何美容

（深圳巴士集團(tuán)股份有限公司，廣東 深圳 518000）

受全球信息化的影響，傳統(tǒng)的檔案管理體系早已不適用于當(dāng)前管理的要求。信息化時(shí)代的到來(lái)，不僅使得電子信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了迅速增長(zhǎng)，同時(shí)也使得人們的日常生活、工作等實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及網(wǎng)絡(luò)化，電子檔案也逐漸取代了紙與筆的文件。大量的紙質(zhì)文件以電子檔案的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，無(wú)形中進(jìn)一步促進(jìn)了檔案數(shù)字化，這也使得人們?cè)桨l(fā)重視檔案數(shù)字化管理。

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

1）提升立卷制度的執(zhí)行能力。結(jié)合當(dāng)前檔案數(shù)字化管理實(shí)際情況來(lái)看，利用檔案數(shù)字化管理能夠有效地改善傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端，同時(shí)也能為檔案管理引入先進(jìn)的管理思想，全面提升管理水平。更具體一點(diǎn)就是在傳統(tǒng)檔案管理的實(shí)踐工作中，檔案立卷歸檔是最重要的工作之一，通過(guò)加強(qiáng)檔案立卷歸檔工作，能夠有效地提升檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，進(jìn)而提升檔案管理的水平。然而在傳統(tǒng)的檔案立卷歸檔工作中，由于受到技術(shù)水平等外界因素的影響，使得立卷歸檔工作的實(shí)際落實(shí)效果不盡如人意，這樣一來(lái)對(duì)于檔案綜合管理工作的開(kāi)展勢(shì)必造成了阻礙。在檔案管理中引入數(shù)字化管理技術(shù)，檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)將各類型數(shù)據(jù)信息輸入到電腦中完成歸檔，保證立卷歸檔工作實(shí)際效果的同時(shí)，也能進(jìn)一步提升檔案立卷歸檔工作的效率。

2）提升檔案數(shù)字化管理的有效性。傳統(tǒng)的檔案管理工作因其工作性質(zhì)的特殊，大多都在固定的時(shí)間，由固定的人員在固定的場(chǎng)地進(jìn)行，這一系列工作的完成需要花費(fèi)大量的時(shí)間，同時(shí)對(duì)于資料的鑒定、整理以及歸檔等稍不注意可能會(huì)出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。而檔案數(shù)字化管理的出現(xiàn)，打破了原有辦公管理的時(shí)間限制和空間限制，人們將電腦作為現(xiàn)代辦公的主體，相關(guān)人員可以通過(guò)編碼與解碼等方式對(duì)電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)保護(hù)，同時(shí)也可利用各種載體輕松實(shí)現(xiàn)復(fù)制與存儲(chǔ)的需求[1]。企業(yè)也可以通過(guò)將所需資料通過(guò)電腦上傳到檔案管理終端，管理人員就可以隨時(shí)利用電腦里設(shè)置好的管理系統(tǒng)對(duì)資料進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，縮短工作時(shí)間的同時(shí)也極大地提高了工作質(zhì)量。將紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，就能夠?qū)⒃咨频谋４?，平時(shí)的工作中檔案管理的利用完全可以通過(guò)數(shù)字化副本來(lái)替代，這樣不僅能夠避免或減少對(duì)檔案原件的損壞，加強(qiáng)原件的保存時(shí)間，尤其是對(duì)于歷史悠久且極珍貴的檔案材料，利用數(shù)字化處理就能對(duì)其實(shí)現(xiàn)更好的保存。

3）提升檔案查詢效率。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案資源的利用越發(fā)受到人們的重視。因?yàn)殡S著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，隨之而來(lái)的是海量的檔案資源，這時(shí)候如果還是依靠傳統(tǒng)的人工來(lái)完成對(duì)檔案資源的管理，勢(shì)必會(huì)造成大量人力的浪費(fèi)。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化后則會(huì)有效地提升檔案查詢的效率，查詢者只需要在指定頁(yè)面上搜索關(guān)鍵詞就能得到所需信息，大大提升了效率。同時(shí)這些節(jié)省下來(lái)的時(shí)間也能更好地處理檔案資源的整理以及其他基礎(chǔ)性工作。

2 檔案數(shù)字化管理的不足

1）檔案數(shù)字化存在安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)字化在為人們帶來(lái)諸多便利的同時(shí)，也帶來(lái)了許多亟待解決的問(wèn)題。檔案數(shù)字化帶來(lái)了“無(wú)紙化辦公”，某種意義上來(lái)說(shuō)，卻是增大了信息泄密和泄露的風(fēng)險(xiǎn)。雖然紙質(zhì)環(huán)境也會(huì)存在類似風(fēng)險(xiǎn)，但是計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的普及給檔案管理的安全性上也帶來(lái)了更多的不確定因素以及更嚴(yán)重的隱患。由于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備（磁盤、磁帶等）具有存儲(chǔ)密度高、容量大、易復(fù)制以及易拆卸等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)使得其中存儲(chǔ)的信息存在很多變數(shù)。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，哪怕磁盤被改寫超過(guò)十次，但是其中第一次寫入的信息仍舊可能會(huì)被復(fù)原出來(lái)，所以利用計(jì)算機(jī)處理磁盤文件這種方式，雖然可以提高文件的處理速度、及時(shí)恢復(fù)被誤刪的文檔，但是其存在的隱患也是不容忽視的，稍有不慎可能會(huì)帶來(lái)巨大的損失。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的宗旨是“系統(tǒng)開(kāi)放、資源共享、降低系統(tǒng)開(kāi)發(fā)成本、提高信息處理效率”[2]。這無(wú)疑給信息竊取、盜用、非法修改以及各種破壞行為提供了方便。而系統(tǒng)自身無(wú)法判斷正在運(yùn)行的進(jìn)程是否存在危害，更無(wú)法及時(shí)的采取正確的措施來(lái)保護(hù)檔案資料的安全。所以檔案數(shù)據(jù)的備份、處理、保護(hù)以及恢復(fù)等方面仍舊面臨著巨大挑戰(zhàn)。

2）數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)載體存在制約性。檔案數(shù)字化具有載體形式多、種類多以及數(shù)量多等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)使得檔案數(shù)字化受外界制約性較強(qiáng)。除實(shí)物檔案外，從古至今記錄信息載體類型大致有：甲骨、簡(jiǎn)牘、紙張、光盤、磁帶、磁盤等。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，相關(guān)人員要將種類繁多、數(shù)量龐大的檔案資料按照已有標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，但是由于電子文件對(duì)軟件硬件設(shè)備的依賴性極強(qiáng)，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、轉(zhuǎn)化流程以及技術(shù)等方面的限制[3]，使得計(jì)算機(jī)在識(shí)別處理信息時(shí)，仍舊無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范。盡管計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備容量巨大，但是面對(duì)急劇發(fā)展的電子文件也會(huì)存在“力所不及”的時(shí)候，并且計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件更新速度快，很多早期形成的文件會(huì)有兼容性問(wèn)題無(wú)法正常打開(kāi)讀取，甚至有時(shí)候同時(shí)期的文件也會(huì)存在這種問(wèn)題，這些隱患對(duì)于電子檔案的安全性以及永久保存都是不利的。

3）檔案數(shù)字化利用率有待加強(qiáng)。檔案特有的原始記憶使得它具有憑證作用和法律效應(yīng)。但是這一點(diǎn)數(shù)字檔案卻無(wú)法保證，因其特殊性，它所存儲(chǔ)的內(nèi)容能夠很輕易地被修改、復(fù)制。所以紙質(zhì)檔案相比，很難在法律面前成為合法有力的證據(jù)。就目前情況而言，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)雖然已經(jīng)廣泛應(yīng)用，但是仍舊存在部分企業(yè)、單位還未認(rèn)識(shí)其真正的價(jià)值。檔案管理工作仍舊是以人工檢索為主，只是將視線聚集到了眼前的檔案室，而忽略了信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢(shì)。造成這種現(xiàn)象出現(xiàn)的主要原因無(wú)外乎決策層未能認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，直接導(dǎo)致檔案數(shù)字化利用率不高，對(duì)檔案數(shù)字化管理也只是進(jìn)行了“數(shù)字化”沒(méi)有進(jìn)行管理亦或是只進(jìn)行了管理而沒(méi)有數(shù)字化，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)在整個(gè)管理系統(tǒng)中只是肩負(fù)著“高檔打字機(jī)”的工作，流于形式。檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理都離不開(kāi)用計(jì)算機(jī)軟硬件進(jìn)行掃描、存儲(chǔ)等現(xiàn)代技術(shù)，所以要想切實(shí)提升檔案管理業(yè)務(wù)水平，離不開(kāi)一專多能的復(fù)合型人才，所以重視檔案數(shù)字化的同時(shí)也需要重視數(shù)字化檔案人員的培養(yǎng)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，受當(dāng)前社會(huì)大環(huán)境的影響，檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展歷程中必不可少環(huán)節(jié)，現(xiàn)代信息技術(shù)推動(dòng)著手工檔案管理向自動(dòng)化管理的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提高管理工作效率。我國(guó)在檔案數(shù)字化道路上仍然處于技術(shù)開(kāi)發(fā)階段，要想發(fā)揮檔案數(shù)字化的真正價(jià)值，實(shí)現(xiàn)信息共享，相關(guān)人員必須要正確認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化管理工作的優(yōu)勢(shì)和不足，牢牢把握時(shí)代發(fā)展步伐，堅(jiān)持以信息技術(shù)為依托，構(gòu)建專門的信息化管理系統(tǒng)，讓檔案資料能夠發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。加快檔案數(shù)字化管理改革的進(jìn)程，在切實(shí)保證檔案有效性的同時(shí)，提高檔案資料的利用效果。