朱國華

（青海省第三人民醫(yī)院，青海 西寧 810007）

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事管理制度的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是一個(gè)人的身份、學(xué)歷、資歷、工作經(jīng)歷等多個(gè)方面的證據(jù)，關(guān)系到以后的工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、職稱晉升，是人生軌跡的真實(shí)反映，是了解一個(gè)人的專業(yè)技能的重要通道。對此，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理便顯得尤為重要，是選人用人的重要基礎(chǔ)，是深化醫(yī)院人事制度改革的現(xiàn)實(shí)要求?？梢哉f，人事檔案作為伴隨每個(gè)人一生的檔案，是展現(xiàn)個(gè)人的學(xué)習(xí)和工作歷程的重要證據(jù)，醫(yī)院要想了解員工以往的經(jīng)歷，可以讓人事管理部門直接查看檔案，通過檔案來了解員工的情況，不僅方便而且快捷。通過對員工個(gè)人經(jīng)歷的了解，充分發(fā)揮他們的優(yōu)秀才能，由此可以使每個(gè)人都發(fā)揮自己的才干，這樣才會(huì)促進(jìn)醫(yī)院各方面工作的有效進(jìn)行。在當(dāng)今，醫(yī)療改革進(jìn)行的如火如荼之時(shí)，必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理方面的信息化，各大醫(yī)院都必須結(jié)合自己醫(yī)院的實(shí)際情況，以使得自身管理的檔案得到充分地利用，從而有效加強(qiáng)醫(yī)院的人事檔案管理方面的信息化。

1 信息化管理具有的優(yōu)點(diǎn)

在醫(yī)院對人事檔案進(jìn)行管理的過程中，必須要吸收現(xiàn)代的管理科學(xué)中的系統(tǒng)方法，以系統(tǒng)的眼光把控全局，通過對現(xiàn)代科學(xué)合理的手段的使用，通過引進(jìn)國外先進(jìn)的管理設(shè)備和相應(yīng)的管理技術(shù)，從而能夠使檔案管理的相關(guān)人員的積極性得到很好地發(fā)揮，加強(qiáng)他們的主動(dòng)性，提高他們的創(chuàng)造能力，這有利于檔案管理的改變以往的傳統(tǒng)管理方法，變革為更加現(xiàn)代科學(xué)的管理方法，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理方面的系統(tǒng)化和信息化，從而實(shí)現(xiàn)管理的智能化。檔案管理信息化具有相比傳統(tǒng)的管理方式更為顯著的優(yōu)點(diǎn)，首先它需要占用的空間此傳統(tǒng)的檔案保存空間小，這樣它所能夠保存的信息量就更大，其次它保存起來十分方便，不論是保存還是查找速度都是傳統(tǒng)的管理方式所難以比得上的，另外，由于它的保存途徑，使得它的保密能力也很強(qiáng)，這些優(yōu)點(diǎn)都導(dǎo)致信息化的檔案管理方法相比傳統(tǒng)的管理方法，更適合現(xiàn)代檔案管理的實(shí)際應(yīng)用要求，會(huì)對檔案管理的效率顯著的進(jìn)行提高。在當(dāng)今世界，由于科技的發(fā)展，電子產(chǎn)品在生活中的普及，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進(jìn)行保存管理應(yīng)用，已經(jīng)是無法避免的趨勢。只有充分實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，醫(yī)院在人事管理方面才能適應(yīng)當(dāng)代工作的需求，提高自身的管理效率，減少人力成本和傳統(tǒng)管理成本的浪費(fèi)。

2 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理方面的缺點(diǎn)

1）檔案內(nèi)容不能及時(shí)更新。當(dāng)今社會(huì)，毫無疑問，再使用傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適用現(xiàn)在的實(shí)際情況，在傳統(tǒng)的檔案管理的過程中，對紙質(zhì)的檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，都是一次性的，要想對人員的信息進(jìn)行補(bǔ)充，在檔案量十分龐大時(shí)，操作起來是非常困難的，這就導(dǎo)致醫(yī)院在根據(jù)工作人員的能力進(jìn)行安排工作時(shí)，利用檔案無法了解到工作人員的真正能力，從而使他們無法發(fā)揮到自己真正的工作能力，也降低了他們工作的積極性。這樣的弊端使得檔案的實(shí)際效用不能很好地發(fā)揮，不能促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展。如今各個(gè)行業(yè)的不斷發(fā)展，其從業(yè)人員的流動(dòng)性也是越來越強(qiáng)，在醫(yī)療行業(yè)，醫(yī)院的相關(guān)工作人員的不斷流動(dòng)，使得人事檔案在管理的過程中，只有在有工作需要的情況下，才對剛剛招聘的員工和新進(jìn)離職的員工檔案進(jìn)行整理，如果檔案的日常管理不能將工作人員通過努力工作所獲得的成績，或者通過不管學(xué)習(xí)鉆研所獲得的新技能及時(shí)表現(xiàn)在他們的檔案中，那么內(nèi)容不完整的人事檔案，將不只是打擊了相關(guān)人員的工作的熱情，更是給醫(yī)院在進(jìn)行人力資源的配置時(shí)造成極大的影響，這些都是對醫(yī)院的發(fā)展極其不利的。

2）檔案管理人員認(rèn)識(shí)不到位，能力不夠。當(dāng)然，如果想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理方面的信息化，那么只是投入軟件和硬件設(shè)備是無法達(dá)到目標(biāo)的，如果不注重檔案管理的人員在其中起到的作用，那么即使有再先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，工作都是很難順利開展下去的，更別提實(shí)現(xiàn)工作較高的質(zhì)量水平了。通過大量的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在多數(shù)醫(yī)院特別是在地方醫(yī)院里，他們對檔案管理往往不夠重視，很多時(shí)候檔案管理部門都無法發(fā)揮它真正的作用，造成這種情況出現(xiàn)的原因很多，其中最多的一種就是，在醫(yī)院的相關(guān)檔案管理的工作中，比較重要的崗位的工作人員由于年紀(jì)偏大，難以利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，在檔案管理過程中對檔案重要性的認(rèn)識(shí)程度也不深，職業(yè)素養(yǎng)不高。

3 加強(qiáng)檔案管理方面的信息化的相關(guān)措施

1）提高檔案管理人員的素質(zhì)。在當(dāng)今社會(huì)，要想利用現(xiàn)代的信息技術(shù)做好檔案管理工作，那么就要求負(fù)責(zé)管理檔案的人員具備優(yōu)秀的設(shè)備使用能力，資料處理能力以及信息分析能力，同時(shí)，還要具備極強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，對檔案的作用有極深刻的認(rèn)識(shí)，對需要更新的人員檔案信息進(jìn)行及時(shí)的收集和更新。除此之外，在醫(yī)院方面，除了任用具有專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)的人員進(jìn)行檔案管理外，還要配備專業(yè)的電腦等各設(shè)備的維護(hù)人員，及時(shí)對出故障的設(shè)備進(jìn)行維修和升級。

2）加大檔案管理的資金投入。要改變以往傳統(tǒng)的檔案管理方法，第一，醫(yī)院就必須依照相關(guān)規(guī)定，購買檔案的信息化管理所需的工作設(shè)備，例如相應(yīng)的檔案的管理電子系統(tǒng)、打印機(jī)、電腦等等，以及為其提供一個(gè)專門用于開展管理工作的機(jī)房，只有保證檔案管理工作開展的過程中，有基本的物質(zhì)基礎(chǔ)保障，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率和專業(yè)性。第二，在對于人事檔案的利用工作上，必須保證所提供的檔案內(nèi)容的真實(shí)，沒有缺失的地方，還要確保它是及時(shí)更新的，并且將相關(guān)人員的各個(gè)方面的信息資料都進(jìn)行了詳細(xì)準(zhǔn)確的記錄，比如醫(yī)院的工作人員的職業(yè)素質(zhì)、工作能力、思想覺悟、個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷等等，同時(shí)還可以建立醫(yī)院自己的局域網(wǎng)，通過把所有的人事檔案和有關(guān)醫(yī)生品德醫(yī)生作風(fēng)、工作能力等考核信息連接，建立起一個(gè)完整的醫(yī)院檔案的數(shù)字化系統(tǒng)，從而通過對人事檔案的科學(xué)歸類，使人事檔案更適用于實(shí)際工作要求，能夠更完整、更準(zhǔn)確、更詳細(xì)地記錄醫(yī)院工作人員的相關(guān)信息，使得醫(yī)院更好地做好人員配置工作，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理利用和分配，便于醫(yī)院各種工作的開展。

3）改變管理理念，加強(qiáng)安全意識(shí)。除了檔案管理所需的設(shè)備投入，以及檔案管理人員的要求，對于各個(gè)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層，也必須深刻認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)檔案管理方面的信息化是何等迫切和重要，必須改變傳統(tǒng)思維，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的科學(xué)管理理念，然后能夠制定檔案管理工作中所需要的各種具體規(guī)定，從而推動(dòng)檔案信息化工作的實(shí)施。在檔案管理的系統(tǒng)的完善方面，醫(yī)院必須要依據(jù)實(shí)際情況增加在人力成本、財(cái)力成本的支出，投入足夠的物力，通過對多種現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用，加強(qiáng)檔案電子系統(tǒng)的安全性，避免各類病毒侵入電腦，造成信息檔案的損失。同時(shí)，必須要求相應(yīng)的檔案管理人員，擁有極強(qiáng)的安全意識(shí)，懂得定期對檔案相關(guān)軟件進(jìn)行升級，注意計(jì)算機(jī)的病毒查殺工作等等，從而保證醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的逐步完善，避免因?yàn)檐浻布陌踩珕栴}影響到檔案管理方面的工作進(jìn)行。

4 結(jié)束語

信息化管理系統(tǒng)的建立，幫助醫(yī)院人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、高效化，使人員從招聘到退休、離職全流程的電子化完成，保障了人員信息的保密、安全。通過信息化平臺(tái)的建設(shè)，從內(nèi)容、技術(shù)、服務(wù)等方面全方面的整合人事檔案管理資源，使人事檔案管理水平大幅提高，人員效益充分發(fā)揮，人盡其能，物盡其用，為醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。做好醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理方面的信息化建設(shè)工作，才能為醫(yī)院的人事工作的順利開展提供保證。所以，醫(yī)院必須對此進(jìn)行足夠的重視，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。