趙 艷

（南京海關(guān)，江蘇 南京 210001）

檔案信息內(nèi)容繁雜多樣，而且存在多種形式，給管理人員帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出海量化的特征，需要做好檔案信息的收集、整理和保存等，滿足不同主體的使用需求。如果依舊采用傳統(tǒng)的人工管理模式，不僅會(huì)造成巨大的工作壓力，而且容易引起信息的丟失、破壞和遺漏等，降低了檔案資源的利用價(jià)值。以信息技術(shù)為依托，加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，是當(dāng)前現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)，能夠節(jié)省檔案的占用空間，為信息采集和歸檔、調(diào)用等提供便捷。應(yīng)該注重檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與反思，從當(dāng)前檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)進(jìn)行全面改革，以提高技術(shù)應(yīng)用實(shí)效性，提高數(shù)字化檔案信息的利用率。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑

1.1 加大設(shè)備投入

完備的軟硬件設(shè)備，是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)與前提，應(yīng)該應(yīng)該實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案管理的基本要求，確定合理的設(shè)備類型和數(shù)量，為后續(xù)使用創(chuàng)造良好的條件。加大在設(shè)備購(gòu)置中的投入力度，對(duì)當(dāng)前老舊設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，以提高設(shè)備的性能，防止對(duì)數(shù)字化建設(shè)成效造成影響。在此過(guò)程中應(yīng)該編制合理的預(yù)算，對(duì)設(shè)備性能和價(jià)格進(jìn)行對(duì)比分析，選擇性價(jià)比較高的設(shè)備，降低數(shù)字化建設(shè)的成本投入[1]。此外，還應(yīng)該注重對(duì)各類設(shè)備的及時(shí)維護(hù)和保養(yǎng)，包括了掃描儀、錄音機(jī)、存儲(chǔ)器和打印機(jī)等等，為紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)換奠定保障。

1.2 完善建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字化建設(shè)具有專業(yè)性的特點(diǎn)，因此應(yīng)該加快標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)，確保技術(shù)應(yīng)用和管理方式等滿足當(dāng)前工作需求。對(duì)當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)及管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面細(xì)化，對(duì)不同領(lǐng)域和行業(yè)做出嚴(yán)格規(guī)范，根據(jù)實(shí)際情況增強(qiáng)各類標(biāo)準(zhǔn)的可行性，防止對(duì)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程造成限制[2]。對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進(jìn)程進(jìn)行全面監(jiān)管和評(píng)估，了解其中存在的矛盾問(wèn)題和沖突問(wèn)題等，對(duì)實(shí)施細(xì)則予以優(yōu)化和調(diào)整，增強(qiáng)其適用性。督促相關(guān)行業(yè)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的有效落實(shí)，防止在工作中出現(xiàn)形式化的問(wèn)題。增進(jìn)與數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的銜接，汲取先進(jìn)的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為依托獲取更多的建設(shè)資源。

1.3 做好安全防護(hù)

很多檔案具有保密性的特點(diǎn)，只有確保檔案的安全性，才能防止信息的泄露和竊取，避免給社會(huì)和公眾造成嚴(yán)重?fù)p失。為此，在數(shù)字化建設(shè)中還應(yīng)該做好安全防護(hù)，構(gòu)建完善的防護(hù)機(jī)制，降低網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)該及時(shí)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中安裝相應(yīng)的殺毒軟件，防止網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊等造成的破壞。運(yùn)用防火墻技術(shù)和身份認(rèn)證識(shí)別技術(shù)、加密技術(shù)等進(jìn)行防護(hù)，尤其是針對(duì)重要檔案還應(yīng)該設(shè)置專門的安全軟件，以增強(qiáng)整體安全等級(jí)[3]。注重對(duì)網(wǎng)絡(luò)狀況的全面監(jiān)管，了解網(wǎng)絡(luò)中的各類隱患問(wèn)題并做好預(yù)防，編制相應(yīng)的應(yīng)急處理預(yù)案，以便能夠在緊急情況下及時(shí)響應(yīng)，防止造成嚴(yán)重的損失。注重對(duì)檔案原件的有效保護(hù)，及時(shí)做好備份工作，在備份檔案丟失后能夠及時(shí)彌補(bǔ)。

2 數(shù)字化檔案信息的利用策略

2.1 明確服務(wù)方向

檔案部門應(yīng)該做好服務(wù)工作，明確當(dāng)前服務(wù)的方向和目標(biāo)，逐步提升服務(wù)質(zhì)量和效率，增強(qiáng)檔案資源的利用價(jià)值。應(yīng)該遵循以用戶為中心的基本原則，創(chuàng)新當(dāng)前服務(wù)理念和意識(shí)，使數(shù)字化檔案信息得到全面利用。注重部分檔案信息的及時(shí)公開，滿足社會(huì)公共需求，為國(guó)家和社會(huì)發(fā)展創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。消除傳統(tǒng)服務(wù)理念下的滯后性問(wèn)題，將被動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)換為主動(dòng)式服務(wù)，從而提高信息資源的利用率[4]。尤其是當(dāng)前數(shù)字化檔案資源的需求量在逐步增長(zhǎng)，只有構(gòu)建完善的服務(wù)體系，才能滿足用戶的多元化和個(gè)性化需求。增進(jìn)與用戶的溝通交流，加快檔案管理及服務(wù)的改革。

2.2 創(chuàng)新服務(wù)方式

加快網(wǎng)絡(luò)信息交流及互動(dòng)平臺(tái)的建設(shè)，增進(jìn)檔案部門和用戶之前的溝通，有利于服務(wù)方式的創(chuàng)新和服務(wù)渠道的拓展。通過(guò)在線查詢和調(diào)用的方式，可以大大減輕工作人員的勞力負(fù)擔(dān)，消除檔案信息利用中的繁瑣性問(wèn)題，從而滿足自身的實(shí)際需求。加快當(dāng)前信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，并根據(jù)部門工作特點(diǎn)對(duì)其功能進(jìn)行不斷拓展與延伸，確保在信息采集、匯總、整理和調(diào)用等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)一體化銜接，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，增強(qiáng)檔案資源的時(shí)效性[5]。增進(jìn)與社會(huì)公眾之間的交流，了解他們?cè)谫Y源利用中問(wèn)題及建議，從而對(duì)當(dāng)前服務(wù)方式進(jìn)行不斷改革和創(chuàng)新。加快電子文件閱覽室的建設(shè)，創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境。加強(qiáng)各個(gè)部門之間的密切配合，實(shí)現(xiàn)資源的快速共享，打破傳統(tǒng)工作體系下的信息壁壘。

2.3 提高人員素養(yǎng)

增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)及能力，也是當(dāng)前檔案信息利用中的關(guān)鍵點(diǎn)。加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)，使其對(duì)當(dāng)前檔案的內(nèi)容、形式和類型等進(jìn)行全面評(píng)估，采用分級(jí)分類管理的方式實(shí)現(xiàn)高效化利用，以提高部門的整體服務(wù)質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的深入學(xué)習(xí)，在工作中能夠采用先進(jìn)手段為用戶提供個(gè)性化服務(wù)[6]。加強(qiáng)職業(yè)道德教育，增強(qiáng)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，主動(dòng)擔(dān)負(fù)起自身的職責(zé)，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的現(xiàn)實(shí)意義。此外，還應(yīng)該注重先進(jìn)人才的引進(jìn)，增強(qiáng)當(dāng)前服務(wù)隊(duì)伍的整體活力，提升工作創(chuàng)造力，適應(yīng)信息化和數(shù)字化的工作環(huán)境。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)期檔案管理的必然要求，可以實(shí)現(xiàn)檔案的便捷化管理，優(yōu)化檔案管理的流程及手續(xù)，促進(jìn)數(shù)字化檔案信息利用價(jià)值的提升。在實(shí)踐工作當(dāng)中，應(yīng)該通過(guò)加大設(shè)備投入、完善建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和做好安全防護(hù)等途徑，逐步構(gòu)建完善的建設(shè)體系，推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)工作的穩(wěn)步實(shí)施。同時(shí)，通過(guò)明確服務(wù)方向、創(chuàng)新服務(wù)方式和提高人員素養(yǎng)，優(yōu)化數(shù)字化檔案信息的利用過(guò)程，滿足各項(xiàng)實(shí)踐工作的信息需求，逐步提升服務(wù)工作水平。