陳麗芳

（端州中學(xué)，廣東 肇慶 526000）

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛運用，信息技術(shù)漸漸運用于學(xué)校檔案管理中，持續(xù)提高檔案管理效率與質(zhì)量[1]。對于檔案而言，其管理是一項系統(tǒng)、長期工作，需立足于學(xué)校運行管理情況不斷地完善與補充，并科學(xué)分類與利用檔案資源，強化檔案管理的實效性。所以，信息技術(shù)的運用應(yīng)立足于學(xué)校發(fā)展現(xiàn)狀及檔案管理要求開展針對性、深入地探索，以此來提高管理質(zhì)量。

1 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中運用的意義

1.1 提高檔案管理的效率

運用信息技術(shù)可有效提高檔案管理效率[2]。例如，錄入檔案時一次錄入便能夠?qū)崿F(xiàn)多次反復(fù)錄入的成效；檔案案卷目錄、收發(fā)文單據(jù)等報表可在信息化系統(tǒng)中自動生成與打印，大大提高了檔案管理的效率。

1.2 促進學(xué)校的科學(xué)決策

對于學(xué)生而言，管理運行過程中難免不會出現(xiàn)一些重大問題，解決時學(xué)校應(yīng)立足于自身實際情況，作出科學(xué)合理的決策。對于學(xué)校而言，學(xué)校檔案是科學(xué)決策的關(guān)鍵性隱居。只有運用信息技術(shù)管理檔案，可高效率傳遞信息，并確保安全保存檔案，為各重大決策提供可靠、真實、完善的依據(jù)。

1.3 實現(xiàn)信息資源的共享

采取卷宗的方式管理檔案不僅需要投入大量的管理成本，且相關(guān)信息資源無法實現(xiàn)共享，如修改或復(fù)制檔案等[3]。若引用了信息技術(shù)，不只是實現(xiàn)了高效管理，且有利于控制管理成本。運用數(shù)字化信息技術(shù)的關(guān)鍵在于通過數(shù)據(jù)分析，對學(xué)校檔案現(xiàn)有資源使用情況了如指掌，有利于指導(dǎo)學(xué)校日后建設(shè)，并獲取最大化的檔案資源利用成效。

1.4 滿足時代發(fā)展的要求

在互聯(lián)網(wǎng)日益普及的情況下，數(shù)字信息得以迅速發(fā)展，并接種集中化、時間化相關(guān)有效的處理方式，構(gòu)建成不同的數(shù)據(jù)庫，盡力地滿足現(xiàn)代社會對信息個性化的需求。對此，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)難以迎合現(xiàn)代化發(fā)展所需，所積極融入數(shù)字化信息管理，加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進程，迎合學(xué)校檔案管理需求，為教育事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

2 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用措施

2.1 建立學(xué)校檔案信息化管理思維

學(xué)校的管理者首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維觀念，充分認識到檔案信息化管理建設(shè)對學(xué)校長遠發(fā)展帶來的管理優(yōu)勢，提高學(xué)校管理水平，推動學(xué)校健康有序的發(fā)展。其次，要把檔案信息化管理建設(shè)編入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃工作中，可以成立工作小組，明確崗位權(quán)限職責(zé)，確保有效落實。通過對學(xué)校現(xiàn)有檔案管理人員的定期與不定期培訓(xùn)，增加計算機知識，不斷提高管理人員的各項技能，努力培養(yǎng)復(fù)合型人才，選用固定的網(wǎng)絡(luò)信息人員全程參與檔案信息化管理建設(shè)以及建成后對系統(tǒng)平臺進行維護工作，保障檔案信息化系統(tǒng)穩(wěn)定安全的運行。

2.2 完善襠案信息化管理硬、軟件設(shè)施建設(shè)

對于學(xué)校檔案而言，應(yīng)積極引入先進的保管技術(shù)，對庫房的環(huán)境予以嚴格調(diào)控[4]。同時，積極更新檔案存儲介質(zhì)，想方設(shè)法優(yōu)化與升級數(shù)據(jù)庫技術(shù)、壓縮技術(shù)。對此，從硬件方面入手，學(xué)校檔案管理應(yīng)緊跟時代發(fā)展，積極引入各種信息技術(shù)，采用最陷阱的存儲介質(zhì)與技術(shù)硬件，如此才能夠提高學(xué)校檔案管理的時效性與安全性。對于軟件而言，構(gòu)建數(shù)據(jù)集成、實現(xiàn)檔案文檔一體化、建立軟件數(shù)據(jù)安全保障體系尤為關(guān)鍵。

2.3 數(shù)字信息技術(shù)實現(xiàn)學(xué)校檔案規(guī)范化管理

一是應(yīng)當(dāng)推進紙質(zhì)學(xué)校檔案朝著信息化檔案的轉(zhuǎn)化[5]。過去很長一段時間以來，學(xué)校檔案是以紙質(zhì)方式進行保存，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展要求學(xué)校檔案也應(yīng)當(dāng)盡快完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可以采取紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案同時管理的模式，為學(xué)校檔案的安全與完整提供雙重保障。對新接收的檔案材料文件應(yīng)當(dāng)及時進行數(shù)字化備份，確保檔案內(nèi)容信息準確無誤，以便于后期的調(diào)取查閱，確保檔案材料收集、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范開展。二是應(yīng)當(dāng)推進智慧學(xué)校檔案大數(shù)據(jù)平臺的創(chuàng)建。首先能夠積極與地方上的信息技術(shù)企業(yè)進行合作，共同推進智慧學(xué)校檔案大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)，在紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化的同時打造數(shù)字檔案中心；其次是積極和教育管理系統(tǒng)展開系統(tǒng)交互，真正做到學(xué)校檔案資源的共享，形成全局性的綜合信息數(shù)據(jù)庫，拓展學(xué)校檔案信息的利用范圍。在這一過程中借助于數(shù)據(jù)交換處理技術(shù)可以讓不同系統(tǒng)平臺形成一體化架構(gòu)，為學(xué)校檔案的信息化、集約化、智能化管理帶來重要支撐；最后是借助于智慧學(xué)校檔案平臺為廣大師生帶來更加多元化個性化的服務(wù)，真正滿足其實際需求。三是應(yīng)當(dāng)借助虛擬現(xiàn)實技術(shù)推進“可視化庫房”的創(chuàng)建工作。學(xué)校檔案管理部門在推進落實信息化建設(shè)工作中能夠靈活運用虛擬現(xiàn)實技術(shù)對檔案庫房實施全景模擬，檔案管理人員能夠?qū)崟r、全面地了解到庫房內(nèi)的實際情況。另外依托于智慧社會檔案平臺可以對庫房內(nèi)保存的檔案信息資源實施虛擬投影，檔案管理人員僅僅需要輸入相關(guān)信息即可第一時間了解到相應(yīng)檔案所在位置并進行調(diào)取，如此一來有助于實現(xiàn)更加科學(xué)高效的檔案開發(fā)管理。四是應(yīng)當(dāng)依托于條形碼或者二維碼技術(shù)來確保學(xué)校檔案材料的安全與完整。為確保學(xué)校檔案數(shù)字化管理朝著更加規(guī)范的方向發(fā)展，能夠借助于條形碼、二維碼聯(lián)合微信小程序來對檔案材料的流轉(zhuǎn)記錄和經(jīng)辦人信息予以查詢記錄。檔案使用者可以掃碼查閱相關(guān)內(nèi)容，歸還時小程序可以提前進行提醒，防止逾期歸還檔案。另外依靠這樣的辦法還可以真正讓檔案更為安全和保密，促進檔案管理質(zhì)量的提升。

2.4 加快檔案專業(yè)管理人才建設(shè)

對于信息化建設(shè)而言，人才建設(shè)是主要保障[6]?，F(xiàn)階段學(xué)校檔案管理人員在年齡結(jié)構(gòu)、文化水平、知識結(jié)構(gòu)等方面均無法滿足學(xué)校檔案信息化建設(shè)要求。特別是在知識結(jié)構(gòu)方面，不僅要具有專業(yè)的檔案管理知識，而且還要求精通各種計算機技術(shù)。對此，基于學(xué)校檔案信息化建設(shè)要求，學(xué)校應(yīng)注重建設(shè)復(fù)合型人才，積極培養(yǎng)既具有高超信息技術(shù)又懂得檔案與財務(wù)管理，既掌握信息技術(shù)又了解教育教學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等專業(yè)技術(shù)的綜合性人才，為信息化建設(shè)提供源源不斷的人才支持。另外，學(xué)校應(yīng)加強人才繼續(xù)教育，以多樣化培訓(xùn)方式調(diào)動工作人員學(xué)習(xí)熱情，強化自身專業(yè)技能與素養(yǎng)。如，可組織開展專題培訓(xùn)、合作研究、崗位培訓(xùn)、考察交流、講座等開展繼續(xù)教育，強化檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。

3 結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益成熟，有力地保障了信息技術(shù)穩(wěn)定發(fā)展，目前信息技術(shù)在我們?nèi)粘Ｉ畋夭豢缮伲槍π畔⒓夹g(shù)的各種優(yōu)勢，學(xué)校檔案信息化建設(shè)成為必然趨勢，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時更新管理理念與管理方法，促使信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中得以廣泛運用應(yīng)用。