陳 倩

（山西省陽泉市第一中學(xué)校，山西 陽泉 045000）

在新時代的背景下，信息化改革的浪潮影響著我們生活，學(xué)習(xí)等方方面面，學(xué)校檔案管理工作也受到信息化影響不斷完善改進(jìn)。學(xué)校檔案的信息數(shù)據(jù)繁多，學(xué)校不僅要對其進(jìn)行檔案匯入，還要進(jìn)行保存管理，對學(xué)生在校的實(shí)時信息進(jìn)行更新維護(hù)，工作量大，管理難度也較大。信息技術(shù)對于數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計，實(shí)時更新，準(zhǔn)確性等方面具有重要意義，有利于提高檔案管理的工作效率。因此，學(xué)校要積極合理地運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。

1 目前學(xué)校檔案管理中存在的問題

1）檔案保密性差。學(xué)校檔案涉及的問題較多，其中包括學(xué)校師生的個人信息，學(xué)校各項(xiàng)工作活動的安排等等，都需要進(jìn)行嚴(yán)格的保密處理[1]。不過在人力檔案管理中存在諸多安全問題，比如，忘記鎖檔案室的柜門，工作人員的上下班，交接班規(guī)律被盯上，檔案在搬運(yùn)過程中出現(xiàn)遺漏等問題，都容易造成檔案內(nèi)容的泄露，檔案內(nèi)容一旦泄露，對于學(xué)生和教師都有不利影響，因此，學(xué)校要將信息技術(shù)和學(xué)校檔案管理進(jìn)行融合，增強(qiáng)學(xué)校檔案的保密性。

2）檔案保存和管理不足。學(xué)校檔案由于是紙質(zhì)性的，很難進(jìn)行大量備份管理，對于僅此一份的檔案資料，一旦學(xué)校發(fā)生意外，如火災(zāi)，就很有可能導(dǎo)致資料的全部毀滅，并且沒有備份可以進(jìn)行修復(fù)，因此，要通過云計算，建立信息庫并備份管理。

3）檔案維護(hù)和更新時效性不足。學(xué)校檔案在進(jìn)行維護(hù)更新時，由于是紙質(zhì)檔案，需要管理人員先進(jìn)行查找翻閱，再進(jìn)行訂正修改，所耗費(fèi)的時間多，而且容易出錯，對于紙質(zhì)檔案，人力進(jìn)行多次翻閱，可能導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞，折舊，腐爛的情況出現(xiàn)。加之，檔案數(shù)量多，管理人員在進(jìn)行查找的過程中需要時間較長，不能保證學(xué)生檔案的時效性。

4）學(xué)校檔案閱讀率低。學(xué)校檔案部門所記載的學(xué)生各種信息，需要多次的信息確認(rèn)，學(xué)生數(shù)量多，管理人員數(shù)量少，在進(jìn)行檔案查找，信息確認(rèn)的過程中，浪費(fèi)時間較多，長時間的進(jìn)行檔案處理，容易出現(xiàn)視力疲勞，導(dǎo)致在檔案的記錄上出現(xiàn)錯誤。檔案查找翻閱工作量十分巨大，人的精力是有限的，有限的精力投入到無限的工作中，勢必會影響工作效率。

2 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中運(yùn)用的意義

1）提高檔案管理效率。信息技術(shù)的數(shù)據(jù)建立和紙質(zhì)媒介不同，即使進(jìn)行文檔保存的電腦損壞，依然可以在其他計算機(jī)平臺上進(jìn)行查閱，可進(jìn)行多個備份以防丟失，安全性較高，也有利于管理人員進(jìn)行保存管理，提高檔案管理的工作效率[2]。

2）實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)信息資源共享。信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，可以使信息實(shí)現(xiàn)多個計算機(jī)平臺的共享，在傳統(tǒng)的檔案管理中，不同的管理人員負(fù)責(zé)不同信息的審核管理，容易出現(xiàn)疏漏，而信息網(wǎng)絡(luò)平臺的建立，可以使多個管理人員共同進(jìn)行數(shù)據(jù)審核管理，有利于提高檔案信息的準(zhǔn)確性。

3）查找信息資料便捷快速。傳統(tǒng)的檔案信息查詢需要大量的人力進(jìn)行查找，檔案庫資料眾多，查找起來難度較大，而依托信息技術(shù)平臺的數(shù)據(jù)查詢，只需要進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，輸入要查詢的關(guān)鍵詞，即可便捷的進(jìn)行查詢。不用耗費(fèi)大量的人力，有利于提高檔案管理人員的工作效率，使學(xué)校對于學(xué)生信息資料的查找了解，更為方便。

3 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中運(yùn)用策略

1）加強(qiáng)學(xué)校信息化硬件設(shè)備的建設(shè)。目前學(xué)校的計算機(jī)設(shè)備并不能滿足網(wǎng)絡(luò)共享平臺的建立，政府和學(xué)校要加強(qiáng)對學(xué)校計算機(jī)設(shè)備的資金投入，重視學(xué)校檔案管理的信息化發(fā)展。學(xué)校不僅要給檔案管理人員進(jìn)行計算機(jī)配置，還要給其他教師進(jìn)行計算機(jī)設(shè)備的安排，檔案管理人員在進(jìn)行學(xué)生學(xué)習(xí)成績和平時表現(xiàn)等事件的統(tǒng)計信息時，面對眾多學(xué)生的名字和事件，統(tǒng)計時容易出現(xiàn)偏差或混亂，給其他教師進(jìn)行適當(dāng)?shù)挠嬎銠C(jī)配置和檔案管理權(quán)限，可以使教師及時對學(xué)生的信息進(jìn)行關(guān)注和檢查，出現(xiàn)問題及時向檔案管理人員進(jìn)行反饋，教師參與到檔案檢查和管理中來，有助于檔案管理工作的完善。

2）構(gòu)建完善的云計算信息處理體系。云計算，又稱網(wǎng)格計算，通過這項(xiàng)技術(shù)可以在很短的時間內(nèi)（幾秒鐘）完成對數(shù)以萬計的數(shù)據(jù)的處理，從而達(dá)到強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。云計算是近幾年來發(fā)展迅速的一項(xiàng)技術(shù)，如果將其運(yùn)用在學(xué)校檔案管理方面，可以完善信息庫的建立，使學(xué)校信息庫更新維護(hù)時效性高，查找資料快速便捷，實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)資源共享。因此，學(xué)校要積極完善云計算網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建。首先，學(xué)校要完善學(xué)校計算機(jī)設(shè)備，投入資金購買性能較強(qiáng)的計算機(jī)。其次，學(xué)校要聘請專業(yè)的計算機(jī)專家，為學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)，使學(xué)校檔案管理人員熟悉計算機(jī)的操作使用并熟練掌握云計算的各項(xiàng)操作，使學(xué)校檔案管理團(tuán)隊更加專業(yè)化。學(xué)?？梢詫n案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)考核，例如，對于外聘專家進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)的知識，檔案管理人員在進(jìn)行學(xué)習(xí)之后，要對于學(xué)習(xí)成果進(jìn)行書面表達(dá)，對于基本操作的熟練程度要進(jìn)行檢查，對于不能適應(yīng)計算機(jī)操作的人員要進(jìn)行適當(dāng)?shù)膷徫徽{(diào)換，對于計算機(jī)操作熟練，云計算掌握深入的管理人員給予良好的績效考核，激勵管理人員的工作熱情。再次，云計算的深入發(fā)展，帶來巨大優(yōu)勢的同時，也存在些許隱患，網(wǎng)絡(luò)平臺不是絕對安全的存在，部分計算機(jī)高手可以通過各種手段進(jìn)入到學(xué)校數(shù)據(jù)庫中，調(diào)取檔案數(shù)據(jù)信息，甚至銷毀個別不好的信息。因此，學(xué)校在網(wǎng)絡(luò)平臺的安全構(gòu)建中要進(jìn)一步的完善網(wǎng)絡(luò)安全問題，對于檔案的保密性進(jìn)行完善。學(xué)?？梢云刚垖I(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)教學(xué)操作，對于保密級別較高的文檔進(jìn)行處理，上傳到學(xué)校的公共云中，以實(shí)現(xiàn)檔案的永久性保存和管理。

3）對檔案進(jìn)行分級管理。學(xué)校檔案涉及的內(nèi)容較多，范圍較廣，牽扯的人員也較多，因此，在進(jìn)行管理的過程中，要實(shí)施分層管理，更能有效地進(jìn)行檔案歸類和管理。首先，按照學(xué)生的不同年級進(jìn)行管理，對每一屆學(xué)生進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫建立管理，方便教師在進(jìn)行查詢時可以更直接方便地進(jìn)行查詢，不用耗費(fèi)太多精力。其次，按照不同教學(xué)活動進(jìn)行檔案錄入，比如，黨課活動，教學(xué)公開課活動，學(xué)生外出實(shí)踐活動等等，按照不同的活動類型進(jìn)行分類，對于檔案管理人員進(jìn)行工作時也能更加輕松方便。再次，按照檔案的保密級別進(jìn)行管理。部分關(guān)于學(xué)生的重要信息以及學(xué)校的重要信息，保密級別較高；學(xué)生和教師的可公開的基本信息保密程度較低；學(xué)生學(xué)習(xí)成績和平時表現(xiàn)記錄的保密程度適中。根據(jù)不同的保密程度，對不同級別的文件進(jìn)行管理，保密級別較高的文件容易被不法分子進(jìn)行竊取或銷毀，要進(jìn)行高級加密和備份，其他文件也要進(jìn)行加密和備份，但不用大費(fèi)周章。

4 結(jié)束語

總而言之，信息化潮流的不斷深入發(fā)展，將信息技術(shù)融入到學(xué)校檔案管理中是一種社會必然趨向，基于信息化的種種優(yōu)點(diǎn)，學(xué)校將其和檔案管理進(jìn)行融合時，有利于學(xué)校數(shù)據(jù)庫的建立完善，方便學(xué)校對學(xué)生信息的更新維護(hù)，方便查詢各時期的資料，確保了信息的準(zhǔn)確性和完善性，促進(jìn)了學(xué)校的管理體制，進(jìn)而不斷推動信息技術(shù)和學(xué)校管理融合的良性發(fā)展[3]。