張 燕

（德州市數(shù)字化城市服務(wù)中心，山東 德州 253000）

檔案信息化建設(shè)中，工作人員需要積極創(chuàng)新檔案保存和管理方式，做到實(shí)體檔案向數(shù)字化信息檔案保存與管理的過(guò)渡，以達(dá)到長(zhǎng)期保存檔案信息的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享，便于檔案查閱，有效提升檔案管理的整體水平。目前，雖然諸多部門(mén)已經(jīng)開(kāi)展了檔案的信息化管理，但是檔案管理水平依然不夠理想，還需相關(guān)部門(mén)加大研究力度有效處理當(dāng)前困境。

1 檔案信息化建設(shè)與檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 無(wú)法正確認(rèn)識(shí)檔案信息化

信息技術(shù)不斷發(fā)展，公文處理、合同管理、人力資源管理和財(cái)務(wù)共享等多種管理系統(tǒng)出現(xiàn)在大眾視野，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。對(duì)此，需積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，引導(dǎo)工作人員高度重視檔案管理。如今，部分檔案管理人員并不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作采用傳統(tǒng)的工作模式即可滿足現(xiàn)階段的工作要求，無(wú)須設(shè)置現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。這些人員從思想上便忽視了檔案管理工作，阻礙了企業(yè)信息化建設(shè)的長(zhǎng)足進(jìn)步，同時(shí)也降低了檔案管理的效率。

1.2 檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高

信息化檔案管理的建設(shè)離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人員的參與，由于信息化檔案管理并不是一個(gè)熱門(mén)專(zhuān)業(yè)，因此很多的企業(yè)和部門(mén)都面臨的一個(gè)共同問(wèn)題就是專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才的缺乏，一些單位的管理人員一般是即將退休的工作人員或者是其他部門(mén)的工作人員兼職，其技術(shù)水平有限，并未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的訓(xùn)練。部分單位的檔案管理人員即使經(jīng)歷過(guò)簡(jiǎn)單的技術(shù)培訓(xùn)，但也較為淺顯并未涉及信息化方面的技術(shù)手段，無(wú)法保證其設(shè)備操作的規(guī)范性，從而制約了信息化檔案管理的開(kāi)展。

1.3 欠缺對(duì)檔案數(shù)據(jù)的合理運(yùn)用

在很多事業(yè)單位，檔案工作主要關(guān)注的是原始檔案數(shù)據(jù)的收集以及檔案本身的分類(lèi)存儲(chǔ)。這樣的業(yè)務(wù)模式在我國(guó)已經(jīng)持續(xù)存在了數(shù)十年，但是其不能滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”大趨勢(shì)下的高科技檔案管理模式的發(fā)展需求。在未來(lái)的工作中，大數(shù)據(jù)計(jì)算將會(huì)成為數(shù)據(jù)處理的核心，事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)蘊(yùn)含了豐富的內(nèi)容，不僅有相關(guān)行業(yè)發(fā)展的直觀資料，也反映了國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。因此，對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的合理運(yùn)用可以充分體現(xiàn)檔案工作的科學(xué)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值。雖然我國(guó)各類(lèi)事業(yè)單位分別承擔(dān)了許多行業(yè)內(nèi)的重要科研項(xiàng)目，但是很多事業(yè)單位仍不注重檔案對(duì)科學(xué)研究的價(jià)值，將檔案塵封于檔案室，卻投入大量人力財(cái)力去收集其他數(shù)據(jù)，造成了國(guó)家資源的浪費(fèi)，也大大降低了科研工作的效率。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展途徑

2.1 樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理理念

事業(yè)單位檔案管理的工作人員一定要建立檔案管理信息化的理念，提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。管理工作人員的高度重視確保了檔案管理的有序開(kāi)展，同時(shí)確保了信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。因此，檔案管理的工作人員必須要建立科學(xué)、合理的管理體系，提前了解管理工作中的技術(shù)難點(diǎn)、要點(diǎn)，走進(jìn)基層，積極主動(dòng)的和基層人員溝通并及時(shí)解決存在的難題。比如：一些墻體受潮、蛀蟲(chóng)等現(xiàn)象的發(fā)生都會(huì)影響檔案的存放和保存。只有盡可能地做到分工明確、責(zé)任到位、流程規(guī)范，培養(yǎng)管理人員先進(jìn)的管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理部門(mén)的資金投入，才能確保檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2.2 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的整體質(zhì)量。相關(guān)單位需要采取有效措施不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，這會(huì)對(duì)日后檔案管理工作的總體發(fā)展趨勢(shì)產(chǎn)生較大的影響。為不斷提高檔案管理人員的個(gè)人素養(yǎng)，首先，選擇專(zhuān)業(yè)知識(shí)扎實(shí)、專(zhuān)業(yè)技能過(guò)硬的檔案管理人員。檔案管理工作人員在日常工作中除存放檔案外，還應(yīng)合理利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存儲(chǔ)和接收檔案，修改并完善檔案，對(duì)檔案進(jìn)行格式化處理。檔案管理人員也要在日常工作中增強(qiáng)自身計(jì)算機(jī)操作能力，單位內(nèi)部可定期組織開(kāi)展專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)工作。

2.3 恰當(dāng)結(jié)合運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的云存儲(chǔ)與備份功能

行政事業(yè)單位在運(yùn)用信息技術(shù)形態(tài)開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)完成的第一項(xiàng)工作任務(wù)就是要將原有的紙質(zhì)載體檔案數(shù)據(jù)信息資料，轉(zhuǎn)化處理成數(shù)字化載體檔案數(shù)據(jù)信息資料。要指派檔案管理工作人員借助于人工輸入的方式，以及機(jī)器設(shè)備掃描的技術(shù)方式，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案數(shù)據(jù)信息資料，轉(zhuǎn)化處理成能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)加以存儲(chǔ)的數(shù)字化載體檔案數(shù)據(jù)信息資料，同時(shí)借由開(kāi)展基于云端位置的存儲(chǔ)技術(shù)環(huán)節(jié)和備份技術(shù)環(huán)節(jié)，有效縮減節(jié)約數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息資料形態(tài)在存儲(chǔ)過(guò)程中占據(jù)的空間資源，在保障行政事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息資料內(nèi)容構(gòu)成體系的完整性條件下，支持行政事業(yè)單位在具體經(jīng)營(yíng)運(yùn)作過(guò)程中長(zhǎng)期獲取良好收益。

2.4 創(chuàng)新檔案管理信息化系統(tǒng)的管理體制

在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設(shè)的日益完善，事業(yè)單位逐漸將目光放在了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發(fā)生技術(shù)性的失誤而造成成本的過(guò)度浪費(fèi)。對(duì)檔案信息要進(jìn)行統(tǒng)一化管理，同時(shí)還要在這個(gè)統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)之下，建立一定的分散式系統(tǒng)，這才是促進(jìn)檔案管理信息化的最理想模式。要想加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，要成立專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)家咨詢(xún)小組，這些專(zhuān)家成員可以在一起討論協(xié)商，經(jīng)過(guò)討論才能提出關(guān)于加強(qiáng)檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)，制定出與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和方案，不斷擴(kuò)大投資規(guī)模，提高經(jīng)費(fèi)的預(yù)算水平，盡快解決好重大的問(wèn)題，為提高檔案管理決策水平建立一定的制度保障。

2.5 加強(qiáng)檔案資料數(shù)字化建設(shè)

由于基層事業(yè)單位檔案數(shù)量大且內(nèi)容繁多，并且隨著基層事業(yè)單位的發(fā)展，檔案信息還在不斷增長(zhǎng)，所以基層事業(yè)單位要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成電子檔案，將文字檔案、圖片檔案等資料用掃描儀掃描到電腦里，或者刻成光盤(pán)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，做到基層事業(yè)單位之間檔案信息的共享，并且利用這些數(shù)字化的檔案，結(jié)合基層事業(yè)單位自身的發(fā)展情況，有效建立一個(gè)統(tǒng)一、完整的檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理更加高效，有關(guān)人員查詢(xún)檔案時(shí)更加方便。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上而言，科技的不斷進(jìn)步加快了信息化的建設(shè)的進(jìn)程，基層檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理是勢(shì)不可擋的。我們應(yīng)該保持一種積極樂(lè)觀的態(tài)度去看待信息化給我們的生活和工作帶來(lái)的便利，但是也要嚴(yán)格避免信息化應(yīng)用過(guò)程中對(duì)我們個(gè)人信息的泄露問(wèn)題。基層單位需要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，提升檔案管理信息化意識(shí)，制定規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理制度，不斷完善信息化檔案管理建設(shè)，確保檔案管理信息化建設(shè)的有序開(kāi)展，為單位的穩(wěn)步前行提供強(qiáng)大助力。