劉曉坤

（吉林省梅河口市城市建設(shè)檔案館，吉林 梅河口 135000）

在如今社會(huì)快速發(fā)展的形勢(shì)下，城建檔案在社會(huì)建設(shè)中同樣起著不可估量的作用，如何順應(yīng)城市發(fā)展，發(fā)揮城建檔案的作用，是城建檔案管理工作面臨的問題和挑戰(zhàn)。本文針對(duì)城建檔案管理工作中出現(xiàn)的城建檔案收集不夠嚴(yán)格等問題，加以分析并提出對(duì)策。

1 城建檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 部分建設(shè)和施工單位對(duì)城建檔案工作缺乏

重視城市建設(shè)工作中不重視城建檔案工作的現(xiàn)象普遍存在。部分建設(shè)單位沒有意識(shí)到城建檔案的重要性，而是把工作重點(diǎn)放到建設(shè)工程的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理上，從而忽視工程檔案的整理歸檔工作。因此在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收前的檔案聯(lián)合驗(yàn)收之前，城建檔案管理部門應(yīng)對(duì)建設(shè)工程檔案的整理歸檔工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督、指導(dǎo)和驗(yàn)收。

1.2 城建檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善

部分城市僅設(shè)有市級(jí)城建檔案館，而縣區(qū)只在建設(shè)局設(shè)置資料室，存在結(jié)構(gòu)單一和城建檔案質(zhì)量不高的情況。同時(shí)，各部門之間分工不明確，缺乏具備專業(yè)知識(shí)的城建檔案管理人員，從而導(dǎo)致工作效率低下。

1.3 收集與整理城建檔案不夠規(guī)范

對(duì)城建檔案的整理沒有統(tǒng)一的要求，造成各地區(qū)城建檔案門類五花八門，不夠規(guī)范，不利于城建檔案的整合和管理。

1.4 信息化意識(shí)薄弱，城建檔案管理方式相對(duì)

落后現(xiàn)今已是信息化時(shí)代，但有些城市在城建檔案管理方面仍然是采用以前手工服務(wù)的方法，單一落后的管理方式不僅不能及時(shí)獲取有效信息，而且浪費(fèi)人力資源，使城建檔案得不到有效地開發(fā)和利用。

2 “大數(shù)據(jù)”時(shí)代城建檔案管理模式

2.1 信息化管理

實(shí)現(xiàn)城建檔案的信息化管理，一方面是城建檔案業(yè)務(wù)處理的信息管理；另一方面是城建檔案的信息化管理。業(yè)務(wù)處理的信息化管理是從接收檔案、編目立卷、存儲(chǔ)入庫和查閱調(diào)卷實(shí)現(xiàn)信息化，人員管理上實(shí)現(xiàn)從上而下扁平化管理，利用MIS技術(shù)，提高工作效率，應(yīng)對(duì)與日俱增的城建檔案數(shù)量和信息開發(fā)利用要求；城建檔案的信息化管理，是利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、GIS技術(shù)等管理城建檔案，提高檔案管理的科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)檔案的整體性、立體性和多維性，構(gòu)建城市建筑、地下管線、道路的智能化信息中心。

2.2 科學(xué)化管理

基于數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的決策方法，政府將更加有效率、更加開放、更加負(fù)責(zé)，引導(dǎo)政府前進(jìn)的將是基于實(shí)證的事實(shí)，不是利益集團(tuán)在政府決策過程中施加的影響。在龐大數(shù)據(jù)支撐下，檔案館服務(wù)過程量化，服務(wù)結(jié)果可視化，既能減少服務(wù)的不確定性，又能讓用戶理解服務(wù)內(nèi)容；其次，大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，使個(gè)性化服務(wù)成為可能，大數(shù)據(jù)背景下的個(gè)性化服務(wù)不僅提供用戶所需要的信息，還通過對(duì)用戶需求進(jìn)行分析，提供基于海量分布式資源的精細(xì)化知識(shí)組織輸出，即實(shí)現(xiàn)“信息+解決方案”的一站式服務(wù)?；跀?shù)據(jù)的科學(xué)化管理，提高了服務(wù)質(zhì)量，增加了服務(wù)形式。

3 管理方法

3.1 構(gòu)建專業(yè)化的人才隊(duì)伍

大數(shù)據(jù)時(shí)代的城建檔案館是城市建筑、市政、管線等信息中心，保存的檔案蘊(yùn)含了巨大的商業(yè)和社會(huì)價(jià)值，對(duì)城市規(guī)劃、商業(yè)開發(fā)、城市安全、環(huán)境保護(hù)具有重大的參考意義。檔案工作人員是挖掘城建檔案信息的主要執(zhí)行人，其自身對(duì)信息價(jià)值的敏銳度、挖掘數(shù)據(jù)的能力和價(jià)值利用率直接影響到檔案信息的價(jià)值實(shí)現(xiàn)和價(jià)值利用。傳統(tǒng)只具有檔案專業(yè)理論和技能工作人員已經(jīng)不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的業(yè)務(wù)要求，城建檔案館一方面，要加強(qiáng)對(duì)本館工作人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，使其具備一定的計(jì)算機(jī)和外語能力，提高其對(duì)檔案信息的價(jià)值識(shí)別和數(shù)據(jù)挖掘能力，初步具備數(shù)據(jù)挖掘的技能；另一方面，在暫時(shí)無法實(shí)現(xiàn)檔案工作人員交替的情況下，在加強(qiáng)本館業(yè)務(wù)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，可采用服務(wù)外包、聯(lián)合開發(fā)等形式，既節(jié)約資源，提高效率，又可實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的全面性和價(jià)值最大化。

3.2 挖掘城建檔案價(jià)值信息

挖掘城建檔案價(jià)值信息首先要做到對(duì)檔案的統(tǒng)一管理和統(tǒng)一備份，對(duì)區(qū)域城建檔案的工作方式和系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)作出相應(yīng)的規(guī)范，實(shí)現(xiàn)從上而下各層級(jí)的統(tǒng)一管理和信息共享。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)多元化，解決目前存在的物理存儲(chǔ)空間不足、存儲(chǔ)要求高、類別劃分不明確的問題；第二，在實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一化管理的基礎(chǔ)上，開發(fā)適用于城建檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析工具，城建檔案與其它檔案系統(tǒng)存在差異，和其它行業(yè)系統(tǒng)也存在不同，擁有自己的專業(yè)工具，可以減少上手時(shí)間，提高利用效率，價(jià)值挖掘也更有針對(duì)性，在價(jià)值共享上與其它檔案系統(tǒng)和其它行業(yè)實(shí)現(xiàn)互補(bǔ)。

3.3 利用和開放檔案大數(shù)據(jù)

通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)發(fā)現(xiàn)的檔案價(jià)值信息，只有通過利用和共享才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。在“重藏輕用”的保存觀念下，檔案的工作范圍被限定為裝訂和維護(hù)，檔案利用只是簡(jiǎn)單的目錄查詢，在大數(shù)據(jù)下，更加強(qiáng)調(diào)檔案的利用率和價(jià)值共享。城建檔案館在大數(shù)據(jù)時(shí)代是城市建設(shè)和布局的信息中心，檔案的可用性增強(qiáng)，價(jià)值性提高，這就需要打破部門和行業(yè)限制，實(shí)現(xiàn)城建信息的價(jià)值共享，為城市規(guī)劃、商業(yè)開發(fā)和安全管理提供參考信息。在大數(shù)據(jù)下，信息權(quán)成為人們的基本權(quán)利，用戶到檔案館獲取住房質(zhì)量、管線布局、基礎(chǔ)設(shè)施等信息成為常態(tài)，對(duì)個(gè)人居住環(huán)境評(píng)估和職業(yè)選擇的個(gè)性化服務(wù)應(yīng)成為城建檔案的業(yè)務(wù)之一，由此擴(kuò)大檔案公開范圍是大勢(shì)所趨，需提高檔案利用率體現(xiàn)檔案價(jià)值。

4 結(jié)束語

城建檔案承載著一座城市的歷史和未來，必須高度重視建存檔和安全保管工作。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，云盤管、云網(wǎng)絡(luò)等新媒體、新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，客戶群體需求由實(shí)物案卷向電子檔案轉(zhuǎn)變，使得傳統(tǒng)的建存檔案及保存等方式面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，所以在轉(zhuǎn)方式、調(diào)結(jié)構(gòu)、促發(fā)展的總體要求下，必須從抓好思想建設(shè)、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、制度建設(shè)等方面推進(jìn)信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理安全規(guī)范、社會(huì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)滿意的雙贏局面。