黃代仁

（四川省綿陽武都引水工程建設管理局，四川 綿陽 621000）

工程分三期建設。一期工程，主要包括攔河閘、37km總干渠、67km涪梓干渠和庫容0.98億方的沉抗水庫，涉及綿陽、遂寧兩市六縣，2000年建成，總投資21億元，灌溉面積127萬畝。二期工程，包括武都水庫和二期灌區(qū)工程，其中：武都水庫，庫容5.72億立方米，壩后式電站裝機15萬千瓦，2004年開工，2013年建成，投資35.25億；二期灌區(qū)工程，設計灌面105.32萬畝，概算投資49.13億元，批準工期47個月，2013年6月開工建設。工程涉及綿陽、遂寧、廣元、南充四市六縣，主要建設武都水庫直灌區(qū)取水工程、西梓干渠（108公里）、金峰水庫（庫容0.98億m3）、灌區(qū)中小渠系（333.33公里）及配套建筑物，涉及征地19931.31畝，搬遷4076人。三期工程，為蓬（溪）船（山）灌區(qū)工程，設計灌面94萬畝，估算投資近40億元，以遂寧市為主體，已于2016年8月開工建設。

武引二期工程（武都水庫、二期灌區(qū)工程）建設項目法人為四川省武都水利水電集團有限責任公司，一期樞紐、總干渠等已成工程的管理主體單位是四川省綿陽武都引水工程建設管理局，實行兩塊牌子一套人馬。這就意味著公司和管理局的資料都是由辦公室統(tǒng)一管理，檔案人員在管理過程中面臨很多實際問題：一是資料多、內容雜、涉及不同面；二是我局每年接受各類專項審計達十數(shù)余次，紙質檔案的查詢量巨大，種類繁多；三是查詢中的反復拆卸不利于檔案的保護。這就使我們深刻意識到武引檔案管理電子化，室藏檔案數(shù)字化的重要性。

1 武引檔案管理電子化的作用

1.1 有利于提高檔案管理工作效率

時代的發(fā)展，科技的進步，運用計算機進行檔案的電子化管理具有占用空間小，儲存信息量大，應用能力強，檢索速度快等特點，能及時大量的提供檔案信息，節(jié)省檔案管理人員時間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。

1.2 能夠為管理決策提供可靠的信息

檔案是一種資源，單位所開展的業(yè)務都被檔案真實的記錄。檔案管理信息化建設改變了以往翻查大量紙質檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時間，降低出錯率，為工程建設、年度歲修、防洪調度等決策工作提供了可靠的信息。

1.3 有利于竣工檔案整編工作的開展

計算機技術和網絡技術的快速發(fā)展和廣泛應用，使得遠程服務成為可能、資源共享得以實現(xiàn)，檔案電子化可以大幅減少信息二次編著的時間成本，業(yè)主可以隨時跟進各參建單位工程資料收集種類、整理進度、編制質量，對發(fā)現(xiàn)的問題及時糾正整改，為竣工檔案的整編工作提供有利條件。

2 我局檔案信息電子化的現(xiàn)狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

機關、下屬單位、工程建設各項目部使用的計算機型號不一、規(guī)格各異，現(xiàn)有的檔案軟件不能互用，信息內容不一致，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管軟件系統(tǒng)，由于不能互調，就不能利用電腦快捷的的完成信息管理上報工作，這制約了我局檔案信息電子化進程。

2.2 標準化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館、室、藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一的標準，往往著眼于某一個工程項目或某項任務，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

2.3 檔案信息管理人員的素質有待提高

實現(xiàn)檔案信息電子化，管理人員要有較高的知識層次和技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，我局在檔案、信息處理上的復合型人才十分缺乏，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，即使引進現(xiàn)代化設備，也不能充分發(fā)揮作用和普及發(fā)展，就更談不上檔案信息電子化了。

3 我局推行檔案電子化管理的建議

3.1 領導重視，提高全局管檔意識

做好檔案管理工作不單是靠一個部門或一個人，主要依賴領導的重視和各科室的配合，只靠檔案人員是不能做好檔案管理工作的，單位應將檔案管理工作納入年度目標考核，細化扣分標準、逗硬獎懲措施；各科室應安排專人做好本部門檔案管理工作；在年度檔案移交工作時，應做好移交目錄、辦理移交手續(xù)，確保職責明確，有理有據(jù)。

3.2 加快開發(fā)單位局域網OA系統(tǒng)，加速電子化進程

開發(fā)單位OA系統(tǒng)，雖然前期需要投入大量的資金，但對后期的工作開展和推進有巨大的優(yōu)勢；開發(fā)中要做好與上級單位網絡接入、互通等工作，確保系統(tǒng)高效實用，為電子化進程服務。

3.3 積極培養(yǎng)電子檔案管理技術人員

一是要吸納專業(yè)人才充實管理人員隊伍，經過短期專業(yè)培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對檔案管理工作人員，進行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎知識、計算機知識、數(shù)字通信技術培訓，使他們掌握電子檔案管理的額基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

3.4 及時做好硬件設備的更新維護

由于計算機不斷升級更新?lián)Q代，對所有的電子檔案來講，它在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。因此，電子檔案也要不斷的遷移、復制，以適應新的生存環(huán)境而不被淘汰，還要預見新技術不能處理舊問題的情況。

3.5 建立電子檔案管理制度

建議建立由上而下的統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序等，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺失。

3.6 建立電子檔案應用共享平臺

要在單位內部局域網服務器上開辟專區(qū)，以科室為單位分業(yè)務類別監(jiān)理檔案目錄，目錄下按發(fā)生時間存放相關電子檔案資料，共享平臺按級次設置查訪權限，以供機關各科室或基層事業(yè)單位自行查詢所需資料，避免各崗位人員的相互打擾，實現(xiàn)資源共享，促進整體工作效率的全面提高。

隨著社會的迅猛發(fā)展和科技飛速進步，傳統(tǒng)意義上的紙質檔案管理已不能很好的適應如今人們日新月異的生活變化和對檔案管理的需求了，檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因為它不但能提高工作效率，減少人力、物力、財力的浪費，還能大大減少再次加工的時間成本，提高了檔案信息的時效性。因此，檔案電子化必將成為未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢，我們應該多想多看，提前謀劃實施，為武引檔案電子化工作鋪下堅實的基礎。