侯 敏

（黔西南州廣播電視大學(xué)，貴州 黔西南布依族苗族自治州 562400）

電子檔案是當(dāng)前檔案管理模式的主流，其有效解決了傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，如檔案材料占據(jù)物理空間過大等。但由于檔案管理要求具有較高的保密性與安全性，這些與電子檔案管理模式出現(xiàn)了沖突，因此紙質(zhì)檔案管理模式依然發(fā)揮著重要作用，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案二者的相互融合、協(xié)調(diào)發(fā)展成為當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案整合共存的重要性

雖然電子檔案與紙質(zhì)檔案分別具有不同的特點(diǎn)，但二者存在的目的是相同的，均是為檔案材料需求者提供信息服務(wù)。雖然電子檔案管理模式不斷變化，但紙質(zhì)檔案管理模式依然發(fā)揮著不可替代的作用，還將在未來一定時(shí)期內(nèi)存在[1]。電子檔案與紙質(zhì)檔案整合共存的管理模式不但在我國各級(jí)檔案館中普遍存在，而且在發(fā)達(dá)國家中也占據(jù)著重要地位。如國外國家檔案館為了向公民、各級(jí)國家部門等提供檔案材料，收集了大量紙質(zhì)文件與計(jì)算機(jī)文件，其中紙質(zhì)文件占有的比重較大。這一現(xiàn)象表明，不但電子檔案短期內(nèi)不能完全取代紙質(zhì)檔案，而且紙質(zhì)檔案本身擁有較高的保存價(jià)值。為了實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案在較長時(shí)期內(nèi)共存，要求檔案工作人員主動(dòng)應(yīng)對(duì)出現(xiàn)的各種問題，明確當(dāng)前檔案管理工作的新特點(diǎn)，選擇最為合理的檔案管理模式，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案共同發(fā)揮最大的功能。不但要全面展示電子檔案的優(yōu)勢，而且也要完善紙質(zhì)檔案管理的各種功能，高度重視紙質(zhì)檔案與電子檔案二者材料的保存，既要防止歷史材料失真，為需求者提供真實(shí)的原始憑證，又要利用電子檔案易于搜索的功能，將檔案信息服務(wù)送到需求者身邊。

2 電子檔案與低質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

2.1 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

電子檔案是將檔案資料轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)進(jìn)行保存的管理方法，其在保存檔案材料方面具有大量優(yōu)勢，應(yīng)用電子檔案管理模式可以在較短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)并可以隨時(shí)提取所需材料，這些優(yōu)點(diǎn)均是紙質(zhì)檔案管理模式不可比擬的，值得提出的是，電子檔案的保存只需要一個(gè)小型磁盤或其他可以復(fù)制的存儲(chǔ)工具即可，其能夠在任何一臺(tái)滿足條件的計(jì)算機(jī)上打開。再有，電子檔案材料的傳輸與接收更加方便快捷，信息交換能夠在極短時(shí)間內(nèi)完成，通過定向搜索還可以迅速確定檔案材料所在位置，能夠立即找到掃描件也可以找到紙質(zhì)材料[2]。

電子檔案管理模式也存在一定的不足，檔案管理中的安全問題表現(xiàn)得尤為突出。如果想要隨時(shí)搜索到檔案材料，則需要借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)外互聯(lián)，這種管理模式同時(shí)也為不法人員的入侵創(chuàng)造了條件，各種不法人員能夠通過偷盜的方法獲得重要材料出售給他人，從而獲得非法收入，當(dāng)前電子檔案管理人員不具備較高的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力，因此電子檔案在管理過程中極易被不法人員修改、刪除、偷盜等。

2.2 紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案不同于電子檔案，能夠?qū)⒏鞣N材料直接展示在工作人員面前，而且現(xiàn)實(shí)生活中的應(yīng)用價(jià)值較高，電子檔案屬于紙質(zhì)檔案的復(fù)制品。紙質(zhì)檔案具有較高的人文性，而且在時(shí)間不斷延長的情況下，其保存價(jià)值不斷提升。紙質(zhì)檔案對(duì)版面設(shè)計(jì)要求不高，而且在檔案材料整理過程中需要經(jīng)過不同環(huán)節(jié)工作人員的審核、簽字、蓋章等，因此其真實(shí)性不容置疑，可以作為法律依據(jù)使用。但紙質(zhì)檔案也具有一定的不足，如保存紙質(zhì)檔案需要較大的空間，而且保存過程中對(duì)環(huán)境的溫度與濕度具有較高的要求，同時(shí)還需認(rèn)真對(duì)待防火防蟲防盜等各項(xiàng)工作，紙質(zhì)檔案在保存過程中還存在著被他人修改與損壞的問題，不利于檔案材料發(fā)揮應(yīng)有的作用[3]。

3 紙質(zhì)檔案與電子檔案的相互融合與協(xié)調(diào)發(fā)展

3.1 及時(shí)充實(shí)檔案管理理論

只有具備正確的理論才能保證檔案管理工作的順利實(shí)施，應(yīng)用電子檔案管理模式進(jìn)行文件歸檔時(shí)要嚴(yán)格遵循檔案管理制度，通過創(chuàng)建完善的檔案管理制度實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的嚴(yán)格管理，同時(shí)關(guān)注紙質(zhì)檔案管理模式的應(yīng)用，要針對(duì)紙質(zhì)檔案管理建立獨(dú)立的管理體系，明確兩種檔案管理模式的差異，利用分別建立針對(duì)性的檔案管理措施、引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的區(qū)分[4]。

3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)技能

在當(dāng)前電子檔案管理過程中，要求檔案管理人員必須及時(shí)轉(zhuǎn)變理念，引導(dǎo)先進(jìn)的檔案管理方法，高度關(guān)注電子檔案管理模式的創(chuàng)新，通過強(qiáng)化學(xué)習(xí)不斷提升自己的電子專業(yè)操作技能，不但要在檔案管理過程中積累豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，而且還需能夠熟練操作計(jì)算機(jī)、能夠熟練使用外語等，才能加快電子檔案的歸檔速度。

3.3 創(chuàng)新檔案管理模式

當(dāng)前，紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種管理模式并存，要求檔案管理人員必須明確兩種檔案管理模式的特點(diǎn)，并據(jù)此制訂完善的檔案管理體系，分別應(yīng)用針對(duì)性管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案兩種管理模式的互通互聯(lián)，達(dá)到不同載體間檔案信息的快速轉(zhuǎn)換與傳輸，保證檔案管理工作的順利實(shí)施，及時(shí)為檔案材料需求者提供高質(zhì)量服務(wù)[5]。

4 結(jié)論

在電子檔案管理模式進(jìn)入人們視野的同時(shí)，還需關(guān)注紙質(zhì)檔案管理模式的應(yīng)用，應(yīng)用電子檔案管理模式能夠減少物理空間、節(jié)約人力物力財(cái)力，同時(shí)為迅速查找檔案材料提供了可能?？傊?，在今后的檔案管理過程中，要求檔案管理人員能夠妥善應(yīng)用兩種不同的檔案管理模式，為檔案材料需求者提供及時(shí)周到的服務(wù)。