李江敏

（昆明市西山區(qū)城市更新改造服務(wù)中心，云南 昆明 650106）

檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位不可或缺的一項(xiàng)工作，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。檔案資料作為機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)辦理最真實(shí)的歷史憑證，通過(guò)規(guī)范整理后，是最寶貴的歷史經(jīng)驗(yàn)，是各項(xiàng)工作有條不紊進(jìn)行的基礎(chǔ)，不論是對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)有業(yè)務(wù)辦理，或是制定工作計(jì)劃都具有重要的參考性。因此在檔案管理方面就需要通過(guò)信息化的技術(shù)手段進(jìn)行創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的管理方法，從而完善檔案管理的工作內(nèi)容，提升檔案管理工作效率。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化概述

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化就是在檔案管理工作中加入現(xiàn)代信息化技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，促進(jìn)檔案管理向著新時(shí)代的管理水平發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)就是把機(jī)關(guān)事業(yè)單位的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行整合，便于提供利用。但此項(xiàng)創(chuàng)新并不是短時(shí)間內(nèi)就能完成的，需要進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，改變管理的傳統(tǒng)思想，利用新時(shí)代的信息化設(shè)備增強(qiáng)管理能力。

2 在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中加強(qiáng)信息化建設(shè)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)

1）提高檔案管理工作的效率。對(duì)于目前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理，其工作內(nèi)容較為繁瑣，涉及人員較多。倘若在檔案管理的工作中脫離信息化技術(shù)，不論是對(duì)檔案進(jìn)行整理還是存儲(chǔ)，都會(huì)產(chǎn)生很大的工作量。而利用信息化的相應(yīng)設(shè)施就可以更高效的完成檔案管理工作，從而最大程度的節(jié)省不必要的資源。

2）方便快捷，減少磨損。在檔案管理中加入信息化技術(shù)還有利于對(duì)檔案內(nèi)容的保護(hù)。把紙質(zhì)的檔案通過(guò)信息化設(shè)備備份為電子檔案，可以使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)形式，不僅提高相關(guān)人員查閱資料的快捷便利性，還能減少磨損，保護(hù)原始檔案的完整性。

3）突破時(shí)空限制。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中加入信息化技術(shù)還有利于對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)共享。由于以往的檔案都是采用紙質(zhì)化的形式，檔案管理工作往往會(huì)有一定的延遲，而且比較耗費(fèi)時(shí)間，限制了人們查閱檔案信息的效率。利用信息化技術(shù)不但可以對(duì)檔案文件進(jìn)行快捷方便的系統(tǒng)化整理以及儲(chǔ)存，還可以建設(shè)檔案信息專用網(wǎng)絡(luò)，減少時(shí)間和空間的制約因素，實(shí)現(xiàn)各部門之間的檔案共享。

3 信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

1）將管理性質(zhì)轉(zhuǎn)換為服務(wù)性質(zhì)。在如今信息化的時(shí)代背景下，人們對(duì)檔案資料的需求也越來(lái)越高，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作要求也逐漸提高，尤其是對(duì)檔案利用方面的快捷程度。因此檔案管理的工作人員需要改變以往的工作性質(zhì)，從管理性質(zhì)轉(zhuǎn)向服務(wù)性質(zhì)，把服務(wù)視作檔案管理工作的目的，增強(qiáng)服務(wù)方面的措施，才能更好地服務(wù)單位各項(xiàng)工作。

2）將被動(dòng)管理轉(zhuǎn)換為主動(dòng)管理。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案材質(zhì)一般是使用紙張，文件處理完，才開始檔案管理工作流程。但在檔案管理中加入新時(shí)代的信息化技術(shù)，檔案的材質(zhì)就會(huì)變成多元化的電子數(shù)據(jù)，檔案管理的工作人員要想提高在管理方面的效率，就需要將被動(dòng)的管理轉(zhuǎn)換成主動(dòng)的管理，在電子文件形成的初期，就開始檔案管理工作的流程，同時(shí)可以同步開展利用工作。

4 信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理的有效對(duì)策

1）建立健全檔案管理數(shù)字化的法律法規(guī)體系。根據(jù)目前信息化新時(shí)代的發(fā)展需要，數(shù)字化檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)還不夠健全，同時(shí)，部分檔案內(nèi)容涉及國(guó)家秘密或者個(gè)人隱私，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息的保密難度變高。因此，在制度建設(shè)層面，應(yīng)該建立健全對(duì)數(shù)字檔案管理的相關(guān)法律體系，為規(guī)范機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提供法律依據(jù)，明確各個(gè)部門的檔案管理職責(zé)范圍，明確合法查閱的準(zhǔn)則，才能為檔案安全管理、有效利用提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2）大力推動(dòng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，主體基本都是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案在保存方面有嚴(yán)格的條件限制，很容易受到外界的因素影響，對(duì)庫(kù)房的溫濕度、防火防蟲條件等都有較高的要求。如今在信息化的快速發(fā)展下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣大機(jī)關(guān)事業(yè)單位所應(yīng)用，大部分單位已實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)辦公，而在檔案管理中，信息化卻推進(jìn)緩慢，目前主要通過(guò)將電子文件打印出來(lái)，收集整理成紙質(zhì)檔案，提供利用也是紙質(zhì)檔案的形式。檔案管理也是需要現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，在進(jìn)行檔案整理以及存儲(chǔ)等工作中都需要信息化技術(shù)來(lái)輔助完成，將附有原始信息的文件通過(guò)掃描等方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并將數(shù)字信息通過(guò)一定規(guī)律進(jìn)行排列，以方便單位人員進(jìn)行查閱，增強(qiáng)檔案的使用率，凸顯檔案價(jià)值。

3）加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化過(guò)程的質(zhì)量控制。要想保證信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量，就需要對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量進(jìn)行控制。由于影響檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的主要因素就是操作人員的工作能力以及自身素質(zhì)，不管是單位進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，或是通過(guò)政府購(gòu)買服務(wù)的方式進(jìn)行，都要對(duì)數(shù)字化加工質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，因此在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)，檔案主管部門要對(duì)工作人員進(jìn)行充分的培訓(xùn)，建立檔案服務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)監(jiān)管，從源頭上實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化質(zhì)量控制。

4）優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中推進(jìn)信息化時(shí)，應(yīng)該結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)，可由上級(jí)單位統(tǒng)一開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，整合數(shù)字檔案信息，掛接實(shí)體檔案，簡(jiǎn)化利用流程?？稍诓煌瑔挝婚g建立內(nèi)部局域網(wǎng)，保障檔案信息安全的同時(shí)，促進(jìn)檔案信息資源的流轉(zhuǎn)、匯總和查閱，可以有效地減少利用檔案的人力物力成本，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作效率的提升。

5）實(shí)現(xiàn)管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理只是一種比較單一的管理類工作，并不會(huì)在服務(wù)方面加以重視。而在信息化的發(fā)展過(guò)程中，只需要較短的時(shí)間就可以對(duì)相關(guān)信息實(shí)現(xiàn)共享，信息共享的快捷為提高檔案利用服務(wù)水平打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位基于信息化條件下的檔案管理模式也應(yīng)該適當(dāng)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，充分體現(xiàn)檔案管理的服務(wù)性質(zhì)，不僅可以為查閱人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還可以變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，依托現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，短時(shí)間處理大量檔案信息可能性提高，基于大量的檔案信息，可以開發(fā)更為有價(jià)值的檔案信息資源合集，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供更有力的支撐。

5 結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化實(shí)時(shí)完善管理方式，信息化技術(shù)的發(fā)展不但可以為檔案管理提供新鮮的活力，還可以完善相關(guān)工作方式，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理應(yīng)主動(dòng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅需要在辦公硬件上進(jìn)行革新，還需要改變工作人員的思維模式，積極探索，大膽創(chuàng)新，推動(dòng)紙質(zhì)檔案高質(zhì)量數(shù)字化轉(zhuǎn)化，整合優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)變，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，充分提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作水平。