夏 炎

（中石化南陽能源化工有限公司，河南 南陽 473000）

檔案屬于個人或整體的信息資源，具有內(nèi)容廣泛、信息量大及價值高等特點。檔案管理是一項系統(tǒng)性的工程，在信息技術(shù)推動下，檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理走向了數(shù)字化管理模式。但是，單純的信息化、數(shù)字化管理無法滿足檔案現(xiàn)代化管理的需求，如何運用高科技手段實現(xiàn)檔案管理和有效利用是當前檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中關(guān)注的焦點。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

檔案數(shù)字化是綜合運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，展開紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換的一種檔案管理形式，與紙質(zhì)檔案相比，實現(xiàn)了信息和載體的分離，將不同形式的載體信息向進行數(shù)字化形式的轉(zhuǎn)換，讓文字、語音及圖片等信息實現(xiàn)了數(shù)字化編碼，借助數(shù)字化轉(zhuǎn)換，讓信息內(nèi)容可以直觀地呈現(xiàn)。在科技高速發(fā)展的背景下，隨著對外交流的持續(xù)增多，以往的紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)不能滿足檔案管理者和使用者的要求。隨著檔案數(shù)字化處理技術(shù)的提升和計算機的廣泛普及，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)得到了全新的應(yīng)用空間?；诖耍仨毞e極開展檔案數(shù)字化管理，以促進檔案的數(shù)字化發(fā)展和普及。

2 數(shù)字技術(shù)在檔案管理工作中的運用現(xiàn)狀

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字技術(shù)逐漸運用到生活發(fā)展各領(lǐng)域，同時在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用。數(shù)字技術(shù)主要包含了采集、儲存、云端等技術(shù)系統(tǒng)，各系統(tǒng)功能在長期發(fā)展中逐漸成為檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的主要趨勢。隨著數(shù)字技術(shù)的廣泛運用，我國檔案管理工作數(shù)字技術(shù)管理取得了顯著的成績，主要依賴于數(shù)字技術(shù)發(fā)展到一定程度，將檔案管理現(xiàn)代化和檔案利用現(xiàn)代化深度融合，促進檔案管理轉(zhuǎn)型升級。檔案管理數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)的運用。此種數(shù)字技術(shù)的運用與智慧檔案管理息息相關(guān)，檔案數(shù)字采集系統(tǒng)增加了數(shù)字技術(shù)和檔案三維攝影技術(shù)，傳統(tǒng)檔案掃描歸檔轉(zhuǎn)向了數(shù)字技術(shù)立體化保存，檔案數(shù)字采集成果顯著；同時，在數(shù)字多維技術(shù)支撐下，檔案管理數(shù)字化管理實現(xiàn)了圖像保護與數(shù)字畫面信息雙向轉(zhuǎn)化，利用數(shù)字技術(shù)信息抓取、立體掃描和資料信息錄取等技術(shù)，結(jié)合虛擬技術(shù)繪圖軟件，保持檔案紙質(zhì)化原狀。尤其是三維技術(shù)在檔案管理工作中的運用，可以有效利用檔案數(shù)字化模型，將虛擬畫面和檔案管理實際工作結(jié)合起來，將傳統(tǒng)檔案管理虛擬化，形成直觀的檔案管理。傳統(tǒng)檔案利用或者信息化檔案利用中，我們經(jīng)常會出現(xiàn)細微的差異，但是數(shù)字化技術(shù)與檔案管理深度融合，運用數(shù)字畫像形式展示檔案管理工作，可以改變傳統(tǒng)的檔案管理精細化不足的問題。將大數(shù)據(jù)和檔案管理、檔案服務(wù)和檔案利用等結(jié)合起來，做好數(shù)據(jù)的分析，增強檔案利用效率。同時，可視化數(shù)字技術(shù)綜合運用。

3 提升檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的可行性措施

3.1 提高檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理意識

從發(fā)展的角度而言，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理需要經(jīng)歷一個漫長的發(fā)展過程，要求在發(fā)展的過程中持續(xù)完善，其中最為關(guān)鍵的一點就是要提高企事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理意識。第一，需要政府管理機構(gòu)和有關(guān)部門大力宣傳和推廣檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，讓更多的企事業(yè)單位可以建立對于檔案管理數(shù)字化管理的意識；第二，需要企事業(yè)單位積極探索全新的檔案管理路徑，以突破傳統(tǒng)檔案管理理念的限制，完善單位的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大人才引入力度，以促進企事業(yè)單位檔案管理能力的發(fā)展。

3.2 提高檔案數(shù)字化管理的服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)的檔案管理模式在用戶需要查閱時，檔案管理人員的效率低，查找速度也比較慢。在檔案數(shù)字化管理的趨勢下，檔案管理人員應(yīng)提升自身的信息化管理技能，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，有秩序地編號、分類，完善檔案信息，并定時更新檔案數(shù)據(jù)庫。當有用戶需要查閱時，檔案管理人員可以通過便捷的查找方式快速得到需要的信息，進而大大提高了檔案的查閱速度和工作效率，這對提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量具有重大意義。

3.3 優(yōu)化檔案數(shù)字化管理機制

在企事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中，為了讓檔案管理工作得以高效開展，需要打造一套具有完善體系的檔案管理機制，以保障檔案管理工作的順利進行。第一，需要企事業(yè)單位積極明確數(shù)字化檔案管理工作的內(nèi)容，打造完善的工作標準和技術(shù)規(guī)定，以保障數(shù)字化管理工作的高效開展；第二，為了讓檔案數(shù)字化建設(shè)工作的質(zhì)量得到顯著提升，需要積極貫徹數(shù)字化檔案管理責任制，并將責任進行細化分工，提高對于管理人員的監(jiān)督力度，強化對于管理人員的績效考核，以起到良好的督促作用，讓檔案管理人員可以不斷提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，規(guī)范自己的工作態(tài)度，以提高檔案數(shù)字化建設(shè)工作的質(zhì)量。

3.4 將檔案數(shù)字化建設(shè)的環(huán)境進行優(yōu)化

為了讓企事業(yè)單位檔案管理工作的數(shù)字化質(zhì)量得到全面提升，需要有關(guān)管理工作者積極提高在檔案數(shù)字化建設(shè)工作中的資金投入力度，為檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變打下良好的環(huán)境基礎(chǔ)。第一，需要企事業(yè)單位提高在數(shù)字化硬件設(shè)施中的引進和采購力度，將數(shù)字化設(shè)施進行升級和改造，以切實滿足檔案數(shù)字化建設(shè)工作的硬件需求；第二，要求檔案管理機構(gòu)積極開展數(shù)字化檔案管理平臺建設(shè)，在關(guān)注管理平臺技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，提高管理平臺的安全防護力度，以免數(shù)字化檔案資源被非法盜用，讓檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有效性得到切實保障，讓檔案管理工作得以高效開展。

3.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)

大到一個國家，小到一個企業(yè)，只有不斷地提高自身素質(zhì)，并且能做到創(chuàng)新，才能蒸蒸日上。創(chuàng)新的關(guān)鍵是人才的培養(yǎng)，檔案事業(yè)的革新，檔案管理人員的自身素質(zhì)至關(guān)重要。素質(zhì)提高的關(guān)鍵在于知識水平的提高，用新的方式去引導，用新的體制去鼓勵，用新的方式去培訓，用新的知識去教授。在檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新上，應(yīng)善于吸收人才，從而實現(xiàn)體系內(nèi)部的創(chuàng)新。同時，堅持以人為本，全面提高人才素質(zhì)。

4 結(jié)語

總而言之，檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展具有十分關(guān)鍵的作用，記錄檔案信息并展開對于檔案信息的良好管理可以幫助企業(yè)確定自身的發(fā)展方向。在新時代背景下，檔案數(shù)字化建設(shè)已然成為企事業(yè)單位檔案管理工作的重要趨勢。為應(yīng)對當前階段在檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，需要檔案管理工作者積極提升自身的數(shù)字化檔案管理意識，從管理環(huán)境、管理機制及管理人才等不同角度加大投入力度，以促進檔案數(shù)字化建設(shè)工作的高效開展，讓企業(yè)得到長足進步。