袁少娟

（東莞市醫(yī)學會醫(yī)療事故技術(shù)鑒定工作中心，廣東 東莞 523000）

檔案資料是發(fā)展趨勢的資料，是社會發(fā)展的寶貴歷史文化遺產(chǎn)，也是重要的文化資源。本文探討了檔案資料和文化資源綜合利用的現(xiàn)實意義。同時，總結(jié)和分析了檔案資料和資源綜合利用中的許多問題，準確地理解了檔案資料和信息資源開發(fā)設(shè)計的意義和內(nèi)容。通過對數(shù)據(jù)信息資源開發(fā)設(shè)計的理論基礎(chǔ)的研究，以及促進檔案數(shù)據(jù)信息資源開發(fā)設(shè)計的具體工作，最終明確提出了綜合利用的發(fā)展趨勢的總體對策和建議。

1 檔案數(shù)據(jù)匯編和研究的意義和內(nèi)容

檔案數(shù)據(jù)的匯編和研究是基于歷史數(shù)據(jù)匯編的基本發(fā)展趨勢，也是傳統(tǒng)檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容。在鄧紹興和寶榮兩位專家和教授撰寫的《檔案管理學》中，檔案資料的匯編和研究的表達是：檔案資料的匯編和研究意味著檔案數(shù)據(jù)單元將檔案資料存檔。收集是主要目標。實現(xiàn)社會發(fā)展必須是主要目標。在科學研究的基礎(chǔ)上，匯編歷史數(shù)據(jù)，撰寫參考文獻，參與歷史和史志的匯編以及專業(yè)經(jīng)典的匯編。具體內(nèi)容包括：

1）編譯和發(fā)布檔案。當前標準行政機構(gòu)選擇的歷史資料和檔案資料的收藏。

2）撰寫各種檔案資料參考文件。

3）參與歷史研究和歷史記錄的匯編，并根據(jù)圖書館館藏內(nèi)容和經(jīng)典著作中的檔案資料撰寫專業(yè)文章。隨著高技術(shù)檔案管理的發(fā)展趨勢，高技術(shù)檔案的匯編和研究越來越受到大家的重視。在王傳玉，沉永年的《高技術(shù)檔案管理》中，高技術(shù)檔案的匯編和研究表示為：“它基于對高技術(shù)檔案的分析和科學研究，根據(jù)一定的問題類型在對高科技檔案的原材料進行分類，組成，提取，匯編和收集以及出版各種高科技檔案或?qū)ｎ}講座的工作中。”從以上兩個定義可以看出，檔案館具有數(shù)據(jù)編譯和研究的許多特點：檔案數(shù)據(jù)編譯和研究的參與者：檔案數(shù)據(jù)的工作人員；檔案數(shù)據(jù)的編輯人員；檔案數(shù)據(jù)的編輯人員。文件數(shù)據(jù)的編譯和研究行為主體：圖書館館藏檔案；文件數(shù)據(jù)的編輯和研究方法：如排序，成分提取，聚合等。多種生產(chǎn)和加工方法；檔案數(shù)據(jù)編制與研究的特點：屬于檔案數(shù)據(jù)單位的內(nèi)部工作；檔案數(shù)據(jù)匯編和研究的目的：將匯編和研究的最終產(chǎn)品提供給存檔用戶以供使用。上述有關(guān)檔案匯編研究的基礎(chǔ)理論為普及檔案匯編研究基礎(chǔ)知識和促進檔案匯編研究作出了重大貢獻。在1980年代，我國的文件管理工作從物理線路管理方法擴展到信息管理，并且文件數(shù)據(jù)的匯編和研究也迅速發(fā)展。但是，如果將其理解為檔案信息資源的所有開發(fā)和設(shè)計，或者檔案的匯編和研究以及增加固定索引搜索工具及其表示和使用，則等同于檔案信息資源的開發(fā)和設(shè)計。顯然不利于檔案信息資源的開發(fā)和設(shè)計。歸檔內(nèi)容的更改也是不利的[1]。

2 文件信息資源開發(fā)設(shè)計的意義和特點

從社會發(fā)展的實際意義上講，檔案信息資源開發(fā)設(shè)計的目的是完成檔案信息資源中包含的所有使用價值，并充分利用檔案信息的作用來維持文明行為并創(chuàng)造新的文明行為。促進人類社會的發(fā)展趨勢，經(jīng)濟發(fā)展的發(fā)展趨勢，思想的發(fā)展趨勢和科學技術(shù)的發(fā)展。如何完成檔案信息資源中包含的所有使用價值？僅僅依靠檔案工作人員的勤奮就可以保證嗎？僅僅依靠某家公司的檔案資料就能達到預期的目標嗎？成品一切都很好嗎？為了應對和解決這個問題，一方面，我們必須在開發(fā)社會發(fā)展信息內(nèi)容交流系統(tǒng)軟件的基礎(chǔ)上進行具體分析，另一方面，我們必須創(chuàng)建新的升級版檔案信息資源的設(shè)計。在社會發(fā)展中用于信息內(nèi)容的交流和通信的大型系統(tǒng)軟件中，檔案室和檔案室被創(chuàng)建為中介服務，供每個人使用檔案進行間接交流和通信。它們是聯(lián)系檔案館和用戶的橋梁。服務宗旨是盡一切可能將文件數(shù)據(jù)的信息內(nèi)容傳輸給用戶，以完成文件數(shù)據(jù)的實用價值和內(nèi)容使用價值。實踐經(jīng)驗證明，檔案室和檔案室的中介作用在實施過程中存在著非常關(guān)鍵，容易忽略的問題，即檔案室和檔案室的技術(shù)水平如何。選擇的生產(chǎn)和加工水平，例如分類，組成，提取和收集。不管它有多高，也就是說，無論檔案材料的匯編和研究的狀況如何，最終結(jié)果都不會增加博物館收藏品中檔案材料的原始數(shù)據(jù)量。在此階段，僅可能完成存檔數(shù)據(jù)的實用價值，并且大多數(shù)不可能完成存檔數(shù)據(jù)的內(nèi)容使用價值。為了改變這種狀況，有必要充分利用用戶的主動性，即在用戶根據(jù)檔案室和房間所提供的各種檔案資料的用途，完成了檔案的實用價值之后，根據(jù)自己的需要，他們已經(jīng)達到了目標。該站點收集檔案的有效信息內(nèi)容，然后根據(jù)其自身一系列復雜的邏輯思維主題活動，對檔案的內(nèi)容和信息內(nèi)容進行轉(zhuǎn)換和改進，并根據(jù)實際活動，可以開發(fā)出更新的產(chǎn)品或更新的研究結(jié)果。或編寫新的專題講座和作品，以便可以真正完成檔案材料的部分或全部使用價值。實際上，只有檔案工作人員和使用者的勞動者融合才能帶來社會和經(jīng)濟效益，才能真正實現(xiàn)檔案和信息資源開發(fā)設(shè)計的目的?；谝陨戏治觯覀兛梢钥吹接糜跈n案信息資源開發(fā)設(shè)計的社會發(fā)展體系：一方面，檔案館和辦公室根據(jù)科學研究方法組織檔案的生產(chǎn)和加工，并充分展示其內(nèi)容。檔案的特點和特點，以各種方式向用戶傳播檔案資料的信息內(nèi)容，并展示了能夠使用各種檔案資料的全過程；另一方面，用戶基于檔案室和房間所呈現(xiàn)的各種檔案資料的信息內(nèi)容。積極使用檔案資料，吸收檔案資料的必要信息內(nèi)容，開展一系列邏輯思維主題活動，帶來經(jīng)濟效益的全過程。前者是檔案和信息資源開發(fā)設(shè)計的先決條件，后者是檔案和信息資源開發(fā)設(shè)計的實際結(jié)果。只有將兩者結(jié)合起來，才能將其視為真正和實際意義上的檔案和信息資源的開發(fā)和設(shè)計[2]。

根據(jù)這種理解，檔案材料和信息資源的開發(fā)和設(shè)計與檔案材料的編輯和研究有很大不同，無論其內(nèi)部是對應還是擴展。檔案信息資源開發(fā)設(shè)計的主體，不僅是檔案人員，而且是檔案信息內(nèi)容的使用者。檔案信息資源的開發(fā)和設(shè)計的主體是檔案信息資源。比較檔案館和博物館館藏檔案的信息資源，盡管兩者的名稱不同，但本質(zhì)上它們基本上是相同的。我們需要注意的是，開發(fā)和設(shè)計主題的范圍比編輯和研究的范圍大得多。它不僅限于特定的公司，而且不限于特定的單位。有時它可以容忍某些其他類型的信息內(nèi)容。這也是專業(yè)發(fā)展的當前階段。設(shè)計文件信息資源的理論來源。檔案信息資源的開發(fā)和設(shè)計方式不僅包括檔案信息內(nèi)容的生產(chǎn)和處理解決方案，還包括檔案信息內(nèi)容的交付方式，例如使用現(xiàn)代通信設(shè)備，進入信息內(nèi)容銷售市場，等等。它還包括檔案信息各種使用內(nèi)容的方式，例如，信息內(nèi)容的遷移，全面性，消散等。檔案信息資源開發(fā)設(shè)計的特點是，人類社會將檔案信息資源的靜態(tài)數(shù)據(jù)作為新的信息工作來敦促，反過來又導致了整個社會復雜的全過程。以及經(jīng)濟利益和經(jīng)濟利益。因此，它屬于人類社會信息內(nèi)容的交流。交流范圍。它不應限于文件數(shù)據(jù)單元，而應僅用作文件數(shù)據(jù)單元的內(nèi)部工作。開發(fā)和設(shè)計檔案信息資源的目的取決于檔案信息資源中的信息工作，從而產(chǎn)生社會和經(jīng)濟利益[3]。

3 文件信息資源開發(fā)設(shè)計的主要內(nèi)容

檔案信息資源開發(fā)設(shè)計的主體包括檔案工作人員和檔案信息內(nèi)容的使用者。每個人都從這兩個級別顯示檔案信息資源開發(fā)和設(shè)計的內(nèi)容。檔案人員專業(yè)開發(fā)設(shè)計工作的主要內(nèi)容有：

1）調(diào)查分析。致力于減少單一性并提高針對性。它規(guī)定了對檔案信息資源和用戶需求的全面，系統(tǒng)的調(diào)查，了解雙方，著眼于銷售市場，并尋求更大的經(jīng)濟效益。在調(diào)查的基礎(chǔ)上，制定了全國，我省乃至整個圖書館近期，中長期發(fā)展規(guī)劃和長期發(fā)展規(guī)劃，以及重點產(chǎn)業(yè)的實際發(fā)展規(guī)劃，力爭將其納入我國，地區(qū)和單位系統(tǒng)軟件的科研項目，以獲取科研費用。

2）匯編科學研究。也就是傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容的匯編和研究?；跈n案資料的三級構(gòu)成因素：（1）檔案資料的關(guān)鍵要素信息；（2）檔案資料的記錄方法－閱卷系統(tǒng)軟件；（3）化學物質(zhì)在檔案資料中的主要表現(xiàn)－膠粘劑；我們可能要求檔案的匯編和研究應在三個層次上進行。首先，對檔案資料內(nèi)容的記錄和表示進行匯編和研究。例如，文本轉(zhuǎn)換（中文翻譯），內(nèi)容和單詞的解釋，文本轉(zhuǎn)換為報告以及將標記值轉(zhuǎn)換為圖片。此類目錄研究取決于擴展范圍，可幫助用戶快速方便地使用檔案的信息內(nèi)容。其次，進行檔案媒體的轉(zhuǎn)換。由于科學技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案媒體也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢。一方面解決了檔案信息內(nèi)容的高密度存儲問題，另一方面也解決了檔案信息內(nèi)容的高效傳輸和搜索問題。隨著智能技術(shù)的日益普及，檔案的媒體（例如包裝和打印媒體，微型媒體，視聽媒體和機器可讀媒體）之間非常有可能相互轉(zhuǎn)換。例如，每個人都經(jīng)常將某位領(lǐng)導者的講話匯編成一份書面文件，屬于這一類。檔案數(shù)據(jù)媒體的轉(zhuǎn)換也將成為檔案數(shù)據(jù)匯編和研究的關(guān)鍵內(nèi)容。第三，對檔案信息進行匯編和研究。由于檔案材料是在人們的各種主題活動中立即生成的，因此無論檔案材料信息的系統(tǒng)化或檔案材料信息的可用性如何，發(fā)展檔案材料內(nèi)容的匯編和研究都是至關(guān)重要的，這早已成為檔案匯編和研究中的特定內(nèi)容。根據(jù)生產(chǎn)和加工水平的不同，可以將結(jié)果分為主要文獻，次要文獻和三個參考文獻，或者可以選擇和編輯結(jié)果，抽象結(jié)果和匯總結(jié)果。以上三個層次的編輯和研究不是彼此獨立的。有時它們也密切相關(guān)，彼此交織在一起。

3）建立一個數(shù)據(jù)庫和一個網(wǎng)站。為了更好地完成檔案和信息資源的共享，并實現(xiàn)遠程數(shù)據(jù)傳輸和檔案和信息內(nèi)容的快速搜索，迫切需要在一個基本良好的區(qū)域或單位中建立數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫包括：全文存儲信息數(shù)據(jù)庫，針對編譯目標的數(shù)據(jù)庫查詢和其他相關(guān)數(shù)據(jù)庫；以及建立網(wǎng)站是指創(chuàng)建文件信息管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡。在當前情況下，第一件事是解決構(gòu)建數(shù)據(jù)庫與構(gòu)建網(wǎng)站與手動搜索工具管理系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)問題，因為兩者之間沒有沖突。其次，要擺脫規(guī)范主義，做自己的事，做企業(yè)。所有權(quán)的性質(zhì)，單位所有權(quán)的性質(zhì)的局限性，走了協(xié)作和共同創(chuàng)造的道路，產(chǎn)生規(guī)模經(jīng)濟。不僅消除了單個文件單元開發(fā)設(shè)計能力差，信息內(nèi)容通信方式受阻的弊端，還可以充分利用網(wǎng)絡信息的輻射源效應，吸引了大量文件信息內(nèi)容的用戶，并提供文件信息。內(nèi)容的所有使用價值的完成表示物質(zhì)保證[4]。

4 結(jié)論

隨著檔案和信息資源開發(fā)和設(shè)計的改善以及信息內(nèi)容銷售市場的逐步完善，檔案工作人員的推廣服務也將與用戶的積極搜尋聯(lián)系在一起。當然，作為用戶，信息時代也規(guī)定有效地使用各種搜索工具來全面提高信息搜索的能力。創(chuàng)造新的經(jīng)濟利益意味著完成檔案和信息資源的開發(fā)和設(shè)計。新形勢下檔案信息資源的開發(fā)與設(shè)計是新形勢下檔案事業(yè)單位的重點任務，也是檔案管理發(fā)展趨勢的必然方向。