李 娟

（周口職業(yè)技術學院，河南 周口 466002）

學生的檔案管理工作是高校日常管理工作中重要的一環(huán)，高校對學生檔案的整理與保存是否完善直接影響學生在日后的發(fā)展，企業(yè)在高校學生畢業(yè)后也可以根據該學生的檔案情況對其進行考核與篩選，但是傳統(tǒng)的高校學生檔案管理不僅效率低下，而且時間成本與經濟成本過于昂貴，因此也有不少高校將“互聯網+”技術引入到高校學生的檔案管理工作中去，提高了高校檔案管理的工作質量與管理效率，保證高校學生的檔案管理工作能夠順利進行。

1 高校學生檔案的用處

高校的學生檔案就是高校學生在校園中學習與生活的縮影，它記錄了學生從入學到畢業(yè)的所有信息，包括學生的在校成績、所受嘉獎和處分、各學期的表現、黨團關系等內容，是對高校學生、高校、社會有保存價值的真實材料，對學生而言，高校學生檔案是學子畢業(yè)后就業(yè)、出國留學、事業(yè)單位考試或公務員考試、辦理社會保險等事項的必須的基本證明；對社會企業(yè)而言，高校學生檔案可以為用人單位展示高校學生的詳細的信息，使用人單位能夠更加深入地了解應聘學生的情況，然后根據工作內容安排合理的工作崗位。

2 當下高校學生檔案管理的現狀

高校的學生檔案管理工作雖然重要，但是目前很多高校對檔案管理方面的工作并不是特別重視，因此高校學生的檔案管理工作效率并不是很高。

1）對高校學生的檔案管理工作不重視。很多高校對學生的檔案管理工作不是很重視，始終把工作的重心放在教學工作上，學生們也認為檔案和自己的工作學習關系不大，反正有學校在進行管理，不去認真考慮是否會發(fā)生檔案泄露等問題，也不積極配合檔案管理人員的工作。除此之外，在傳統(tǒng)檔案管理的思想影響下，很多學校會讓某些教師來兼職檔案管理工作，這樣的檔案管理人員對高校學生的檔案工作認知不高，在日常的工作中依舊是對高校學生的檔案進行整理與歸檔，并沒有對學生的檔案進行開發(fā)與使用。

2）高校學生檔案信息化水平不高。高校學生檔案的信息化，并不是簡單地把學生的檔案信息輸入電腦，而是要借助數據庫等各項技術，把傳統(tǒng)的紙質文檔或者已經上傳至電腦存儲的電子檔案進行整合，使其變?yōu)榻Y構完整的檔案數據庫。但是很明顯，很多高校的檔案管理工作還無法達到這一要求，一方面，把檔案信息進行數字化是一項專業(yè)性較強且耗費時間的過程，如果不是對相關工作很熟悉的人無法輕易上手；另一方面，有部分學校搭建了信息化檔案管理的網站，但是檔案管理網站規(guī)模小，收錄的高校學生檔案信息數量少，再加上檔案管理網站面向學生或者檔案管理部門以及社會，網站的建設、運營也是一筆不小的開銷，因此很多高校并沒有去考慮學生檔案的信息化建設[1]。

3）高校學生的檔案管理人員素質水平不高。信息技術為高校學生的檔案管理帶來便利的同時，也給高校學生檔案管理人員帶來了更高的工作能力要求[2]。如今，學生已經習慣享受快速便捷的服務，當他們要使用檔案的時候，他們更希望能夠快速的取出與送達、信息共享等，這就要求檔案的管理人員具備扎實的檔案管理理論知識，精通相關的計算機技能，而且要端正態(tài)度，工作認真負責。但是現在的高校學生檔案管理隊伍整體素質并不高，專業(yè)的管理人員更是匱乏，讓其他專業(yè)教師管理高校學生檔案是很多高校的常態(tài)，高校學生檔案管理人員專業(yè)素質水平無法保證，學生的檔案管理工作自然無法有效落實。

3 高校學生檔案管理存在的問題

傳統(tǒng)的高校學生檔案管理已經無法適應現在的信息化時代，整體上來看，高校方面對高校學生的檔案管理工作重視程度在加強，對傳統(tǒng)的高校學生的檔案管理進行了高進和創(chuàng)新，也取得了一定的進步和成效。然而從“物聯網+”的視域下，高校學生的檔案管理工作仍然存在著一些無法忽視的問題。

1）檔案內容陳舊，無法滿足社會選人需求。高校學生的檔案信息有著極其重要的作用，它所包含的各類信息可以為社會方面在人才選擇時提供真實的憑證。隨著時代的發(fā)展和社會的前進，高校學生的學生檔案信息也要滿足多樣化的要求，但是高校方面，整理歸檔的高校學生信息內容依然比較陳舊簡單，沒有做到系統(tǒng)與全面的歸納整理，無法將高校學生的在校具體表現全面地呈現出來，因此社會和用人單位在進行人才選擇時也缺乏相應的資料，無法通過學生的檔案信息來了解其綜合素質、綜合能力、技能技巧等方面的內容，導致高校學生檔案信息缺乏應有的針對性與可用性[3]。

2）高校學生的檔案整理進度滯后不及時。原生性是高校學生檔案管理所具有的典型特征，高校學生在校期間受到應有的獎勵或者懲罰的資料內容，檔案管理人員都要及時有效地融入到學生的檔案當中，這樣才能體現出高校學生檔案的時效性和針對性。不過從實際的情況來看，高校的檔案管理單位往往在學生即將畢業(yè)時才開始進行高校學生的檔案整理工作，然后學生在校期間受到的獎懲材料、成績、團建黨建等資料一般都是在輔導員或者團支部、黨支部手中，此時進行高校學生的檔案整理，不僅顯示出了明顯的滯后性，而且還有可能造成高校學生的個人檔案丟失，高校學生檔案沒有呈現出它應有的價值和作用，也不能為就業(yè)單位提供畢業(yè)生的必要資料[4]。

3）高校學生檔案網絡化管理不規(guī)范。往屆畢業(yè)生如果需要檔案查詢還得依靠人工查詢，不能做到應屆畢業(yè)生依靠網絡自助查詢檔案，高校學生的檔案信息網絡化手段進展緩慢，高校學生的檔案查詢、流轉、轉遞等工作只能在線下進行，針對應往屆畢業(yè)生檔案的相關共同做不僅費時費力，還可能會導致檔案丟失的情況發(fā)生。

4 高校學生檔案創(chuàng)新管理的意義

針對高校學生檔案管理混亂、整理歸檔的效率不高等問題，可以創(chuàng)新高校學生的檔案管理手段，從學生剛剛入學到畢業(yè)等階段設計有效的檔案收集與管理方案，優(yōu)化高校學生的檔案管理程序，對二級部門和學員的檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓，建立規(guī)范的管理系統(tǒng)與工作流程，提高整個高校的學生檔案管理質量，這樣就可以提高高校的學生檔案管理效率，節(jié)省成本，使高校學生的檔案更加適應當下的社會要求。

5 高校學生檔案管理的創(chuàng)新途徑

1）優(yōu)化管理程序，加強重視程度。高校應當根據自身的實際情況來制定高校學生的檔案管理制度，合理布局資源，同時成立相關的領導工作小組，明確高校各院系檔案管理人員以及負責人的工作職責，確保檔案管理方面的分工和有效銜接。同時，新修訂的制定還應當包含高校學生檔案的各種程序方面的規(guī)定，使整理規(guī)范、查詢使用、轉遞投遞等工作有章可循，實現高校學生檔案管理工作的科學化、合理化、規(guī)范化[5]。

2）加強高校學生檔案管理隊伍的建設。高校檔案管理部門應當根據各院系、各部門檔案管理人員的知識儲備、技能水平來制定符合實際情況、方便操作的培訓方案，定期組織開展培訓學習，詳細傳授高校學生檔案的管理辦法、學生檔案的管理與利用等知識，線上也可以進行不定期的指導、咨詢。此外，還可以組織各相關人員到專業(yè)的培訓機構學習，或者到檔案管理工作做得好的高校參觀交流，在實踐中提升技能，培養(yǎng)責任感與使命感。

3）完善高校檔案管理人員的考核體系，建立獎懲措施。在明確各部門分管領導和專兼職檔案管理人員的同時，根據實際管理過程中的情況，建立科學的工作考核評價體系，把高校學生的檔案收集、整理、歸檔、利用等工作列入各院系考核條例中，工作績效與考核目標中的加減分項掛鉤，對于在

高校學生檔案管理工作中完成質量較好、檔案資料齊全、嚴格按照工作流程的部門給予嘉獎，對高校學生檔案管理出現違規(guī)違紀等失責行為的部門進行處罰。

4）利用新媒體宣傳提高師生檔案意識。創(chuàng)新高校學生的檔案管理模式不能僅靠檔案管理部門來實現，需要學校各系部的充分協調配合，高校的管理者、執(zhí)行層要對高校學生的檔案管理有著充分的認知，高校學生也要提高檔案意識，因此高校要結合檔案管理工作的實際，利用多種渠道做好高校學生檔案知識宣傳，比如各院系定期開展學生檔案相關的宣講會，利用高校的官網、公眾號等開展高校學生檔案的重要性宣傳，潛移默化的提高學生們的檔案意識。

6 結語

在“互聯網+”的時代背景下，高校的學生檔案管理工作更為重要，針對各種問題進行管理方法創(chuàng)新，加強校園檔案管理人員的隊伍建設，提高檔案管理人員的專業(yè)素質技能，制定優(yōu)化管理制度和工作規(guī)范，可以顯著促進高校的發(fā)展，為學生個人和社會提供更多便利。