng)出更多更好高素質(zhì)、高水準(zhǔn)、高能力的檔案工作者，為進(jìn)一步推動檔案管理工作的信息化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

所以，檔案管理工作者既是管理型人才，也是專業(yè)型人才，要構(gòu)建好以檔案基礎(chǔ)知識為根基，相關(guān)知識為補(bǔ)充的知識結(jié)構(gòu)，才能做到向復(fù)合型人才的轉(zhuǎn)化。

6 結(jié)語

電子信息的產(chǎn)生是時代發(fā)展的產(chǎn)物，也是技術(shù)進(jìn)步個人類文明不斷發(fā)展的必然。檔案是人類歷史上珍貴的資料管理工作，新形勢帶來新挑戰(zhàn)，相信檔案工作必將以全新的狀態(tài)展現(xiàn)在社會面前，為社會進(jìn)步發(fā)揮重要的作用。