商 動(dòng)

（廣西壯族自治區(qū)欽州市靈山縣住房保障服務(wù)中心，廣西 欽州 535400）

現(xiàn)代政務(wù)檔案管理工作意義重大，不僅要對(duì)以往具有歷史研究?jī)r(jià)值的資料進(jìn)行保管和保存，同時(shí)也要針對(duì)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)充分挖掘檔案資料的使用價(jià)值，為后期的社會(huì)發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支持以及保障，在新歷史時(shí)期背景下檔案管理工作還面臨著多種問題，這既是時(shí)代的挑戰(zhàn)、也是時(shí)代的發(fā)展契機(jī)，只有充分認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理工作的價(jià)值，才能更好地提出優(yōu)化路徑[1]。

1 電子政務(wù)下檔案信息化建設(shè)存在的問題

電子化檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，并非快速能夠全面推展的工作任務(wù)，不僅需要在硬件方面注重個(gè)的平臺(tái)框架以及計(jì)算機(jī)配置，同時(shí)還要針對(duì)不同的檔案管理建設(shè)相應(yīng)的軟件體系，強(qiáng)調(diào)組建內(nèi)部局域網(wǎng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)還要針對(duì)檔案的信息網(wǎng)在移動(dòng)終端的進(jìn)行開發(fā)。目前的互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)發(fā)展較快，信息技術(shù)也在不斷的迭新?lián)Q代，因此電子產(chǎn)品生命周期較短，而且后期的維護(hù)更新及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移都需要大量資金，目前的檔案管理主要依靠地方財(cái)政或中央撥款，其資金消耗巨大，很多地方資金嚴(yán)重不足，在推廣信息化建設(shè)以及信息化技術(shù)更新過程中，一直都面臨著資金短缺的問題。

人才因素是制約整個(gè)行業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)以及難點(diǎn)，很多地區(qū)的檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料較為熟悉，對(duì)于電子化的信息技術(shù)運(yùn)用卻不知所措，而且檔案部門的業(yè)務(wù)量較大，必須制定完備的人才培養(yǎng)體系及人力任用體系才能保證檔案管理的穩(wěn)步進(jìn)行，目前的檔案人員缺乏專業(yè)性人才，尤其是在檔案管理專業(yè)素養(yǎng)以及計(jì)算機(jī)運(yùn)用雙重能力都具備的人才更是極為短缺。的檔案管理人員思想較為保守，不愿與更多的耗費(fèi)時(shí)間和精力學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息化知識(shí)，進(jìn)一步影響了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，需要相關(guān)部門針對(duì)問題建立長(zhǎng)期的人才培養(yǎng)長(zhǎng)效機(jī)制，才能解決人力資源短缺的燃眉之急。信息化的快速發(fā)展使得信息載體以及信息交流共享發(fā)生了重要轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)形成了一套完備的制度，但是信息化的檔案管理不僅涉及基礎(chǔ)建設(shè)，同時(shí)還涉及相應(yīng)的技術(shù)層面，因此需要制定完善的法規(guī)及行政規(guī)章制度予以支持，目前的電子文件和電子檔案還缺乏統(tǒng)一的全國(guó)管理模式，如果各基層檔案管理按照自身的需求制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，可能出現(xiàn)未來(lái)標(biāo)準(zhǔn)差異性較大，而且在全國(guó)性的檔案整理過程中也會(huì)遇到較大阻礙，因此需要建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度推進(jìn)基層檔案管理的快速發(fā)展[2]。

2 電子政務(wù)下的檔案數(shù)字化建設(shè)策略探析

2.1 創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理工作模式

單位數(shù)字化檔案管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，因此要注重各職能部門的檔案計(jì)劃，在檔案管理工作實(shí)踐過程中要摒棄單一的檔案管理模式，強(qiáng)調(diào)各部門之間的協(xié)同合作，促進(jìn)信息分享以及信息交流，也可以根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際發(fā)展情況增設(shè)網(wǎng)上專區(qū)服務(wù)、增大檔案管理的工作范圍，建立互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)應(yīng)急術(shù)等先進(jìn)手段，提升單位檔案管理工作效能，促進(jìn)工作模式的全面開花。探索多樣化的數(shù)字化檔案管理模式，對(duì)于提升檔案數(shù)字化建設(shè)效能具有重要意義[3]。

2.2 加快信息化檔案管理體系建設(shè)

單位應(yīng)深入自身的檔案管理工作細(xì)節(jié)進(jìn)行調(diào)研，有針對(duì)性地引進(jìn)相關(guān)硬件和軟件平臺(tái)，充分利用當(dāng)前的電子數(shù)字掃描技術(shù)進(jìn)行紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化，減少人力勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)也能讓檔案管理更加豐富。與此同時(shí)要注重檔案管理過程中文字、圖像、視頻、音頻等多種元素的整合和歸納收集，確保檔案管理的完整性和豐富性，并為后期的檔案查詢做好鋪墊。要?jiǎng)?chuàng)建規(guī)范性的檔案信息管理平臺(tái)，尤其注重檔案的私密性和安全性建設(shè)，制定相應(yīng)的檔案資料查詢下載管理模式，保證檔案資料能夠在合理渠道進(jìn)行傳播和分享，同時(shí)要加強(qiáng)檔案安全維護(hù)力度，以動(dòng)態(tài)檢驗(yàn)方式對(duì)檔案資料進(jìn)行巡查，并定期及時(shí)上傳云盤備份，確保檔案資料具有兩套以上的存儲(chǔ)系統(tǒng)。

2.3 提高檔案管理人員數(shù)字化能力

檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)自身的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用素養(yǎng)注重有關(guān)的知識(shí)學(xué)習(xí)，也可由單位統(tǒng)一組織進(jìn)行培訓(xùn)和繼續(xù)教育，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)提升，也為后期的檔案工作信息化轉(zhuǎn)換做好人才儲(chǔ)備。首先單位應(yīng)組織相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，包括專業(yè)知識(shí)技能的培訓(xùn)，同時(shí)也要注重管理人員的思想教育，讓人員在思想意識(shí)上提高對(duì)檔案工作的重視程度，并以合理化的教育培訓(xùn)方式提高管理人員的先進(jìn)理念。其次，要注重單位檔案管理先進(jìn)人才的引進(jìn)，強(qiáng)調(diào)具有一定計(jì)算機(jī)背景的人才加入，也可以與高校進(jìn)行就業(yè)協(xié)議簽訂讓更多學(xué)子了解單位檔案管理的日常，并針對(duì)其中的優(yōu)秀人才進(jìn)行引進(jìn)，為后續(xù)檔案管理做好人才儲(chǔ)備。隨著當(dāng)前科技的快速發(fā)展，檔案管理人員必須緊跟時(shí)代步伐，注重提高自身的數(shù)字化業(yè)務(wù)能力及綜合素養(yǎng)。單位應(yīng)組織檔案管理人員進(jìn)行定期學(xué)習(xí)，尤其對(duì)于新理念、新技術(shù)等要重點(diǎn)進(jìn)行探討，并秉承科學(xué)謹(jǐn)慎的態(tài)度，將單位實(shí)際情況與新技術(shù)、新理念進(jìn)行結(jié)合，探索和創(chuàng)新符合自身發(fā)展的檔案管理路徑。在單位內(nèi)部要引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)于檔案管理人員要定期考核，表現(xiàn)較好者要給予一定物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，激活干部職工探索創(chuàng)新的活力[4]。

2.4 明確數(shù)字化檔案管理規(guī)章制度

數(shù)字化檔案管理規(guī)章制度是單位進(jìn)行數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是促進(jìn)單位全方位協(xié)調(diào)發(fā)展的前提。首先，單位應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)進(jìn)行深入分析探討，并借鑒其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)建立先進(jìn)的檔案管理規(guī)章制度，既要包括檔案的存儲(chǔ)規(guī)范制度，還要包括數(shù)字化檔案的補(bǔ)充制度。其次，單位的數(shù)字化檔案要建立完善的三級(jí)審查制度，對(duì)于檔案的整理和收集要逐層進(jìn)行核驗(yàn)，以此避免后發(fā)生，并要對(duì)歸檔的材料進(jìn)行組織查驗(yàn)，對(duì)于材料的合法性真實(shí)性進(jìn)行科學(xué)判斷，只有三級(jí)審核后才能入庫(kù)。針對(duì)目前單位的檔案管理問題，可以開通廣大職工的進(jìn)言渠道，對(duì)于檔案管理細(xì)節(jié)鼓勵(lì)職工獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，為管理本身的優(yōu)化和完善打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。最后，單位管理層應(yīng)注重檔案管理實(shí)施的人力與財(cái)力投入，為自身的數(shù)字化檔案管理效能提升做好鋪墊。要在檔案管理部門建立嚴(yán)密的資料保密體系，加強(qiáng)紙質(zhì)資料和電子資料的保管過程，檔案資料在使用過程中要有至少兩人在場(chǎng)，并嚴(yán)格控制單位網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)的連接，實(shí)現(xiàn)單位檔案管理的安全性能提升。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是單位的基礎(chǔ)性工作，在前期的發(fā)展階段大多數(shù)單位忽略了檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致了工作問題頻出，在新的電子政務(wù)形勢(shì)下，單位應(yīng)注重?cái)?shù)字化檔案管理工作的重要性，并針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作存在的問題進(jìn)行深入研究，改變傳統(tǒng)的工作思想及模式，注重檔案管理方法的創(chuàng)新以及專業(yè)化高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，以此推動(dòng)單位數(shù)字化檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。