黃紹梅

（臨滄市檔案館，云南 臨滄 677000）

檔案管理的數(shù)字化是在檔案管理鏈接中使用數(shù)字信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字電子檔案，并將其存儲(chǔ)在檔案管理系統(tǒng)中。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在新時(shí)代背景下將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)用于文件管理是現(xiàn)在的大趨勢。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以幫助提高文件管理效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的集成與存儲(chǔ)。所以，為了提高檔案管理工作的效率并且建立完整的管理系統(tǒng)，建立文件管理的數(shù)字系統(tǒng)和平臺(tái)是首要任務(wù)，也是提高文件管理質(zhì)量的重要舉措之一。本文旨在根據(jù)實(shí)際情況研究檔案管理現(xiàn)狀，研究數(shù)字化技術(shù)的各個(gè)方面，論述這項(xiàng)技術(shù)在檔案管理工作中的作用，并且以公正的眼光去看待這項(xiàng)技術(shù)的優(yōu)缺點(diǎn)。通過這一系列的分析論述，適當(dāng)?shù)奶岢鲆恍└倪M(jìn)措施和建議。

1 數(shù)字化技術(shù)特點(diǎn)分析

1.1 信息處理快速

數(shù)字化技術(shù)的另一個(gè)顯著特點(diǎn)是信息處理速度，數(shù)字化技術(shù)以快速的處理和傳遞信息為優(yōu)勢，要知道計(jì)算機(jī)的計(jì)算速度是目前來說我們生活中最方便快捷的，這個(gè)信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)的處理速度是相當(dāng)重要的，對(duì)信息數(shù)據(jù)的處理速率決定了數(shù)字化技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢，這一點(diǎn)也恰恰符合了檔案管理數(shù)字化的條件。

1.2 依賴虛擬化載體

數(shù)字化技術(shù)主要利用各類信號(hào)進(jìn)行數(shù)據(jù)和信息的加工、傳輸和存儲(chǔ)，信息和數(shù)據(jù)的載體需要依賴大容量的計(jì)算機(jī)內(nèi)存，還包括一些服務(wù)器和光盤、磁盤等，數(shù)字化技術(shù)需要依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行查閱和處理，從這個(gè)角度上講，這項(xiàng)技術(shù)依賴于虛擬化載體，也是數(shù)字化技術(shù)的基本特征。

2 數(shù)字化技術(shù)手段在檔案管理工作中運(yùn)用存在的問題

2.1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性要求

在檔案管理數(shù)字化的大趨勢下，很多地方部門的檔案管理都在使用這種模式，但是卻沒有得到很好的效果，大家都只知道一個(gè)大方向，就是將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，但是如何具體的運(yùn)用卻沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。這使得檔案管子數(shù)字化進(jìn)程變得緩慢，甚至有些停滯。必須要有標(biāo)準(zhǔn)的，規(guī)范的改革操作，才能使數(shù)字化技術(shù)更好的應(yīng)用于檔案管理工作之中，才能發(fā)揮它的最大效用。但是目前而言，我國的檔案管理還缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，對(duì)于數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用相關(guān)規(guī)范和具體要求尚不健全。

2.2 檔案管理數(shù)字化工作存在較大的人才缺口

數(shù)字技術(shù)的創(chuàng)新形式及其在檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展中的應(yīng)用需要具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理數(shù)字化的人才。然而現(xiàn)在我國對(duì)檔案管理領(lǐng)域的人才培養(yǎng)還沒有給予足夠的重視，這門學(xué)科并不受很多人喜歡，而且由于大學(xué)開設(shè)相關(guān)專業(yè)的課程很少，因此在人力資源市場上這種人才少之又少，人才缺口很大，很難滿足當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作的需求。

2.3 檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟

檔案管理數(shù)字化進(jìn)程在不斷地推進(jìn)，但其實(shí)這個(gè)技術(shù)并不成熟，目前還沒有一個(gè)完整的系統(tǒng)，兩者還沒有很好地結(jié)合。檔案資源的管理和使用都需要一個(gè)全面的資源平臺(tái)，但目前而言，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟。長期以來，檔案管理資料的作用只是提供服務(wù)咨詢和材料證明的作用，在實(shí)際的使用和服務(wù)上都缺乏創(chuàng)新性的突破，造成檔案管理工作僅停留在表層以上，缺乏開發(fā)與挖掘的深度，因此，眾多的檔案管理服務(wù)工作無法全面鋪開。

3 數(shù)字化技術(shù)手段在檔案管理工作中運(yùn)用的改進(jìn)措施

3.1 注重培養(yǎng)具備數(shù)字化技術(shù)與檔案管理專業(yè)的綜合性人才

在工作人員的配置方面也需要得到我們的重視。術(shù)業(yè)有專攻，具有專業(yè)素養(yǎng)的專業(yè)人才是數(shù)字化技術(shù)得以在檔案管理工作發(fā)揮最大效用的基本條件。首先，具備優(yōu)秀的專業(yè)素養(yǎng)，要有能力去勝任這份工作，要有一定的創(chuàng)新思維，不怕吃苦，勤奮好學(xué)。其次，工作單位要通過一些適當(dāng)?shù)呐e措積極吸引一批具有專業(yè)素質(zhì)和綜合技能的數(shù)字檔案管理人才，并在人才招聘、待遇等等方面做出改變，吸引高素質(zhì)人才的注意和加入。

3.2 健全工作監(jiān)督機(jī)制

要注意增設(shè)工作監(jiān)督小組，在管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都要確定總負(fù)責(zé)人和監(jiān)督小隊(duì)，負(fù)責(zé)人應(yīng)定期地監(jiān)督和審查記錄管理工作，以確保記錄管理過程的正確性和標(biāo)準(zhǔn)性。同時(shí)，監(jiān)督人員必須在每次檢查后提交檢查內(nèi)容和具體情況，將記錄制成表格整合到一起，并將其提交給相應(yīng)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查，保證監(jiān)督工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。要保證每個(gè)環(huán)節(jié)的檢查都要由該環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人親自簽字確保監(jiān)督的真實(shí)性。在完成批處理文件的審查和管理工作之后，有必要立即審查結(jié)果，要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，并且盡量在問題初期就提出解決方案。要注意的是，要定期的處理總結(jié)之前的監(jiān)督報(bào)表，沒有問題的監(jiān)督報(bào)告可以忽略，要著重注意發(fā)生問題的監(jiān)督報(bào)表記錄，并且整合資料存儲(chǔ)起來。在確認(rèn)文件審閱項(xiàng)目的質(zhì)量已通過認(rèn)證之后，即可交付或存儲(chǔ)文件資料，從而確保數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量。

3.3 著力加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化體系的建設(shè)

沒有規(guī)矩不成方圓，檔案管理體系的不夠完善，使檔案管理數(shù)字化工作不能夠順利進(jìn)行，導(dǎo)致很容易在檔案管理過程中出現(xiàn)紕漏，從而使檔案管理無法高效的去完成，無法滿足工作需求，從而喪失了檔案管理和建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義。但是在當(dāng)前的檔案管理中使用數(shù)字化技術(shù)手段，這些現(xiàn)象仍然普遍存在，這很大程度上會(huì)阻礙檔案管理數(shù)字化工作的快速發(fā)展和創(chuàng)新體系建設(shè)。因此，注重加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)對(duì)于工作效率有著很大的現(xiàn)實(shí)意義，我們要注意管理體系的系統(tǒng)化建設(shè)，以確保檔案管理的準(zhǔn)確性和完整性。有效地利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理需要充分利用信息化整合技術(shù)，另外，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理可以極大地促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化。

4 總結(jié)

數(shù)字化技術(shù)手段在檔案管理中的運(yùn)用，可以極大的節(jié)省人力物力和財(cái)力資源，將人力逐步向服務(wù)轉(zhuǎn)型，不僅僅使檔案管理更加方便快捷，并且在需要查找檔案資料時(shí)，可以快速相應(yīng)的檔案資料，存取檔案的過程簡化大大提高了相關(guān)工作的效率。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，也順應(yīng)了當(dāng)今信息化、數(shù)字化的世界的趨勢，是檔案管理模式的一大革新。