王宏卿

（河北港口集團(tuán)有限公司，河北 秦皇島 066002）

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)和企業(yè)文書檔案之間的關(guān)系

現(xiàn)代企業(yè)的文書檔案包括了合同協(xié)議、技術(shù)憑證、來往信函、審核與考核以及其他資料，其中包括了企業(yè)在建設(shè)過程中的一些資料和依據(jù)。這對于企業(yè)的決策和管理，能起到非常大的決定作用，并且能作為參考依據(jù)和法律證明。但過去的檔案文書管理普遍以紙質(zhì)為主，不但容易遺漏和損壞，而且保存也不方便。在大數(shù)據(jù)時代背景下，產(chǎn)生了各種先進(jìn)的檔案存儲管理技術(shù)。不但方便檔案的查詢和利用，同時也有利于企業(yè)深入挖掘其中的數(shù)據(jù)，找出有價值的內(nèi)容，從而更好地利用檔案文書資料[1]。

2 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)文書檔案管理存在的問題

1）工作人員缺乏大數(shù)據(jù)使用意識。很多工作人員都沒有意識到大數(shù)據(jù)的重要性，在工作中也沒有對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行使用，因此而降低了工作的效率。在平時的工作中，工作人員沒有深入了解大數(shù)據(jù)的理論，無法正確的處理海量數(shù)據(jù)，使用信息技術(shù)的方法也不合理。究其原因，主要是因為企業(yè)不重視，而且相關(guān)的管理體制也不完善。為此，企業(yè)需要組織工作人員學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，開展一定的培訓(xùn)工作，提高他們的大數(shù)據(jù)使用意識。2）企業(yè)各個部門的管理數(shù)據(jù)都是孤立的。企業(yè)不同部門的工作有差異，所整理的檔案文書也完全不同，內(nèi)容更是非常多元化。因此在整理檔案文書的過程中，可能存在互相孤立的現(xiàn)象。各個部門之間沒有相互配合、相互監(jiān)督、協(xié)作，導(dǎo)致信息整合過程中產(chǎn)生了很多問題，而且通過大數(shù)據(jù)技術(shù)所獲得的數(shù)據(jù)也不精準(zhǔn)，給檔案文書的統(tǒng)一化管理帶來了一些困難[2]。3）檔案信息化管理的程度不夠。如今，隨著信息技術(shù)的大力發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也采用了先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)。但一些企業(yè)因為資金、時間等方面的原因，沒有及時對技術(shù)進(jìn)行更新，而且也未能提高技術(shù)的有效應(yīng)用范圍。不但沒有引進(jìn)先進(jìn)的信息管理軟件、硬件，更沒有強(qiáng)化檔案文書信息化管理的人員培養(yǎng)、技術(shù)探索工作。導(dǎo)致這項工作僅僅只停留在信息收集和保存方面，無法跟上時代發(fā)展的步伐。4）企業(yè)檔案管理缺乏統(tǒng)一性。在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)可采用先進(jìn)的信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行統(tǒng)一化管理。但因為各方面的原因，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理非常分散，不夠統(tǒng)一。各個部門的檔案不但沒有得到合理保存，同時更沒有建立企業(yè)內(nèi)部的檔案共享機(jī)制。甚至還有一些企業(yè)未完成建立電子檔案機(jī)制，還存在一部分紙質(zhì)檔案，或者存放檔案的地方不夠，導(dǎo)致信息不夠完善，在利用檔案時便出現(xiàn)了各種問題，甚至影響了檔案錄入的完善性[3]。

3 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)文書檔案信息化管理對策

1）采用云計算技術(shù)來強(qiáng)化檔案文書管理工作。在如今的時代，隨著社會的發(fā)展，以及企業(yè)數(shù)據(jù)的增多，過去的數(shù)據(jù)倉庫架構(gòu)已經(jīng)不再適用。從檔案文書的存儲方面來分析，發(fā)現(xiàn)國內(nèi)目前的檔案信息管理主要采用共享磁盤，其容量存儲非常有限。為此，可以充分利用先進(jìn)的云計算技術(shù)，或者同時采用其他的信息技術(shù)。比如云檔案信息共享平臺，除了能統(tǒng)一企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，也能通過一定的標(biāo)準(zhǔn)來對檔案管理進(jìn)行規(guī)范。其將各種檔案數(shù)據(jù)集中存放在不同節(jié)點的服務(wù)器中，企業(yè)不用再為建立專門的檔案管理室而花費更多資金，更不需要配備檔案管理的服務(wù)器和終端，只需要配備接入云平臺的終端，便能開展便捷的檔案管理工作。同時，云計算借助登記備份的形式，強(qiáng)化了檔案文書的法律憑證價值，減少了矛盾糾紛產(chǎn)生的概率，提高了管理的效率和效果。2）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。為了促使檔案管理人員能熟練的采用信息技術(shù)，企業(yè)還要加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)，不但提高他們的專業(yè)能力，也滿足大數(shù)據(jù)時代的辦公需求。首先，企業(yè)檔案管理人員需要具有一定的政治素養(yǎng)、工作責(zé)任心，以一絲不茍的態(tài)度來開展相關(guān)工作。其次，管理人員還要能熟練采用自動化設(shè)備、信息技術(shù)，以及各種軟件，這樣才能適應(yīng)新時代的檔案管理工作要求。對于企業(yè)來說，也要在工作人員的培訓(xùn)中加入其它的內(nèi)容，比如行業(yè)知識、信息技術(shù)知識、簡單法律知識等等，提高他們的綜合素養(yǎng)[4]。不僅如此，為了防止工作人員在檔案管理過程中產(chǎn)生疏忽和差錯，企業(yè)還要加強(qiáng)對他們開展工作責(zé)任方面的培訓(xùn)，使他們形成一定的使命感和責(zé)任心，從而能認(rèn)真對待工作。3）對檔案管理的理念進(jìn)行改革。因為過去的檔案管理方式已經(jīng)不再適用，所以企業(yè)需要更新自身的檔案管理觀念，促進(jìn)這項工作的順利開展。而且在如今的大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)更是認(rèn)識到自身在檔案文書管理方面存在的不足，改革過去的工作模式，提升工作人員對于改革的積極性。此外，也要增強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識，使得他們意識到檔案文書管理這項工作的重要性。并且在研究檔案價值的過程中，認(rèn)真考察檔案的客觀性。最后還要建立關(guān)于檔案的意見反饋機(jī)制，收集所有員工的意見和建議，鼓勵他們大膽提出自己的想法。對于好的想法，則要進(jìn)行采納和獎勵。只有改革了檔案管理的理念，才能建立一個完善的數(shù)字化檔案管理體系。4）擴(kuò)大企業(yè)檔案文書的利用范圍。在利用信息技術(shù)來管理文書檔案時，也要擴(kuò)大其利用范圍。隨著社會的發(fā)展和企業(yè)的建設(shè)，檔案文書的數(shù)量也越來越多。為了改變檔案管理混亂的現(xiàn)狀，企業(yè)可借助信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行數(shù)字化保存，促使形式和內(nèi)容更多多元化。對于一些可以公開的檔案，則需要和社會機(jī)構(gòu)、政府等進(jìn)行合作，構(gòu)建公開分享的檔案機(jī)制和系統(tǒng)。通過采取集中管理和集中鑒定的方式，對檔案進(jìn)行嚴(yán)格的分類，從而促使檔案利用的深度和廣度得以擴(kuò)大，滿足新時代的企業(yè)檔案管理需求[5]。5）采取分級和集中管理的模式。企業(yè)可以建立檔案管理的層級管理制度，實行“統(tǒng)一化領(lǐng)導(dǎo)”和“分級管理”，靈活的調(diào)整檔案管理的內(nèi)容、形式。如果企業(yè)下面存在子公司，那么還要建立分公司檔案管理的相關(guān)體制，將生產(chǎn)運行、技術(shù)管理、財務(wù)管理、職工管理等方面的檔案分成不同的種類，開展信息化管理工作。對于利用率很低，進(jìn)入衰退期的檔案，則要實施集中存儲。此外，對于目前生產(chǎn)運行與技術(shù)管理中的設(shè)備檔案、基建檔案，則要做好現(xiàn)行的管理工作。對于后續(xù)需要完善或者修改的檔案，可采取異地安全備份的方式，先由子公司保存一段時間，再通過鑒定后轉(zhuǎn)由總公司的檔案部門進(jìn)行管理。最后，總公司的檔案管理部門還要對采購、銷售、財務(wù)等檔案進(jìn)行集中代管，從而避免檔案文書丟失或者被泄露，這樣才能提高檔案管理的總體成效。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案文書的管理對于企業(yè)來說非常重要，其對企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。所以企業(yè)需要充分利用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，促使檔案管理更加個性化、創(chuàng)新化，并且強(qiáng)化檔案文書的利用率，促進(jìn)企業(yè)的大力發(fā)展。