陳夢婷

（江蘇省南京市燕子磯片區(qū)整治開發(fā)有限責任公司，江蘇 南京 210038）

檔案主要是用來記錄一些重要的事件，而這些被記錄下來的事件可以為時代的前進提供非常寶貴的經(jīng)驗。檔案信息化其實就是將檔案的信息進行形式上的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案是通過文字記載，而信息化的檔案就是將這些文字記錄轉(zhuǎn)變成電子記錄。信息化的檔案可以為人們查詢信息提供更大的方便，實現(xiàn)社會資源的共享。要想實現(xiàn)信息化檔案的最大優(yōu)勢就必須對信息化的檔案進行有效的管理，在更新檔案管理方式的時候要充分地考慮到信息化檔案的特點，從而實現(xiàn)更貼近實際的檔案管理方式更新。

1 檔案信息化建設(shè)概念

在中國古代就存在著記錄歷史的習慣，這種習慣一直延續(xù)到今天，檔案的主要目的就是用來記錄歷史中發(fā)生的重要事件，為后人進行社會建設(shè)的時候提供寶貴的借鑒和經(jīng)驗。檔案中的信息主要分為兩種，一種是未經(jīng)加工原汁原味的信息，這一類信息就是按照事實將事情發(fā)展的經(jīng)過記錄下來，不會添加任何與記錄事件無關(guān)的內(nèi)容。而另一種信息則是將記錄的事件與時代的理念以及思想相融合得出的一種全新的信息，這種信息同樣非常具有價值，是一個時代文化的體現(xiàn)。針對記錄信息的不同劃分，也具有兩種不同的檔案信息化方式，一種是微觀層面上的信息化，即將檔案中記錄的原汁原味的事件進行信息化，另一種則是宏觀層面上的信息化，即將注入了時代思想的事件進行信息化。根據(jù)以上兩種檔案信息化的方式可以得出檔案信息化的主要目的有兩個，其一就是將檔案中的事件進行信息化記錄，以供后人查閱，其二就是將融入了時代思想的信息傳遞給社會群眾，為社會群眾提供服務(wù)。信息化的這兩個目的之間也是存在著普遍聯(lián)系的，可以說二者相輔相成共同服務(wù)于整個社會。

2 促進檔案信息化建設(shè)的方法

1）提高信息化的技術(shù)水平。將檔案進行信息化最離不開的設(shè)備就是電腦，如果提高電腦以及相關(guān)設(shè)備的技術(shù)水平將會直接的促進檔案信息化建設(shè)。在進行計算機、路由器等設(shè)備的選擇時，應(yīng)當充分的了解到產(chǎn)品的性能，選擇性能較好的設(shè)備可以促進檔案信息化的更好建設(shè)。另外在進行檔案信息化建設(shè)的時候會使用到一些軟件，這些軟件的選擇同樣重要，在選擇軟件的時候盡量選擇一些工作效率較高的軟件，這樣可以建設(shè)錄入檔案的時間，提高工作效率。另外檔案的儲存這一方面也應(yīng)當提高相關(guān)的技術(shù)水平，應(yīng)當適當?shù)匾眯录夹g(shù)來提高檔案的保密性。首先應(yīng)當對檔案進行重要程度劃分，對于不需要進行嚴密保護的檔案可以采用普通的方法將其進行儲存，而對于重要性較高需要進行嚴格加密保護的檔案，則需要采用新技術(shù)來提升其加密程度。比如對于檔案的使用者使用人臉或者指紋識別來進行身份認證，并且對于不同的使用者應(yīng)當設(shè)定不同的使用權(quán)限，以此來確保檔案的安全性[1]。

2）增強工作人員的檔案信息化意識。檔案信息化是從互聯(lián)網(wǎng)普及之時開始形成，部門老員工的思想依然停留在傳統(tǒng)的年代，對于檔案信息化建設(shè)的認可度不高，意識不到檔案信息化建設(shè)的重要性，一旦員工沒有正確地認識到檔案信息化的重要性，那么其在工作的時候往往不會竭盡所能地做好自己的工作，不利于檔案信息化建設(shè)工作的展開。針對這一問題相應(yīng)的解決措施就是對員工進行思想上的培訓(xùn)教育，讓他們摒棄傳統(tǒng)的檔案管理觀念，要通過科學(xué)有效的培訓(xùn)方式讓他們了解到檔案信息化建設(shè)是不可避免的潮流，同時也要讓他們認識到檔案信息化建設(shè)為社會帶來的益處。只有使員工充分的了解到檔案信息化建設(shè)的意義，他們才會接受這件事情，才會在工作中竭盡所能，盡自己最大的努力來推動檔案的信息化建設(shè)。在讓員工充分了解到檔案信息化建設(shè)這個概念后，還需要讓員工意識到正確的信息化建設(shè)方式，避免讓員工形成死板的信息化思想，要讓員工認識到正確的信息化方式應(yīng)當是將記錄的信息與時代的思想進行交匯融合，這樣得出的信息才是更加寶貴更加符合社會需求的信息[2]。

3）進行嚴格的任務(wù)分工。不論是傳統(tǒng)的檔案管理還是信息化的檔案管理都需要大量的時間和人員來完成，如果在這個過程中不能做好任務(wù)的分工，那么會使原本的管理時間大大加長，使得工作效率嚴重降低。檔案信息化管理的程序與傳統(tǒng)的管理程序還是存在著差別，相關(guān)人員應(yīng)當及時地意識到這一點，對于管理程序進行及時的更新。在進行檔案信息化建設(shè)的時候應(yīng)當進行明確的人員分工，每個員工應(yīng)當都有著明確的任務(wù)，并且員工與員工之間要形成任務(wù)對接，這樣才能保證在有限的時間內(nèi)實現(xiàn)工作的高校完成。檔案的管理大致可以分成三個部分，分別是檔案的收集、整理以及檔案的錄入，每個環(huán)節(jié)涉及的員工以及部門都不一樣，因此實行明確的分工就顯得尤為重要。如果不實行明確的任務(wù)劃分，那么就會出現(xiàn)部分員工渾水摸魚的現(xiàn)象，或者是多人從事同一個任務(wù)，這樣會使得檔案管理的每個環(huán)節(jié)所消耗的時間延長，非常不利于檔案信息化建設(shè)工作的有效開展。而實行明確的任務(wù)劃分就可以在很大程度上避免出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，應(yīng)當給每個員工分配明確的任務(wù)，并且配備相應(yīng)的監(jiān)督人員，時刻跟進員工的任務(wù)完成情況，這樣可以在很好的提高員工的工作效率，推動檔案管理實現(xiàn)更好的信息化建設(shè)[3]。

4）樹立對于檔案的正確認識。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當中，大部門員工對于檔案都秉持著保存大于利用的認知，即檔案應(yīng)當是用來保護加密的而不是用來分享給大眾加以利用的。如今隨著時代的進步，這種觀念已經(jīng)站不住腳，越來越多的人認為對于檔案實現(xiàn)有效利用才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的最大價值。因此相關(guān)的檔案管理也應(yīng)當改變自己對于檔案的傳統(tǒng)的認知，要意識到將檔案進行有效地利用才會給社會帶來更大的價值。進當今時代下的檔案不應(yīng)該被嚴密的保存起來只供很小的一部分人閱讀，這樣檔案在很大程度上就失去了它的利用價值，應(yīng)當將部門私密性不高的檔案面向大眾，讓更多的人看到檔案中記錄的事件，實現(xiàn)檔案利用價值的最大化[4]。

3 結(jié)束語

對檔案進行信息化建設(shè)是時代進步的產(chǎn)物，相關(guān)人員應(yīng)當及時的轉(zhuǎn)變自己的思想，對于信息化檔案樹立正確的認知，并積極地開展檔案信息化建設(shè)的有關(guān)工作，推動檔案管理跟緊時代的步伐。在進行檔案信息化建設(shè)的過程中應(yīng)及時地發(fā)現(xiàn)建設(shè)過程中存在的不足，并采取科學(xué)有效的措施來繼續(xù)推進檔案的信息化建設(shè)，并且在采取相應(yīng)的建設(shè)措施時應(yīng)當考慮到時代趨勢，將時代的特點以及思想加入到建設(shè)措施中去。