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信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考

2021-04-14 22:59:08范青云
卷宗 2021年16期

范青云

(中國共產(chǎn)黨偏關(guān)縣紀(jì)委檢查委員會,偏關(guān)縣監(jiān)察委員會,山西 忻州 036400)

在我國的行政事業(yè)單位內(nèi)部,檔案管理工作不僅是其內(nèi)部管理工作的一個重要組成部分,也是一項(xiàng)核心內(nèi)容,其能夠有效促進(jìn)行政事業(yè)單位基礎(chǔ)管理工作整體效率的提升,對推動行政事業(yè)單位整體的發(fā)展有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。針對上述情況,行政事業(yè)單位管理者自身就要具備全局意識,采取多種有效的措施推動檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)的提高,使檔案管理工作開展的整體效率能夠真正得以有效提升,為行政事業(yè)單位其他部分管理工作的順利展開打下良好的基礎(chǔ)。從這一角度來講,為確保行政事業(yè)單位內(nèi)部能夠順利完成各項(xiàng)管理工作,就需要加大對于檔案管理工作的重視程度,合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來推動檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)化,為行政事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

1 行政事業(yè)單位科學(xué)化進(jìn)行檔案管理的重要意義

從現(xiàn)階段的情況來看,雖然很多地區(qū)的行政事業(yè)單位都加大了對于檔案管理工作的重視程度,但是很多行政事業(yè)單位工作人員對于檔案管理工作的認(rèn)識依然存在偏差,缺乏對于檔案管理工作自身價(jià)值的了解,這也在一定程度上阻礙了行政事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開。除此之外,部分行政事業(yè)單位自身都缺乏完善的檔案管理制度,依然采用傳統(tǒng)的模式來開展檔案管理相關(guān)工作,也沒有對檔案管理工作負(fù)責(zé)人員做出詳細(xì)的職責(zé)劃分和職責(zé)規(guī)定,很多工作人員都不了解自身具體應(yīng)該承擔(dān)哪些工作任務(wù),因此,檔案管理工作也難以落到實(shí)處,在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中缺乏足夠的法律法規(guī)意識,導(dǎo)致檔案管理工作的開展缺乏必要的制度保障。另外,調(diào)研中也發(fā)現(xiàn)很多行政事業(yè)單位的檔案管理人員都存在互聯(lián)網(wǎng)知識儲備不足的情況,多數(shù)檔案管理人員甚至沒有學(xué)習(xí)過互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)知識,讓自身的工作效率難以提升,亦無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的開展需求。針對上述問題,雖然一部分行政事業(yè)單位進(jìn)行了專業(yè)技術(shù)人員的引進(jìn),但是卻忽視了對這部分專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn),很少為他們提供參加進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會,致使檔案管理從業(yè)人員自身的管理知識體系長期沒有得到有效更新,業(yè)務(wù)水平滯后的問題普遍存在[1]。

我國的社會和經(jīng)濟(jì)都在加速發(fā)展,行政事業(yè)單位在開展管理工作以及落實(shí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的過程中,所面臨的工作環(huán)境也在相應(yīng)地發(fā)生的變化,而檔案管理工作的開展也要能夠滿足單位整體的發(fā)展需要。從行政事業(yè)單位自身發(fā)展的角度來講,檔案管理工作落實(shí)情況所產(chǎn)生的影響不可忽視,檔案管理工作的開展情況不僅是行政事業(yè)單位發(fā)展情況的重要反映,同時也與百姓的生活有著密不可分的關(guān)系,更是其他各部分工作落實(shí)的重要前提。信息化大環(huán)境之下,如果依然采取傳統(tǒng)模式開展檔案管理工作,則人民和行政事業(yè)單位自身的發(fā)展需求都難以得到有效滿足[2]。由此可見,行政事業(yè)單位自身加大檔案管理工作的開展力度十分有必要,采取有效措施促進(jìn)檔案管理工作整體效率的提升,使檔案管理工作自身的價(jià)值能夠真正得以有效發(fā)揮,為行政事業(yè)單位服務(wù)水平以及工作水平的整體提高打下良好的基礎(chǔ)。為了有效解決檔案管理工作開展與行政事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展需要相背離的情況,行政事業(yè)單位管理者自身也要能夠?qū)n案管理工作開展過程中所面臨的困境進(jìn)行分析,并采取有效措施逐一擊破檔案管理工作開展過程中所遇到的障礙,為檔案管理工作的可持續(xù)開展打下良好的基礎(chǔ)。

2 信息化背景之下行政事業(yè)單位科學(xué)開展檔案管理相關(guān)工作的具體策略

2.1 加大重視程度,對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新

當(dāng)前,行政事業(yè)單位檔案管理工作的開展之所以受到制約,人的思維方式是一個最為重要的影響因素。針對上述情況,保證檔案管理工作開展的有效性,檔案管理人員自身就要端正認(rèn)識,明確檔案管理工作開展的重要意義,了解檔案管理工作的高質(zhì)量開展不僅能夠推動行政事業(yè)單位自身的發(fā)展,還要認(rèn)識到其對于整個社會發(fā)展的重要推動意義,進(jìn)而對檔案管理工作的功能和工作開展目標(biāo)進(jìn)行更加清晰的定位,在觀念上轉(zhuǎn)變對于檔案管理工作的認(rèn)識,使其能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需要。因此,對檔案管理工作的開展模式進(jìn)行創(chuàng)新,建立專門的檔案管理工作負(fù)責(zé)小組,小組成員專門負(fù)責(zé)對檔案相關(guān)工作的管理,并監(jiān)督檔案管理人員的工作,要在單位內(nèi)部建立完善的檔案管理制度,針對相關(guān)責(zé)任人的權(quán)利以及義務(wù)要做好明確劃分,除此之外,在相關(guān)工作開展過程中,還需聘請專業(yè)經(jīng)理人參與其中,使檔案管理工作的開展能夠得到不斷完善。除此之外,行政事業(yè)單位在實(shí)際開展考核工作的過程中,應(yīng)該納入檔案管理模式構(gòu)建的相關(guān)內(nèi)容,使行政事業(yè)單位檔案管理部門的工作人員能夠?qū)τ跈n案管理模式構(gòu)建的重視程度能夠真正得以有效提升,為后續(xù)檔案管理工作的順利展開作出鋪墊,讓行政事業(yè)單位在發(fā)展的過程中能夠擁有源源不斷的驅(qū)動力,這也在一定程度上使檔案管理工作模式創(chuàng)新的重要性得到了有效凸顯[3]。

2.2 完善檔案管理制度,使檔案管理工作的開展能夠有全面的制度保障

信息化大背景之下,行政事業(yè)單位的發(fā)展只有緊緊跟隨社會發(fā)展的腳步,滿足新時期社會發(fā)展的需要,才能不斷強(qiáng)化自身的社會優(yōu)勢,維護(hù)自身的利益,為推動社會經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定長期發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。因此,從行政事業(yè)單位檔案管理部門自身的角度來講,則需要建立完善的管理協(xié)商機(jī)制,相關(guān)責(zé)任人能夠主動參與到檔案管理工作的開展過程中,建立完善的檔案管理工作開展監(jiān)督機(jī)制,做好針對檔案管理工作開展的規(guī)劃,進(jìn)而能對行政事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展起到一定的推動作用。為提高檔案管理工作的開展質(zhì)量能夠切實(shí)得到有效提升,檔案管理部門在實(shí)際落實(shí)相關(guān)工作的過程中就要能夠主動轉(zhuǎn)變自身以往強(qiáng)勢管理的角色,充分發(fā)揮行政事業(yè)單位現(xiàn)有的內(nèi)部力量和內(nèi)部資源的作用,使檔案管理部門自身所具有的引導(dǎo)職能能夠得到展現(xiàn),提升行政事業(yè)單位檔案管理工作開展體系的完善性。檔案管理工作開展過程中,檔案管理部門要能夠體現(xiàn)出自身支持者、引導(dǎo)者以及參與者的角色,主動與單位內(nèi)部其他部門進(jìn)行聯(lián)系,積極引入新的管理技術(shù),讓自身的管理作用能夠真正得到有效發(fā)揮,進(jìn)而有效促進(jìn)檔案管理水平的不斷進(jìn)步,為擴(kuò)大檔案管理工作開展的覆蓋范圍做好基礎(chǔ),針對檔案管理工作的開展,要能夠做到嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),促進(jìn)檔案管理工作開展質(zhì)量的提升。行政事業(yè)單位在實(shí)際推動檔案管理工作開展的過程中,還需要建立完善的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制,加大對于檔案管理相關(guān)工作開展的監(jiān)督力度,除此之外,在針對檔案管理工作相關(guān)責(zé)任人員的工作績效進(jìn)行評價(jià)的過程中,還要將檔案管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制的構(gòu)建情況納入其中,提升檔案管理工作開展模式的完善度[4]。

2.3 建立檔案管理信息平臺,構(gòu)建智能化的檔案管理模式

從經(jīng)濟(jì)發(fā)展的角度來講,檔案管理模式的促進(jìn)作用是不可忽視的,針對上述情況,就需要加大資金的投入力度,做好硬件設(shè)施配置的相關(guān)工作,通過引入先進(jìn)的管理技術(shù),檔案在實(shí)際使用過程中的安全性能夠得到進(jìn)一步保障。以往在實(shí)際開展檔案管理相關(guān)工作的過程中,在針對各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、計(jì)算以及填寫的過程中,很多時候都是人工的方式,但是這樣的操作方式難免會出現(xiàn)錯誤,同時工作效率也難以保障,進(jìn)而導(dǎo)致行政事業(yè)單位自身的發(fā)展需要難以得到滿足。而伴隨著現(xiàn)階段我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度的進(jìn)一步加快,為了使檔案管理工作的開展效率能夠真正得以有效提升,強(qiáng)化信息平臺建設(shè)的相關(guān)工作就十分有必要,因此,單位和相關(guān)部分就要隨著時代進(jìn)步的潮流,引入較好的技術(shù)和設(shè)備,在檔案管理工作的開展過程中合理應(yīng)用智能化技術(shù),檔案管理模式的構(gòu)建能夠更多地朝著智能化方向發(fā)展。智能化技術(shù)的應(yīng)用和普及,能實(shí)現(xiàn)檔案分類的條理性,針對檔案信息進(jìn)行及時有效的分析、處理、評估以及比較,為行政事業(yè)單位管理者在日常工作中提供更好的決策。對行政事業(yè)單位資源配置的情況進(jìn)行合理有效的優(yōu)化,針對相關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)在價(jià)值進(jìn)行深入挖掘,使行政事業(yè)單位其他部分各項(xiàng)工作的開展有充足的數(shù)據(jù)保障,檔案管理工作開展的內(nèi)在作用真正得到有效發(fā)揮,促進(jìn)檔案使用效率和收集效率的全面提升,對行政事業(yè)單位自身的發(fā)展能夠擁有充足的動力。通過建立檔案管理信息平臺,構(gòu)建智能化的檔案管理模式,能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位其他各項(xiàng)工作的開展提供一系列的便利,使得行政事業(yè)單位在推動社會發(fā)展方面的積極作用能夠真正得以有效發(fā)揮[5]。

3 結(jié)語

綜上所述,伴隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展,社會經(jīng)濟(jì)體系不斷完善,在新的歷史時期以及新的經(jīng)濟(jì)背景之下,行政事業(yè)單位在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中也要充分依托信息技術(shù),在構(gòu)建檔案管理模式的過程中要盡可能地體現(xiàn)科學(xué)性,這樣的操作方式不僅能夠促進(jìn)行政事業(yè)單位自身經(jīng)濟(jì)效益的提升,同時對于社會的發(fā)展以及創(chuàng)新也能起到一定的推動作用。

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