秦薇莉

（孝感市環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心，湖北 孝感 432000）

1 引言

信息技術(shù)的每一次進(jìn)步，都促進(jìn)了檔案管理模式的極大變革。以云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、社交網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等IT新技術(shù)廣泛應(yīng)用為標(biāo)志的“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的來臨，推動(dòng)檔案管理朝著小空間、低成本、高效率、可循環(huán)、智能化的方向快速發(fā)展，管理檔案變得更加簡單。但由此帶來的一系列問題也逐漸顯現(xiàn)，如檔案信息易被篡改、偽造和竊取等，信息丟失、泄密及病毒侵害等問題也給檔案信息帶來了不容忽視的安全威脅。如何提高檔案信息的安全性，成為大數(shù)據(jù)背景下一個(gè)值得探討的問題。

2 大數(shù)據(jù)對(duì)于檔案管理信息化的重要意義

大數(shù)據(jù)背景下，互聯(lián)網(wǎng)在人類社會(huì)生活和工作中的作用越來越重要。近些年來，各個(gè)企業(yè)準(zhǔn)確把握大數(shù)據(jù)背景下的科技創(chuàng)新，積極開展各個(gè)方面的數(shù)字化建設(shè)，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)行內(nèi)部改革，有效促進(jìn)了員工管理，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理水平的提高和發(fā)展，這一切都得益于大數(shù)據(jù)背景下的科學(xué)技術(shù)發(fā)展。1）大數(shù)據(jù)有效提高了檔案管理質(zhì)量。大數(shù)據(jù)背景下科學(xué)技術(shù)為企業(yè)帶來的不僅僅是管理設(shè)備的性能創(chuàng)新，還有員工工作質(zhì)量的大幅度提升。大數(shù)據(jù)管理可以有效整合企業(yè)各部門員工以及相關(guān)人員的具體信息，同時(shí)檔案信息中員工信息可以幫助企業(yè)和管理者充分了解每個(gè)員工，并根據(jù)不同員工的具體情況進(jìn)行有針對(duì)性的溝通，從而提高整體的工作質(zhì)量。2）大數(shù)據(jù)背景有利于提高檔案管理效率。以往傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息記錄，都是以紙質(zhì)版的方式留存歸檔，將所有員工以及各部門人員的具體信息統(tǒng)一歸置到一間檔案室。當(dāng)管理者來查詢某個(gè)檔案信息時(shí)，需要在眾多檔案中一一翻找，尋找所需的檔案雜亂，順序不清，耗時(shí)耗力。然而，大數(shù)據(jù)背景下互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)可以將員工檔案和項(xiàng)目信息輸送到一個(gè)網(wǎng)絡(luò)資源平臺(tái)上進(jìn)行留存，當(dāng)有需要查閱檔案時(shí)，僅需進(jìn)入資源平臺(tái)輸入密碼，根據(jù)員工對(duì)應(yīng)的編號(hào)就可以準(zhǔn)確快速查找，隨時(shí)隨地不受限制，極大地提高了企業(yè)人事管理效率。

3 “大數(shù)據(jù)”背景下檔案管理信息安全所面臨的問題

3.1 檔案信息收集環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息收集，主要有電子文檔和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化收集。在此過程中，紙質(zhì)檔案的載體、存儲(chǔ)空間和表現(xiàn)形式都出現(xiàn)了一定程度的改變，載體容易被更替，存儲(chǔ)空間容易被任意壓縮或擴(kuò)大，表現(xiàn)形式任意被更改，這都對(duì)檔案的原始性和真實(shí)性產(chǎn)生影響。此外，檔案信息量的爆炸式增長，紙質(zhì)檔案種類繁多、數(shù)量巨大的數(shù)字化處理，檔案管理的難度可想而知，信息在收集過程中極容易出現(xiàn)漏收或錯(cuò)收的現(xiàn)象，無形中增加信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 檔案管理中的數(shù)據(jù)安全性低

網(wǎng)絡(luò)安全屬于檔案管理中較為薄弱的環(huán)節(jié)，檔案數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)流中的一個(gè)丟失，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)化管理所造成的結(jié)果也是難以想象的。如果檔案信息遭到泄露，會(huì)對(duì)個(gè)人、社會(huì)乃至國家都會(huì)造成不可預(yù)估的傷害。

3.3 管理人員專業(yè)性不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代要求檔案管理人員具備較高的數(shù)據(jù)處理能力，不過社會(huì)上專業(yè)性的、懂大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理人員數(shù)量有限，企業(yè)單位難以招到這樣的檔案管理人員，這就導(dǎo)致了大量單位的檔案管理人員質(zhì)量參差不齊、水平差距較為明顯。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理人員對(duì)于數(shù)據(jù)處理的專業(yè)性能力不足，可能會(huì)導(dǎo)致管理過程中出現(xiàn)人為失誤，造成企業(yè)單位的利益損失。比如，在檔案的錄入階段，由于人為的錯(cuò)誤導(dǎo)致錄入的信息不符合實(shí)際情況，那么在后續(xù)調(diào)閱檔案或進(jìn)行管理時(shí)，將會(huì)出現(xiàn)更大的錯(cuò)誤。專業(yè)性不足的管理人員應(yīng)對(duì)突發(fā)性的事件時(shí)候，其應(yīng)對(duì)能力也會(huì)略顯不足，他們無法察覺到數(shù)據(jù)中暗含的問題，難以及時(shí)給出應(yīng)對(duì)方案，導(dǎo)致?lián)p失進(jìn)一步擴(kuò)大。

4 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息安全管理對(duì)策

4.1 創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

使用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式，必須要從服務(wù)出發(fā)，不斷創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。比較傳統(tǒng)的檔案管理相對(duì)較為封閉，數(shù)據(jù)信息的私密性是比較高的，一般不會(huì)對(duì)外開放，人們?nèi)绻胍褂脵n案中的數(shù)據(jù)非常困難。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案的重視也變得更加顯著，檔案部門如果想要提高服務(wù)質(zhì)量，就必須建立更新的服務(wù)框架，但需要合理的公開，讓人民群眾能夠從中獲取有用的信息。

4.2 提高檔案管理系統(tǒng)的安全性，保證信息安全

一直以來大家都知道“安全第一”的道理，在日常生活中都知道安全是很重要的，對(duì)于信息安全更是如此。員工把自己的信息給了企業(yè)，企業(yè)就有這個(gè)責(zé)任和義務(wù)去保護(hù)好員工的個(gè)人信息，健全信息化這個(gè)背景下的檔案管理制度，加強(qiáng)監(jiān)督過程的透明化，保證信息的安全性和真實(shí)性。而且要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的安全防護(hù)做到基本保證，嚴(yán)令禁止非法泄露個(gè)人信息，每個(gè)人都個(gè)人信息都應(yīng)該有專屬的印章來證明是正確的個(gè)人信息。這樣不僅企業(yè)在管理方面更加放心，也讓員工能夠安心工作，有更好的發(fā)展前景。

4.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升信息處理能力

一方面，企業(yè)單位需要擴(kuò)大相關(guān)設(shè)備的投資。首先，企業(yè)應(yīng)該加大資金投入，制定適合的資金配比，購入足夠數(shù)量的高配置的計(jì)算機(jī)和先進(jìn)的操作軟件，為檔案管理工作提供一個(gè)符合時(shí)代背景的工作條件。除了高配置的計(jì)算機(jī)和操作軟件，規(guī)模較大的企業(yè)單位還需要購入足夠的存儲(chǔ)設(shè)備和云服務(wù)設(shè)備，因?yàn)槌罅康臄?shù)據(jù)僅靠計(jì)算機(jī)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，專業(yè)存儲(chǔ)設(shè)備不僅可以存儲(chǔ)更多信息，還可以配合計(jì)算機(jī)、云設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理。此外，企業(yè)單位還需要建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資源庫，檔案的管理部門還需要購入專業(yè)的防火、防水材料對(duì)其裝潢，防止事故產(chǎn)生。另一方面，企業(yè)單位需要定期維護(hù)相關(guān)設(shè)備，定期檢查計(jì)算機(jī)等設(shè)備的完好程度、檢測(cè)軟件是否需要更新等等，這些都是保證檔案數(shù)據(jù)流暢處理的有效措施。

5 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理工作的有機(jī)融合能夠快速發(fā)展檔案管理，同時(shí)能夠推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。文中主要介紹了大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理的意義，并且分析了當(dāng)下檔案管理的過程中存在的問題，以及解決問題的有效對(duì)策，希望本文的論述內(nèi)容能夠?yàn)闄n案管理與大數(shù)據(jù)融合發(fā)展提供一定的參考。