卞雪梅

（新疆大學(xué)，新疆 烏魯木齊 830046）

1 引言

學(xué)籍異動，即學(xué)生在學(xué)籍管理層面進(jìn)行的非程序化變動，主要包括轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留降級、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、提前畢業(yè)、延期畢業(yè)、出國以及參軍保留學(xué)籍等[1]諸多種異動類型。隨著每年研究生招生規(guī)模的擴(kuò)大，現(xiàn)階段的研究生培養(yǎng)管理信息系統(tǒng)中的學(xué)籍異動辦理已經(jīng)不能夠適應(yīng)新形勢下的業(yè)務(wù)需求，所以，我們急需重新梳理下學(xué)籍異動流程的辦理。

2 學(xué)籍異動的原因分析

本文主要以休學(xué)和退學(xué)為例剖析學(xué)籍異動原因，目前有199人辦理過休學(xué)，有146人辦理退學(xué)申請，現(xiàn)就這些數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計并分析。

學(xué)生休學(xué)的主要原因有：哺乳期人數(shù)占比2.51%、參加南疆雙語支教人數(shù)占比2.51%、創(chuàng)業(yè)人數(shù)占比1.01%、扶貧工作人數(shù)占比3.02%、個人原因人數(shù)占比0.50%、家庭原因19.1%、工作原因人數(shù)占比16.08%、孩子幼小需要照顧人數(shù)占比2.01%、出國支教人數(shù)占比12.5%、身體原因人數(shù)占比24.12%、懷孕人數(shù)占比8.54%、生孩子人數(shù)占比7.54%，其他原因人數(shù)占比0.50%。

學(xué)生退學(xué)的主要原因有：個人原因人數(shù)占比18.4%、不具備科研實(shí)踐能力人數(shù)占比0.68%、出國定居人數(shù)占比0.68%、創(chuàng)業(yè)人數(shù)占比2.05%、對專業(yè)失去興趣人數(shù)占比4.11%、工作原因人數(shù)占比19.18%、

家庭原因人數(shù)占比10.27%、科研能力很差人數(shù)占比0.68%、論文未完成人數(shù)占比4.11%、沒有辦法參加畢業(yè)答辯人數(shù)占比0.68%、年齡偏大無法繼續(xù)學(xué)習(xí)人數(shù)占比0.68%、其他原因人數(shù)占比0.68%、身體原因人數(shù)占比11.64%、無法達(dá)到畢業(yè)要求人數(shù)占比4.11%、無法繼續(xù)學(xué)習(xí)人數(shù)占比6.16%、選擇就業(yè)人數(shù)占比10.27%、學(xué)習(xí)跟不上人數(shù)占比1.37%、學(xué)習(xí)生活枯燥人數(shù)占比0.68%、英語不及格人數(shù)占比1.37%、英語考試作弊人數(shù)占比0.68%、專業(yè)調(diào)整無法完成課程學(xué)習(xí)人數(shù)占比0.68%，跨專業(yè)學(xué)習(xí)人數(shù)占比0.68%。

通過以上數(shù)據(jù)可以看出，影響學(xué)籍異動的主要原因是：家庭原因、工作原因、身體原因，由于研究生中有接近11%的非全日制學(xué)生，他們都是有工作單位的，而讓這些學(xué)生面臨休退學(xué)的原因就在于不能夠很好的處理好上課與工作之間的時間問題，尤其是現(xiàn)階段，學(xué)校采取封閉式管理，這部分學(xué)生就不能在校學(xué)習(xí)，這必然會影響到學(xué)業(yè)能否順利的完成。

隨著人數(shù)的增加，非全日制的人數(shù)也在增加，學(xué)籍異動的人數(shù)只會越來越多，學(xué)校應(yīng)該采取措施，有效的減少不必要的學(xué)籍異動迫在眉睫。

3 現(xiàn)階段學(xué)籍異動辦理流程及審核

2018年以來，我校采購了研究生培養(yǎng)管理信息系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”），從此學(xué)籍異動的辦理都是通過系統(tǒng)，學(xué)生也不用再拿著材料奔走于學(xué)校各個部門，下面介紹我校休學(xué)、復(fù)學(xué)業(yè)務(wù)流程（退學(xué)、延期辦理流程同休學(xué)、復(fù)學(xué)業(yè)務(wù)流程），在系統(tǒng)中辦理的休學(xué)、復(fù)學(xué)、延期畢業(yè)、退學(xué)申請，需要導(dǎo)師簽字同意、學(xué)院分管研究生工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章，最后由學(xué)院的研究生秘書老師拍照上傳審批表并審核通過方才生效。加強(qiáng)學(xué)生的管理意識，確保學(xué)生順利的完成學(xué)業(yè)。

4 目前學(xué)籍異動辦理存在的幾點(diǎn)問題

1）休學(xué)辦理中存在的問題。中華人民共和國教育部令第41號提出：學(xué)?？梢愿鶕?jù)情況建立并實(shí)行靈活的學(xué)習(xí)制度。對休學(xué)創(chuàng)業(yè)的學(xué)生，可以單獨(dú)規(guī)定最長學(xué)習(xí)年限，并簡化休學(xué)批準(zhǔn)程序。我們學(xué)校規(guī)定：研究生休學(xué)一般以學(xué)期為單位，期滿后仍不能復(fù)學(xué)的，經(jīng)學(xué)生本人申請、導(dǎo)師同意、所在學(xué)院審核同意并報研究生院批準(zhǔn)，可以申請繼續(xù)休學(xué)，累計休學(xué)時間原則上不得超過一年，而目前我們學(xué)校對于創(chuàng)業(yè)休學(xué)的學(xué)生沒有專門設(shè)置最長的學(xué)習(xí)年限，對于休學(xué)創(chuàng)業(yè)的學(xué)生也沒有規(guī)定需要提供具體哪些材料才能被評定為創(chuàng)業(yè)休學(xué)的，這給我們工作人員在解答問題時，也解釋不清楚，回答的很含糊。2）復(fù)學(xué)辦理存在的問題。我們學(xué)校規(guī)定：休學(xué)一學(xué)期而復(fù)學(xué)的研究生，隨原班學(xué)習(xí)，休學(xué)一學(xué)年而復(fù)學(xué)的研究生轉(zhuǎn)原專業(yè)的下一年級學(xué)習(xí)。但是目前系統(tǒng)中存在的問題是凡是休學(xué)一年的學(xué)生，系統(tǒng)不能把這部分學(xué)生的年級自動變更，需要手動去更改年級，這會因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏忽忘記去更改年級而影響學(xué)生去選課等一系列的相關(guān)問題。3）延期畢業(yè)辦理中。凡是超了學(xué)制不能如期畢業(yè)的學(xué)生都需要辦理延期畢業(yè)申請，每年的4月15日、5月15日和12月15日各開通延期辦理功能，學(xué)生在辦理時，有少部分學(xué)生不清楚自己需不需要辦理延期手續(xù)，如果不辦理延期手續(xù)會有什么影響之類的問題，而對于這些問題各學(xué)院秘書老師也不是很清楚。4）退學(xué)辦理中。退學(xué)分為自愿申請退學(xué)和被學(xué)校作退學(xué)處理，本文第二段中提到了自愿退學(xué)的原因，而在實(shí)際工作中，大部分學(xué)生選擇自愿退學(xué)，有少部分學(xué)生可能是因?yàn)閷W(xué)業(yè)成績達(dá)不到學(xué)校要求或者在學(xué)校規(guī)定的最長學(xué)習(xí)年限內(nèi)未完成學(xué)業(yè)的等等原因被學(xué)校作退學(xué)處理，我們學(xué)校文件規(guī)定：凡是被作退學(xué)處理的學(xué)生，先由研究生所在學(xué)院開會研究，提出退學(xué)的初步處理意見，報研究生院審核；審核通過后，由學(xué)院給研究生送達(dá)擬退學(xué)處理告知書。

問題是目前我們只是打電話口頭告知學(xué)生這件事，并做了記錄，但是從長遠(yuǎn)來看，這種做法有很大的隱患，但凡有個懂法律的學(xué)生無意中發(fā)現(xiàn)我們的文件中說是先要送達(dá)擬退學(xué)處理告知書，但是實(shí)際上并沒有的時候，我們就處于很被動的狀態(tài)。

5 提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議

1）利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)通。系統(tǒng)需要完善的是：第一、學(xué)籍異動中的休學(xué)學(xué)生的數(shù)據(jù)能夠同步更新到數(shù)據(jù)大庫里，專門設(shè)置一個學(xué)籍狀態(tài)字段用于區(qū)分現(xiàn)階段休學(xué)的學(xué)生，并同步更新現(xiàn)在所在的年級數(shù)據(jù)。2）開展業(yè)務(wù)和相關(guān)管理辦法的宣講。第一、建議定期對各學(xué)院學(xué)籍管理人員宣傳相關(guān)的管理辦法及學(xué)籍異動辦理的最新流程；第二、多為管理人員提供經(jīng)驗(yàn)傳遞的交流平臺；第三、多給管理人員外出學(xué)習(xí)交流的機(jī)會；第四、支持學(xué)籍管理人員參加國內(nèi)國際相關(guān)會議，擴(kuò)寬國際視野。3）完善制度、明確要求。制度是一切工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，呆板的學(xué)籍管理制度不利于學(xué)生的學(xué)習(xí)，有許多不盡人意的地方，甚至對成人學(xué)生的學(xué)習(xí)起到阻礙作用。隨著社會的發(fā)展，學(xué)籍管理工作要跟上時代發(fā)展步伐，必須有所改革和創(chuàng)新，要將學(xué)籍管理工作建立在捍衛(wèi)教育和為學(xué)生服務(wù)的基礎(chǔ)上[2]。學(xué)校要根據(jù)現(xiàn)階段的要求，制定明確的制度，清晰地說明因創(chuàng)業(yè)休學(xué)的學(xué)生需要提供的材料、明確學(xué)生能否提前畢業(yè)、提前畢業(yè)的要求和條件、因病復(fù)學(xué)等等的學(xué)籍異動相關(guān)規(guī)定。

6 總結(jié)

總之，學(xué)籍是學(xué)校管理中的重要一部分，而學(xué)籍異動是學(xué)籍管理工作中的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系到高等院校的教學(xué)質(zhì)量水平。因此，學(xué)校應(yīng)該重新梳理制度，完善制度建設(shè)，通過宣傳教育、規(guī)范各業(yè)務(wù)流程、利用信息化手段，使得高校學(xué)籍異動管理工作向著良性的方向發(fā)展，才能為建設(shè)一流大學(xué)、一流學(xué)科起到積極地推動作用。