吳小園

（重慶三峽職業(yè)學(xué)院，重慶 404155）

由于電子檔案是檔案管理人員借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化設(shè)備或技術(shù)，實(shí)現(xiàn)有價(jià)值的文字、圖片、視頻等檔案信息的高效傳遞、即時(shí)保存、便捷查詢，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢明顯，在檔案管理中發(fā)揮著積極作用，且這種趨勢愈發(fā)明顯。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高校檔案信息化程度日益提高，檔案電子信息化帶來的“高效率、智能化、簡單化”變革明顯，如電子檔案的使用減少了人工工作量，提高了檔案查詢效率，節(jié)約了檔案管理的成本。由于電子檔案涉及技術(shù)較廣、更新速度很快，管理中不可避免地會(huì)出現(xiàn)各種安全風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)防控研究已成為高校檔案管理部門重點(diǎn)研究的課題。筆者結(jié)合自身的檔案安全管理工作經(jīng)驗(yàn)，分析了高校電子檔案安全管理存在的主要風(fēng)險(xiǎn)，并初步提出了加強(qiáng)安全管理的對策建議，以供參考。

1 高校電子檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)因素

1）自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。由于電子檔案數(shù)據(jù)的建立、管理和更新等都是借助于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化設(shè)備和技術(shù)，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)所處的自然環(huán)境、硬件措施等便直接影響到電子檔案的安全。具體來看，電子檔案的自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾方面：一是設(shè)施設(shè)備所處的氣候環(huán)境惡劣，如高溫高濕、低溫凍害、陽光直射等導(dǎo)致設(shè)備老化，損壞；二是人為或自然的生物因素影響，如老鼠、傳染性病菌、病毒等導(dǎo)致設(shè)備間無法正常工作；三是配套保護(hù)設(shè)施設(shè)備缺乏，如防火、防雷電、防水等設(shè)施不配套導(dǎo)致抗災(zāi)能力差。這些自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)在一定程度上影響電子檔案的儲(chǔ)存或利用，有時(shí)候甚至能造成極大的損失。

2）信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。前面提到過，電子檔案數(shù)據(jù)的建立、管理和更新等必須依賴于計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從信息技術(shù)層面說，一旦計(jì)算機(jī)的軟硬件產(chǎn)生重大問題時(shí)，對電子檔案的安全管理是致命的。一是信息技術(shù)的快速發(fā)展對電子檔案的有效性造成威脅。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等軟、硬件的建設(shè)、發(fā)展都是高速的，特別是目前5G時(shí)代的高速發(fā)展，可能會(huì)給計(jì)算機(jī)的硬件及網(wǎng)絡(luò)傳輸帶來翻天覆地的變革，如果高校的電子檔案管理硬件設(shè)施、管理軟件等沒有得到適時(shí)、相應(yīng)的更新，可能會(huì)導(dǎo)致電子檔案信息的無法使用。二是技術(shù)缺陷、漏洞等增加了電子檔案的安全隱患，技術(shù)本身并非完美的。近年來，國內(nèi)外發(fā)生的電子數(shù)據(jù)檔案被病毒、木馬或黑客攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、泄露的案件屢見不鮮，因此，電子檔案安全管理必須高度重視技術(shù)缺陷的查找、技術(shù)漏洞的修復(fù)，因?yàn)橛袝r(shí)候這些技術(shù)缺陷或漏洞對電子檔案來說可能是致命的危害。

3）人為操作風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案雖然借助于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的高效錄入和管理，但是仍然需要人來操作電腦，因此，人為操作也是電子檔案安全管理的一個(gè)重要風(fēng)險(xiǎn)因素。一是電子檔案管理人員的職業(yè)道德風(fēng)險(xiǎn)，如果因?yàn)闄n案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)和教育不到位，導(dǎo)致檔案管理人員的“素質(zhì)不可靠”，這將嚴(yán)重威脅到電子檔案的安全，可能造成電子檔案信息的重大損失。二是電子檔案管理人員的技術(shù)水平不高，因?yàn)殄e(cuò)誤操作導(dǎo)致檔案信息被無意識(shí)的損壞。目前，許多高校的檔案管理人員都是傳統(tǒng)檔案技術(shù)人才，在使用電子檔案這一項(xiàng)新技術(shù)時(shí)，大多處在邊學(xué)習(xí)、邊使用的階段，如果管理不當(dāng)，人為操作不當(dāng)造成檔案信息被破壞、刪除、丟失的可能性很大。

2 高校電子檔案安全管理的對策

1）加大檔案信息化軟、硬件投入。為了減少電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，首要的就是加大設(shè)施設(shè)備的投入力度，適時(shí)更新電子檔案管理的軟、硬件，確保管理系統(tǒng)、設(shè)備存儲(chǔ)的安全性和先進(jìn)性，不斷完善檔案使用軟、硬件的升級換代工作，能夠保證檔案管理信息化的安全。二是在更新、維護(hù)檔案信息化軟、硬件投入的基礎(chǔ)上，還要配套更新、升級設(shè)備間的配套設(shè)施設(shè)備，如增設(shè)防雷電、防火、防水等防護(hù)設(shè)備，增強(qiáng)電子檔案設(shè)備的抗災(zāi)能力。電子檔案管理部門要投入足夠的技術(shù)、資金支持，以保證軟、硬件升級換代工作順利進(jìn)行。只有通過電子檔案設(shè)備的軟、硬件更新升級，配套防護(hù)設(shè)施的維護(hù)，才能確保電子檔案數(shù)據(jù)的高效錄入和便捷利用，真正服務(wù)于高校的日常管理和教學(xué)，使檔案管理工作順利實(shí)施。

2）強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。一是要強(qiáng)化高校檔案信息化綜合人才引進(jìn)和隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍的建設(shè)是電子檔案安全管理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，只有匹配了高素質(zhì)的檔案信息化人才，才能實(shí)現(xiàn)電子檔案高效使用和安全管理，有技能和素養(yǎng)的人才是確保電子檔案數(shù)據(jù)可靠、使用安全的核心。因此，作為檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)高度重視對檔案工作者技能水平的培訓(xùn)，充分依托高校教學(xué)資源，擴(kuò)展其業(yè)務(wù)知識(shí)視野，提升業(yè)務(wù)水平。二是要加強(qiáng)檔案工作人員管理，健全考核制度和懲獎(jiǎng)舉措，激發(fā)工作者的工作熱情，提高工作者整體檔案保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，培養(yǎng)他們忠于職守、精益求精的工作態(tài)度。只有讓檔案工作者從思想認(rèn)識(shí)上高度重視電子檔案安全管理的重要性，同時(shí)具備電子檔案安全管理的技術(shù)水平和能力，才會(huì)檔案安全管理工作高效有序進(jìn)行。

3）建立電子檔案管理制度和風(fēng)險(xiǎn)防控體系。建立切合實(shí)際的電子檔案管理制度，完善電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防控體系，是電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防控的重要舉措。數(shù)據(jù)表明，電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)威脅主要來源于檔案管理內(nèi)部，所以電子檔案需要建立統(tǒng)一的管理制度流程至關(guān)重要。高校應(yīng)根據(jù)黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)和出版等不同部門的檔案風(fēng)險(xiǎn)制定不同的管理制度；從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)，針對各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，制定詳實(shí)的管理制度；結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)防控中，風(fēng)險(xiǎn)辨別、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判、風(fēng)險(xiǎn)控制方式這三步驟，完善電子檔案管理制度流程中的問題。依據(jù)電子檔案管理出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)，制定詳實(shí)的管理制度，不斷完善風(fēng)險(xiǎn)防控體系，才能夠保證電子檔案管理工作安全、高效、有效地進(jìn)行下去。

3 結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高校檔案信息化程度日益提高，同時(shí)，電子檔案的安全管理也面臨著各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)因素，作為高校檔案管理者，既要注重檔案工作的軟、硬件的建設(shè)，也要提高電子檔案工作人員的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，更要建立和完善電子檔案管理制度和風(fēng)險(xiǎn)防控體系，才能確保電子檔案數(shù)據(jù)的高效錄入和便捷利用，真正服務(wù)于高校的日常管理、教學(xué)和科研交流，走在檔案信息化管理和利用的前列。