張慧翹

（廣州水產(chǎn)集團有限公司，廣東 廣州 510000）

1 電子檔案管理的特征

隨著我國信息化建設的高速發(fā)展，各行各業(yè)都開始認識到電子檔案應用的便利之處，將其廣泛應用于生產(chǎn)生活中，電子檔案管理是指在系統(tǒng)建立的標準下，通過創(chuàng)設信息共享平臺，來對電子數(shù)據(jù)和信息進行整合處理，以下是電子檔案管理的特征。

1）便捷性。電子檔案管理的核心就是電子管理系統(tǒng)，系統(tǒng)里面可以實現(xiàn)信息的多樣化處理，從信息的搜集、信息的共享再到信息的存貯，都可以在電子檔案管理系統(tǒng)中實現(xiàn)，可以真正實現(xiàn)無紙化。電子檔案管理可以有效地提升信息處理效率，像是現(xiàn)在高考后學生信息檔案的流轉(zhuǎn)，都可以在電子管理系統(tǒng)中實現(xiàn)。在日常的電子檔案管理中，如果發(fā)現(xiàn)有哪處存在錯誤或者需要補充的內(nèi)容，可以直接進行修改和記錄，超出修改范圍的，可以在系統(tǒng)上申請修改權(quán)限。一個簡單的電子設備就可以電子檔案管理，進行信息的篩選和選擇時，搜索關鍵字或者查找條件，可以非?？焖俚恼业叫枰膬?nèi)容，大大節(jié)省了人力成本[1]。

2）數(shù)據(jù)的不可逆性。現(xiàn)在人們所處的是一個大信息時代，數(shù)據(jù)更新迭代非?？?，電子檔案管理同樣存在數(shù)據(jù)的不可逆，這也是實現(xiàn)全面信息化過程中非常大的障礙，電子信息容易被修改，也容易被覆蓋，而且電子管理系統(tǒng)本身也不是十全十美的，可能會出現(xiàn)人們常說的“BUG”，導致修改前的數(shù)據(jù)丟失。如果電子檔案管理人員在進行電子檔案的核對時，不小心對手上的數(shù)據(jù)進行了操作，且在該系統(tǒng)沒有設置可撤銷或者可找回的功能情況下，管理人員又需要花費更多的時間重新對這部分數(shù)據(jù)進行錄入和校對。

3）長期性。電子檔案管理信息可以存在于檔案管理系統(tǒng)中，也可以存在于電腦等存儲設備中，電子信息一旦生成，可以保存幾十年甚至更久，并且這些管理數(shù)據(jù)的形式也不會發(fā)生改變，基本保持與原本形式的一致。電子檔案管理的長期性是我國致力于實現(xiàn)無紙化管理和長期有效管理的重要前提。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別分析

我國目前還是有很多地方依然采用紙質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)管理，相比于現(xiàn)在的電子檔案，不可否認紙質(zhì)檔案確實存在很多優(yōu)點，下面對電子檔案和紙質(zhì)檔案的區(qū)別進行簡單闡述和分析。

1）歸檔時間不同。電子文件檔案管理工作當中，歸檔時間可以是文件辦理結(jié)案后，也可以是在階段性工作周期當中定時歸檔，這個過程需要實現(xiàn)信息的匯總，各部門將需要上傳的文件整合后移交給檔案管理部門，由專門的電子檔案管理人員來對這些數(shù)據(jù)進行錄入并且進行封簽認證，進而實現(xiàn)用戶的隨時調(diào)取和訪問。在傳統(tǒng)檔案管理工作開展當中，歸檔工作主要由檔案管理部門統(tǒng)一搜集表格和報告，所以工作周期較長，在進行實際的統(tǒng)計時，還需要以紙質(zhì)材料作為依托，所以相對工作進展緩慢，歸檔時間較為局限，兩者在時間上的區(qū)別也突出了電子檔案管理的高效性和便捷性[2]。

2）歸檔方式不同。電子文件檔案主要采用電子編碼技術(shù)，所以一旦在工作當中發(fā)生修改和刪除，則難以發(fā)現(xiàn)痕跡，并且由于電子文件依托硬件設備進行儲存，在硬件的移動當中，由于網(wǎng)絡信息的特殊性，很難保證這些文件的真實性，所以在進行電子檔案的歸檔時，需要不斷添加各類安全驗證手段來進行文件的傳輸和整理，例如數(shù)字簽名和實名認證，而反觀傳統(tǒng)檔案管理歸檔方式，主要以采用紙質(zhì)材料為主，雖然對原始文件難以進行改動，但如果材料發(fā)生更換，同樣會影響檔案的真實性。

3 電子檔案管理存在的問題

1）缺乏統(tǒng)一的管理標準。各個地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的水平不一致，對于電子檔案管理的技術(shù)支持水平也不一致，導致各個地區(qū)的電子檔案管理標準難以形成準確的準則。有些地區(qū)的電子檔案管理人員可能不具備計算機技術(shù)，對于電子檔案管理的方法并不清楚，一些管理的手段并不符合現(xiàn)代對電子檔案管理的要求，阻礙了電子檔案管理發(fā)展，并且難以實現(xiàn)全國信息的統(tǒng)一傳遞。

2）信息安全管理問題。電子檔案管理屬于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，網(wǎng)絡信息處理的通病也會反信息應在電子檔案管理問題上，這些保存在電子檔案管理中的數(shù)據(jù)可以說是直接暴露在互聯(lián)網(wǎng)黑客的視野下，在進行數(shù)據(jù)的傳輸時也極易被攔截，任何依托于互聯(lián)網(wǎng)的存儲設備都有可能遭受侵害的風險，若有人惡意對這些信息進行修改和刪減，民眾將難以放心將自己的一些信息保存在網(wǎng)絡上，降低了公信力。

3）電子檔案搜集不完整。雖然電子檔案可以在多種存儲設備上進行，但是由于很多人員對電子檔案管理沒有充分的認知特別是已經(jīng)習慣于紙質(zhì)檔案管理的人，在進行信息搜集和錄入時可能會缺乏某一部分紙質(zhì)檔案中沒有但是進行電子信息錄入時所需要的內(nèi)容，而且紙質(zhì)檔案并非完全與電子檔案兼容，這也會造成電子檔案管理工作量的大幅度提升，電子檔案的檢查、核對、重新錄入的過程會比重建電子檔案管理體系更為復雜。

4 電子檔案管理的完善措施

1）加強電子檔案安全管理。提高防范能力，由于電子檔案的特殊性，其形式與內(nèi)容并不能一起直觀的表現(xiàn)出來，也較為容易進行修改，且改動后不容易留下痕跡，這給電子檔案的原始性、真實性增加了困難。另外，網(wǎng)絡及軟硬件環(huán)境、人為因素等諸多因素都直接或間接影響著電子檔案的安全。在實際工作中確保電子檔案的安全管理，必須抓好以下幾點：能充分了解和認識電子檔案管理在實際中的運用和意義，對其工作原理有清晰的認知，一步步構(gòu)建起電子檔案安全管理體系，從電子檔案安全管理的登錄開始，嚴格用戶的登錄條件和環(huán)境，定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和殺毒，確保電子檔案處于安全的網(wǎng)絡環(huán)境中[3]。

2）電子檔案應依托技術(shù)力量。電子檔案管理實現(xiàn)的前提是有一套便捷高校的電子檔案管理系統(tǒng)，并且該系統(tǒng)要能有效對電子檔案進行維護和長期保存，在進行電子的檔案的維護時，需要注意以下內(nèi)容，首先是對于為特殊格式或者有其他特別要求的電子檔案，必須先將其進行還原，然后用統(tǒng)一的格式，其次是對于載體的維護和保持，一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)載體上，對這些載體需要進行合理地保存，確保載體的環(huán)境安全。最后要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準確，電子檔案管理在網(wǎng)絡上的運行是基于數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化，對其邏輯性進行排列可以方便管理人員進行閱讀和查找。

3）加強檔案管理人員專業(yè)能力。電子檔案管理人員的能力也直接關系到電子檔案管理的效率，電子信息管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是存在很多地方的不同，檔案管理并不是單一內(nèi)容的工作，其涉及多個領域，從計算機技術(shù)再到管理能力的綜合素質(zhì)，都是檔案管理人員需要具備的能力，最主要的就是加強檔案人員的計算機應用能力和實際操作能力，需要不斷對檔案管理人員進行培訓和考核，并且具備電子檔案管理的嚴謹和細致，有職業(yè)操守，管理人員自身也要不斷更新已有的知識，努力提高自身素質(zhì)，以適應檔案工作發(fā)展的需求。