姜 楠

（煙臺(tái)市福山區(qū)檔案館，山東 煙臺(tái) 246000）

實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，不僅能夠提高檔案資源的利用率，還能夠保障檔案資源的完整性，發(fā)揮出其自身的使用價(jià)值。因此，相關(guān)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要作用予以了解，以此提高對(duì)檔案管理信息化的重視程度，從檔案管理的制度、設(shè)備等多個(gè)方面出發(fā)，進(jìn)行信息化的有效建設(shè)，通過(guò)多種科學(xué)合理的手段，提高檔案信息化建設(shè)工作的質(zhì)量與效率，使得這一工作的實(shí)際效用能夠在檔案管理工作中充分發(fā)揮出來(lái)，借此推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展，使其在相關(guān)單位的發(fā)展過(guò)程中起到積極的促進(jìn)作用。

1 檔案信息化建設(shè)與信息化管理的價(jià)值

采用信息化技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行建設(shè)與管理，可以在很大程度上降低檔案管理的難度，將原來(lái)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅可以節(jié)省保存空間，還可以降低檔案折損率，延長(zhǎng)檔案的保存期限，避免檔案資料不完備，甚至丟失。與此同時(shí)，相關(guān)人員可以利用檔案系統(tǒng)的檢索功能快速且精確地調(diào)取資料，提高檔案利用率與檔案服務(wù)水平，節(jié)省時(shí)間和精力?，F(xiàn)階段，大多數(shù)企事業(yè)單位都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)與管理的重要性，且在檔案信息化建設(shè)與管理方面傾注了大量的精力與資金，逐步改善了檔案信息化建設(shè)水平與管理水平，為自身的經(jīng)營(yíng)發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

2 檔案信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

1）制度標(biāo)準(zhǔn)亟待規(guī)范。眾所周知，各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展都需要規(guī)范合理的制度標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做保障，打基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)工作也不例外，相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行也是檔案信息化建設(shè)事業(yè)順利進(jìn)行的保障。在目前的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，存在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)等方面沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，這非常不利于檔案信息化事業(yè)的發(fā)展。

2）專業(yè)人才的缺乏。人才是檔案信息化建設(shè)事業(yè)中最重要的建設(shè)資源，檔案信息化建設(shè)是龐大的系統(tǒng)工程，各方面各層級(jí)都需要大量的信息化人才，引進(jìn)檔案信息化人才，人才興檔是檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵因素之一?，F(xiàn)今很多檔案工作者仍保有傳統(tǒng)的理念，自身綜合素質(zhì)偏低，未能掌握檔案信息化建設(shè)技術(shù)，現(xiàn)有的技術(shù)能力、管理經(jīng)驗(yàn)等難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需求，檔案部門也受自身和社會(huì)地位限制，難以引進(jìn)信息化人才，并且，檔案部門現(xiàn)有的信息化人才還在逐漸流失，這樣一來(lái)，就導(dǎo)致了檔案信息化人才缺乏。另外，沒(méi)有一個(gè)規(guī)范的檔案信息化技術(shù)培訓(xùn)管理體系，也是造成檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏的原因之一?？傊瑱n案管理工作存在人員結(jié)構(gòu)不合理，信息化人才的配置嚴(yán)重不足，專業(yè)素質(zhì)有待提高等問(wèn)題。這些都嚴(yán)重阻礙著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，成為發(fā)展進(jìn)程中最大瓶頸，從而一定程度上制約了檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

3）檔案信息化技術(shù)不成熟。我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)在20世紀(jì)末逐漸興起，隨后信息化管理逐漸被重視。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工作，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)都有一定的安全隱患，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求也較高，由于技術(shù)不完善，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)取代傳統(tǒng)檔案管理方式存在一定安全問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊等情況，使檔案信息有泄露丟失風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息化建設(shè)中最重要一環(huán)就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒鎯?chǔ)。需要采用掃描儀將紙質(zhì)檔案的信息轉(zhuǎn)化為電子文檔，掃描的精度和準(zhǔn)確度影響著最終成品的質(zhì)量，掃描儀器質(zhì)量參差不齊，掃描人員技術(shù)水平不一，會(huì)導(dǎo)致電子檔案質(zhì)量難以保證。檔案信息化存儲(chǔ)的技術(shù)不一定達(dá)標(biāo)，存儲(chǔ)系統(tǒng)的穩(wěn)定有待進(jìn)一步發(fā)展。目前檔案信息化實(shí)踐中，檔案信息化的存儲(chǔ)方式主要是用電子文件，電子文件存儲(chǔ)有一定時(shí)間期限限制，無(wú)法完全滿足檔案管理信息化的存儲(chǔ)要求。

3 檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的有效措施

1）建立完善安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。相關(guān)單位若想提高檔案信息化建設(shè)的有效性，并在檔案管理工作中發(fā)揮出實(shí)際效用，增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就需要加大投入力度，購(gòu)進(jìn)信息化建設(shè)所需的各種軟硬件，為檔案信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)資源。基于此，相關(guān)單位需要建立安全的檔案管理網(wǎng)站，并將其分為面向內(nèi)部與面向公眾這兩種網(wǎng)站平臺(tái)，借此增加檔案管理工作的服務(wù)功能，借助網(wǎng)站為廣大用戶提供檔案信息資源服務(wù)，借此實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，促使檔案資源得到充分地利用。另外，相關(guān)單位要投入充足的資金費(fèi)用，購(gòu)買計(jì)算機(jī)、掃描儀等各種信息化設(shè)備，同時(shí)還要保證相關(guān)信息化設(shè)備的質(zhì)量，借此推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。有關(guān)單位若想開(kāi)展有效的檔案管理信息化建設(shè)工作，就需要轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)思想，并對(duì)檔案信息化建設(shè)在檔案管理工作中的重要作用予以全面地認(rèn)識(shí)，使其明確信息化建設(shè)的實(shí)際效用，以此更新檔案管理者自身的傳統(tǒng)檔案管理思想觀念，樹立先進(jìn)的檔案管理思想，促使相關(guān)單位及其內(nèi)部的檔案管理者能夠提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度。另外，相關(guān)單位還需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作制度進(jìn)行合理完善，針對(duì)信息化的檔案管理工作制定出更加合理的檔案管理制度，使其能夠?qū)π畔⒒臋n案管理工作予以科學(xué)指導(dǎo)，借此提高信息化檔案管理工作的規(guī)范性與有序性，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息化建設(shè)的有效推動(dòng)?；诖?，檔案管理部門要結(jié)合信息化建設(shè)的實(shí)際情況及信息化檔案管理的具體工作內(nèi)容，制定出相應(yīng)的管理制度，可以根據(jù)信息化管理環(huán)節(jié)規(guī)范其工作流程，并以此制定出合理的規(guī)范條例，要求管理人員按照相關(guān)規(guī)范條例開(kāi)展信息化管理工作。還要針對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)化錄入，設(shè)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，提高電子版檔案信息資料的規(guī)范性，這樣也更容易查詢。此外，有關(guān)單位也要制定出科學(xué)的責(zé)任管理制度、考核機(jī)制以及獎(jiǎng)懲機(jī)制等，促使檔案管理人員能夠承擔(dān)起相應(yīng)的檔案管理工作職責(zé)，促進(jìn)檔案管理信息化程度的不斷提升。

3）借助信息技術(shù)建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)工作中不可缺少的一部分，安全的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)能夠保障檔案信息資料的完整性，為其自身的利用奠定基礎(chǔ)保障。因此，相關(guān)單位要利用信息技術(shù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的有效建設(shè)，同時(shí)還要根據(jù)檔案資料的類型，對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行模塊劃分，這樣也便于檔案查詢、錄入工作的有效開(kāi)展。另外，在建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)時(shí)，還需要注意建立高效的搜索引擎，提高檔案查詢的效率。也要針對(duì)重復(fù)的檔案資料設(shè)立專門的瀏覽模塊，促使檔案管理人員能夠?qū)χ貜?fù)性檔案信息進(jìn)行及時(shí)有效的處理，避免檔案信息的查詢管理受到不良影響。此外，在建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的過(guò)程中，相關(guān)技術(shù)人員要重視系統(tǒng)的安全性，可以在計(jì)算機(jī)中針對(duì)這一管理系統(tǒng)建立防火墻，也可以在計(jì)算機(jī)中安裝安全管理軟件、殺毒軟件等，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客入侵的有效抵御，進(jìn)一步保障數(shù)據(jù)化檔案信息資源的安全性，防止其出現(xiàn)受損問(wèn)題，影響到檔案信息的有效應(yīng)用。

4 總結(jié)

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展，人們開(kāi)始向著信息化，科技的角度發(fā)展，在檔案信息管理中，也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，應(yīng)該將物業(yè)檔案信息科學(xué)運(yùn)用，提升其工作效率，確保用戶的隱私安全。