楊艷波

（中共紅山區(qū)委宣傳部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

事業(yè)單位是我們經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，事業(yè)單位建立檔案管理符合我國(guó)高科技社會(huì)的發(fā)展方向。公共事業(yè)單位檔案管理信息化符合我國(guó)的技術(shù)建設(shè)要求，是先進(jìn)技術(shù)的重要體現(xiàn)。事業(yè)單位但是，公共機(jī)構(gòu)檔案管理信息化過程中仍然存在問題，需要采取合理措施進(jìn)行解決。

1 檔案管理信息化建設(shè)的概念

建立檔案管理，就是將紙質(zhì)檔案的管理上傳到相關(guān)的管理系統(tǒng)，以使相關(guān)人員更方便，更快捷地找到檔案，并響應(yīng)我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展水平。在檔案管理信息化的過程中，有必要將檔案分為幾個(gè)階段，以有效地管理檔案，并根據(jù)檔案的分類、范圍和細(xì)節(jié)有序地組織檔案。在此過程中，有必要發(fā)揮檔案負(fù)責(zé)人在事業(yè)單位中的作用，應(yīng)建立專業(yè)人員來傳輸檔案內(nèi)容，并在此過程中確保檔案的安全性。當(dāng)檔案移交完成后，相關(guān)負(fù)責(zé)人將檔案信息輸入管理系統(tǒng)，并且在輸入過程中不會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，并且負(fù)責(zé)人必須在完成輸入后仔細(xì)檢查。隨著我國(guó)事業(yè)單位管理水平的提高，人們對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的要求也越來越高。信息技術(shù)的發(fā)展在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用，不僅可以提高事業(yè)單位檔案管理的效率和水平，而且可以提高檔案管理的質(zhì)量，符合我國(guó)信息化發(fā)展對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的要求[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

雖然在我國(guó)事業(yè)單位管理中，對(duì)檔案進(jìn)行管理已經(jīng)具有嚴(yán)格的規(guī)定，然而由于管理方法以及手段等方面的限制，使得我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中，仍然會(huì)存在相應(yīng)的問題，不利于事業(yè)單位檔案管理水平的提升和發(fā)展，筆者將問題總結(jié)如下：

2.1 安全性問題較多

首先在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理過程中，安全性問題是最為重要，同時(shí)也需要引起人們注意的關(guān)鍵問題。在事業(yè)單位中，檔案中的信息包含基本的員工信息，如果不小心泄露了該信息，將產(chǎn)生無法估量的后果。事業(yè)單位在檔案管理過程中，一些罪犯可以編寫代碼進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，竊取員工信息，并進(jìn)行一些非法操作，這可能會(huì)對(duì)員工的聲譽(yù)造成不利影響。事業(yè)單位就事業(yè)單位而言，某些信息與國(guó)家機(jī)密有關(guān)，如果信息泄露，后果將更加嚴(yán)重。事業(yè)單位因此，應(yīng)注意檔案信息的安全性，提高檔案管理信息建設(shè)的質(zhì)量[2]。

2.2 缺乏對(duì)信息技術(shù)的有效應(yīng)用

其次，從我國(guó)公共事業(yè)單位檔案管理的情況來看，由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響，實(shí)際的檔案管理仍以人工管理為主，缺乏信息技術(shù)的有效應(yīng)用，不利于我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。事業(yè)單位提高公共機(jī)構(gòu)檔案管理的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理中，基本都是手動(dòng)管理的。事業(yè)單位在這種管理模式下，工作效率非常低，在信息輸入過程中不可避免地會(huì)引起很多錯(cuò)誤。事業(yè)單位在建立檔案管理信息的過程中，需要高級(jí)管理員來管理檔案。事業(yè)單位然而，我國(guó)的事業(yè)單位沒有足夠的檔案管理信息構(gòu)建技術(shù)，并且某些事業(yè)單位的雇員還不能熟練地應(yīng)用數(shù)字檔案搜索技術(shù)，從而導(dǎo)致檔案輸入過程中出現(xiàn)許多錯(cuò)誤。事業(yè)單位因此，在檔案管理信息化過程中，有必要不斷研究相關(guān)的信息技術(shù)，以提高建筑檔案管理信息化的質(zhì)量。

2.3 檔案管理信息化設(shè)施配備不完善

最后在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理過程中，雖然一些單位能夠加強(qiáng)對(duì)信息化手段進(jìn)行應(yīng)用，但是在實(shí)際操作過程中，由于信息化設(shè)備的不完善，也不利于事業(yè)單位檔案管理水平的提升和發(fā)展。在建立我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理信息時(shí)，員工的流動(dòng)性相對(duì)較大，并且在記錄管理中會(huì)存在疏漏和錯(cuò)誤。事業(yè)單位在事業(yè)單位中，檔案通常很小，并且相關(guān)設(shè)備不足以確保檔案的全面管理。事業(yè)單位如果檔案管理在實(shí)際工作中不完善，將會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化的建立產(chǎn)生負(fù)面影響[3]。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的解決策略分析

綜合以上分析，結(jié)合我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，目前的事業(yè)單位檔案管理還存在相應(yīng)的問題，主要表現(xiàn)為員工素質(zhì)較差、管理效率較低等，與信息化建設(shè)的要求不符。因此我們需要從信息化角度，探討提高事業(yè)單位檔案管理信息化的策略，為此筆者提出以下方法：

3.1 提高對(duì)檔案管理信息化的重視

在建設(shè)檔案管理信息化的漫長(zhǎng)過程中，相關(guān)管理者應(yīng)注意檔案信息的安全性。事業(yè)單位在文件管理過程中，可以聘請(qǐng)一些高級(jí)專家來加強(qiáng)文件管理系統(tǒng)的安全性管理。事業(yè)單位專家可以通過創(chuàng)建一些安全系統(tǒng)來保護(hù)文件管理系統(tǒng)，以免損壞系統(tǒng)上的文件信息。事業(yè)單位同時(shí)，可以在歸檔管理過程中采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣肀Ｗo(hù)歸檔信息。事業(yè)單位如果發(fā)現(xiàn)文件信息被盜，則會(huì)啟動(dòng)相應(yīng)的預(yù)警措施。事業(yè)單位為了在文件管理過程中有效地保護(hù)文件信息，有必要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)中相互配合，以確保依次執(zhí)行文件保護(hù)，并有效地保護(hù)文件信息，提高檔案管理信息建設(shè)質(zhì)量[4]。

3.2 完善檔案管理信息化建設(shè)的措施

其次事業(yè)單位在建立檔案管理信息化的過程中，有關(guān)部門必須加大對(duì)信息化設(shè)施的投入，并提高設(shè)備性能，以有效地保證檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。事業(yè)單位如果設(shè)備性能不佳，則在檔案輸入過程中可能會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，并且在嚴(yán)重的情況下，檔案信息可能會(huì)丟失。事業(yè)單位同時(shí)，在檔案管理信息化的過程中，必須對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)，以準(zhǔn)確理解檔案管理的重要性，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人還應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行績(jī)效考核。

3.3 有效利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理

在建立檔案管理信息化的過程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人必須能夠提高檔案管理系統(tǒng)的自我應(yīng)用水平，以此來提高檔案管理相關(guān)工作的質(zhì)量，并在一定程度上促進(jìn)公共事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位同時(shí)，在建立文件管理信息的過程中，公共機(jī)構(gòu)將進(jìn)行一些開源的文件信息管理，但是由于客觀因素，這些文件不能被有效地共享。事業(yè)單位因此，在共享文件信息時(shí)，公共機(jī)構(gòu)可以將云存儲(chǔ)技術(shù)引入業(yè)務(wù)部門的文件管理中，并且可以將可共享文件信息上傳到相應(yīng)的共享系統(tǒng)，以便共享者可以平穩(wěn)地接收共享文件信息，提高事業(yè)單位施工檔案管理信息質(zhì)量[5]。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之在我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展過程中，有效的檔案管理不僅是檔案管理工作的要求，同時(shí)也是事業(yè)單位發(fā)展的需要。尤其在我國(guó)信息化快速發(fā)展的背景下，如何提高事業(yè)單位檔案管理工作的信息化，已經(jīng)成為檔案管理部門的重要工作。因此有必要從我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位答案管理的實(shí)際情況出發(fā)，分析檔案管理中存在的問題，同時(shí)提出具體的解決措施，希望能夠提升事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和水平。